Rejestracja korespondencji wychodzącej

Pierwszy z opisanych sposobów rejestracji poczty przychodzącej jest rozwiązaniem wykorzystywanym przez większe firmy, w których kancelaria dokonuje rejestracji dużej liczby przesyłek, często już zakopertowanych i wymagających jedynie rejestracji i wysyłki.

Aby zarejestrować pismo wychodzące, należy:

1. uruchomić moduł Dzienniki;

2. zaznaczyć właściwy dziennik i kliknąć przycisk Korespondencja widoczny na pasku narzędziowym. W przypadku obsługi kilku podmiotów (wielofirmowość) proszę w polu Jednostka rozliczeniowa wskazać stosowną jednostkę;

   

3. w nowym oknie konieczne jest uzupełnienie pól zgodnie z ich przeznaczeniem:

   • Dokument – pozwala na wprowadzanie numeru dokumentu lub jego zeskanowanie za pomocą czytnika kodów kreskowych;
   • Data wysłania – (pole obowiązkowe) służy do określenia daty wysłania danego pisma. Domyślnie system wstawia aktualną datę. Aby dokonać zmiany daty, należy kliknąć omawiane pole i w okienku kalendarza wprowadzić stosowną korektę;
   • Nr ewidencyjny – to pole zostanie wygenerowane automatycznie (jeżeli zaznaczona jest opcja generuj) i zawiera numer, pod jakim pismo zostanie zapisane w systemie;
   • Nadawca – służy do określenia nadawcy pisma. Po kliknięciu omawianego pola, wprowadzeniu fragmentu nazwy nadawcy i kliknięciu ikony lupy, system wyświetli kontakty spełniające kryteria. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście;
   • Odbiorca – służy do określenia odbiorcy pisma. Po kliknięciu pola, wprowadzeniu fragmentu nazwy odbiorcy i kliknięciu ikony lupy, system wyświetli kontakty spełniające kryteria. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście;
   • Znak zew. – pozwala dodać znak pisma;
   • Opis – służy do zamieszczenia krótkiego opisu dotyczącego rejestrowanego dokumentu;
   • Uwagi – pozwala na dodanie uwag związanych z rejestrowanym dokumentem;
   • Nr R-ki – umożliwia wpisanie numeru R-ki;
   • Forma wysyłki– z listy możliwe jest wybranie sposobu wysyłki pisma. Na liście zdefiniowano kilka rodzajów listów wraz z kosztami. Wybór odpowiedniej pozycji automatycznie uzupełni wartość w polu Koszt. Można również wprowadzić koszt wysyłki i nie wybierać niczego w polu Forma wysyłki;

   

4. aby zapisać dokument, należy kliknąć przycisk REJESTRUJ. Stosowny dokument pojawi się na liście wybranego dziennika. Można też kliknąć Następny dokument, aby zarejestrować aktualny dokument i rozpocząć procedurę w stosunku do następnego pisma.

Opisany powyżej sposób nie sprawdzi się w sytuacji, w której do rejestracji jest dokument przygotowany przez szeregowego pracownika i wymagający podpisu na przykład prezesa firmy. W takiej sytuacji zalecana procedura wygląda inaczej.

Aby dokonać rejestracji korespondencji wychodzącej z uwzględnieniem obiegu dokumentów, należy:

1. utworzyć pismo w module Dokumenty; proces ten opisano w oddzielnym artykule;
2. z poziomu modułu Dokumenty przekazać pismo do sekretariatu; proces ten opisano w oddzielnym artykule;

3. pracownik sekretariatu w folderze DO ZAŁATWIENIA zobaczy dokument, który wymaga jego uwagi. Po otwarciu dokumentu należy kliknąć Zarejestruj w dzienniku;

   

4. w nowym oknie domyślnie będzie wybrany odpowiedni dziennik oraz uzupełniona część pól. Należy sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawne, uzupełnić pola Nr R-ki oraz Forma wysyłki i kliknąć przycisk ZAEJESTRUJ;

   

5. dokument zostanie zarejestrowany w dzienniku, a sekretariat wykona resztę prac zmierzających do fizycznej wysyłki.