Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Faktury zakupu, to proces rejestracji odbywa się w ramach obiegu faktur. Dlatego w takim przypadku należy korzystać z instrukcji dedykowanej modułowi Faktury zakupu. W pozostałych przypadkach obowiązuje procedura opisana poniżej.
Aby zarejestrować fakturę przychodzącą (zakupową), należy:
- uruchomić moduł Dzienniki;
zaznaczyć Dziennik faktur przychodzących i kliknąć przycisk Faktura widoczny na pasku narzędziowym;
w nowym oknie należy kliknąć przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać plik PDF z fakturą, która ma zostać zarejestrowana. Można również plik PDF przeciągnąć i upuścić na przycisk Z dysku. Jeżeli w systemie skonfigurowano skaner, można fakturę pobrać bezpośrednio ze skanera (przycisk Ze skanera);
system rozpocznie analizę przesłanej faktury, po chwili na ekranie monitora pojawi się nowe okno, które widać na grafice poniżej:
- faktura w wyniku procesu OCR zostanie przetworzona na dane, które system automatycznie wprowadzi w odpowiednie pola. Rolą użytkownika jest sprawdzenie, czy wszystkie dane trafiły w odpowiednie pola;
jeżeli jakieś dane nie zostały automatycznie rozpoznane i wstawione w odpowiednie pola, należy skorygować to ręcznie poprzez:
- odszukanie pominiętego elementu na fakturze;
- kliknięcie brakującego elementu na fakturze i przytrzymanie przycisku myszy;
- przesunięcie myszy w taki sposób, aby oznaczyć element (zostanie zaznaczony na żółto);
- zwolnienie przycisku myszy i określenie w menu, które zostanie otwarte, z jakim typem danych ma się styczność (na przykład Wartość brutto);
- jeżeli jakieś pole zostało wypełnione błędnymi danymi, należy usunąć zawartość pola w lewej kolumnie i wykonać czynności opisane w poprzednim podpunkcie;
- po tym, jak wszystkie dane są już poprawnie rozpoznane i wypełniono odpowiednie pola, użytkownik może wprowadzić dodatkowe informacje (np. Opis faktury oraz Uwagi). Dalej należy kliknąć przycisk PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ;
w tej chwili na ekranie monitora ponownie pojawi się okno rejestracji faktur, od którego rozpoczął się cały proces, z tą różnicą, że wszystkie dane będą uzupełnione;
- użytkownik może kolejny raz upewnić się, że wszystkie dane są poprawnie pobrane z faktury. Możliwe jest także powiązanie faktury z konkretną sprawą (pole Sprawa) oraz określenie Typu dokumentu księgowego, Daty zaksięgowania, daty płatności;
- w zakładce Załączniki znajduje się faktura, którą wcześniej dodano i poddano procesowi OCR;
- rejestracja faktury zakończy się po kliknięciu przycisku Zapisz. Na ekranie pojawi się rozbudowana forma okna, które widoczne było wcześniej, i zawierać będzie następujące dane:
- zakładka Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który właśnie został zarejestrowany;
- zakładka Szczegóły – to dokładne informacje na temat danych pobranych z faktury;
- zakładka Załączniki – to załączone skany lub oryginały elektronicznych faktur;
- zakładka Koszty – może zawierać szczegółowy wykaz pozycji na fakturze wraz z kosztami;
- zakładka Powiązania – może zawierać dokładne powiązania faktury z konkretnymi wnioskami zakupowymi, umowami, delegacjami oraz sprawami;
- zakładka Cechy – pozwala na określenie dodatkowych cech dokumentu. Dostępność i zawartość zakładki zależą od indywidualnych ustawień systemu;
- zakładka Komentarze – pozwala innym użytkownikom systemu skomentować daną fakturę. Komentarze można wykorzystać na przykład do doprecyzowania ewentualnych wątpliwości związanych z dokumentem.
Dla zarejestrowanej faktury można uruchomić określone procedury, które nadadzą właściwy obieg dokumentowi. Na przykład faktura zakupowa po rejestracji musi zostać sprawdzona, zatwierdzona, przekazana do księgowości i zapłacona. Każdy z tych kroków można ująć w ramach procedury. Procedura zostanie uruchomiona po kliknięciu zielonego przycisku ZAREJESTRUJ. Należy pamiętać o tym, że do korzystania z procedury obiegu dokumentów jest wymagane wcześniejsze określenie właściwej ścieżki. Proces ten opisano w oddzielnym artykule. Należy jednak pamiętać o tym, że w przypadku posiadania modułu Faktury zakupu procedura rejestracji odbywa się w ramach obiegu faktur i to w opisie tego modułu należy szukać pomocy.
Powiązane z