Rejestracja faktur wychodzących w module Dzienniki systemu Symfonia eDokumenty umożliwia szybkie i uporządkowane wprowadzanie faktur sprzedaży do obiegu dokumentów. Proces został zaprojektowany tak, aby maksymalnie odciążyć użytkownika — system automatycznie odczytuje dane z przesłanego pliku PDF dzięki technologii OCR, a następnie umieszcza je w odpowiednich polach formularza. Rolą użytkownika jest jedynie weryfikacja poprawności informacji oraz uzupełnienie ewentualnych braków. Dzięki temu rejestracja faktur staje się intuicyjna, oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.
Aby zarejestrować fakturę wychodzącą (sprzedaży), należy:
- uruchomić moduł Dzienniki;
zaznaczyć Dziennik faktur wychodzących i kliknąć przycisk Faktura widoczny na pasku narzędziowym;
- w nowym oknie należy kliknąć przycisk Z dysku i plik PDF z fakturą, która ma zostać zarejestrowana. Można również plik PDF przeciągnąć i upuścić na przycisk Z dysku;
system rozpocznie analizę przesłanej faktury. Po chwili na ekranie monitora pojawi się nowe okno, które widać na grafice poniżej:
- faktura w wyniku procesu OCR zostanie przetworzona na dane, które system automatycznie wprowadzi w odpowiednie pola. Rolą użytkownika jest sprawdzenie, czy wszystkie dane trafiły w odpowiednie pola;
jeżeli jakieś dane nie zostały automatycznie rozpoznane i wstawione w odpowiednie pola, należy to skorygować ręcznie poprzez:
- odszukanie pominiętego elementu na fakturze;
- kliknięcie brakującego elementu na fakturze i przytrzymanie przycisku myszy;
- przesunięcie myszy w taki sposób, aby oznaczyć element (zostanie zaznaczony na żółto);
- zwolnienie przycisku myszy i określenie w menu, które zostanie otwarte, z jakim typem danych ma się do czynienia (na przykład Wartość netto);
- jeżeli jakieś pole zostało wypełnione błędnymi danymi, należy usunąć zawartość pola w lewej kolumnie i wykonać czynności opisane w poprzednim podpunkcie;
- po tym, jak wszystkie dane poprawnie rozpoznano i wypełniono odpowiednie pola, użytkownik może wprowadzić dodatkowe informacje (na przykład Opis faktury oraz Uwagi). Dalej należy kliknąć przycisk PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ;
w tej chwili na ekranie monitora ponownie pojawi się okno rejestracji faktur, od którego rozpoczął się cały proces, z tą różnicą, że wszystkie dane zostały uzupełnione;
- użytkownik może kolejny raz upewnić się, że wszystkie dane są poprawnie pobrane z faktury. Możliwe jest także powiązanie faktury z konkretną sprawą (pole Sprawa) oraz określenie Typu dokumentu księgowego, Daty zaksięgowania, daty płatności;
- w zakładce Załączniki znajduje się faktura, którą wcześniej dodano i poddano procesowi OCR;
rejestracja faktury zakończy się po kliknięciu przycisku Zapisz. Na ekranie pojawi się rozbudowana forma okna, które widoczne było wcześniej, i zawierać będzie następujące dane:
- zakładka Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który właśnie został zarejestrowany;
- zakładka Szczegóły – to dokładne informacje na temat danych pobranych z faktury;
- zakładka Załączniki – to załączone skany lub oryginały elektronicznych faktur;
- zakładka Przychody – może zawierać szczegółowy wykaz pozycji na fakturze wraz z kosztami;
- zakładka Historia – zawiera informacje na temat historii operacji wykonanych na zarejestrowanym dokumencie;
- zakładka Powiązania – może zawierać dokładne powiązania faktury z konkretnymi wnioskami zakupowymi, umowami, delegacjami oraz sprawami;
- zakładka Komentarze – pozwala innym użytkownikom systemu skomentować daną fakturę. Komentarze można wykorzystać na przykład do doprecyzowania ewentualnych wątpliwości związanych z dokumentem;
- okno widoczne powyżej można zamknąć (jeżeli wprowadzono jakieś zmiany, to wcześniej należy kliknąć przycisk Zapisz). Zarejestrowany dokument pojawi się w dzienniku z wychodzącymi fakturami.
Powiązane z