Opisana poniżej procedura rejestracji pisma wychodzącego jest rozwiązaniem alternatywnym dla opisanej wcześniej rejestracji korespondencji wychodzącej. Zaleca się jej używanie w sytuacji, gdy pismo wychodzące posiada takie opcje, które są ważne z punktu widzenia organizacji, a nie są dostępne podczas rejestracji korespondencji.
Aby zarejestrować pismo wychodzące, należy:
- uruchomić moduł Dzienniki;
zaznaczyć Dziennik korespondencji wychodzącej i kliknąć przycisk Pismo widoczny na pasku narzędziowym;
w nowym oknie wypełnić następujące pola:
- Nadawca – pole domyślnie wypełnione danymi podmiotu, który dokonuje rejestracji pisma w systemie. Jeżeli podmiot ma kilka spółek, to dane można zmienić, wybierając je z listy;
- Odbiorca – w tym miejscu należy wskazać nadawcę. Można wpisać fragment nazwy nadawcy i kliknąć przycisk lupy. Na liście pojawią się dane pobrane z modułu Klienci, które spełniają zapytanie. Wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję. Jeżeli nadawcy nie ma w systemie, należy kliknąć przycisk z trzema kreskami i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. W nowym oknie należy wprowadzić nowe dane;
- Numer pisma – należy wpisać numer pisma przychodzącego, jeżeli jest on podany;
- Numer dokumentu – pole to zostanie wygenerowane automatycznie i zawiera numer, pod którym pismo zostanie zarejestrowanie w systemie;
- Opis – pozwala na dodanie krótkiego opisu dotyczącego zawartości pisma;
- Kategoria – podczas rejestracji pisma można przypisać mu kategorię. Dzięki temu możliwe jest jeszcze lepsze zarządzanie zbiorem dokumentów zapisanych w dzienniku;
- Miejsce przechowywania dokumentu – pozwala wskazać, gdzie znajduje się fizyczna kopia dokumentu;
- Sprawa – podczas rejestracji możliwe jest wskazanie sprawy, z którą powiązane jest pismo przychodzące;
- Uwagi – w tym polu można dodać dodatkowe informacje na temat rejestrowanego pisma;
- Data pisma – pozwala określić datę, która jest widoczna na rejestrowanym piśmie. Domyślnie datą pisma jest data rejestracji w systemie. Aby to zmienić, trzeba kliknąć omawiane pole i na prostym kalendarzu zaznaczyć odpowiednią datę;
- Data wysyłki – data wpływu pisma do firmy;
- po wypełnieniu pól opisanych powyżej należy dołączyć pismo. W tym celu można kliknąć przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać odpowiedni dokument. Można również przeciągnąć plik na pole Z dysku i tam go upuścić. Jeżeli w systemie skonfigurowano skaner, można za pomocą przycisku Ze skanera pobrać dokument z odpowiedniego urządzenia. Dodany załącznik automatycznie ukaże się w zakładce Załączniki;
zakładka Po zapisie zawiera kilka opcji, które mogą okazać się pomocne:
- zarejestruj – domyślnie włączona, pozwala na wybranie dziennika, w którym dany dokument będzie zarejestrowany.
- przekaż – pozwala określić, do kogo automatycznie zostanie przekazany zarejestrowany dokument. Wraz ze wskazaniem głównego odbiorcy można podać osoby w kopii oraz całość uzupełnić komentarzem,
rejestracja zakończy się po kliknięciu przycisku Zapisz. Na ekranie pojawi się rozbudowana forma okna, które widoczne było wcześniej, i zawierać będzie następujące dane:
- zakładka Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który właśnie został zarejestrowany;
- zakładka Szczegóły – to dokładne informacje na temat danych rejestrowanego pisma;
- zakładka Załączniki – to załączone skany lub oryginały pisma;
- zakładka Historia – zawiera informacje na temat historii operacji wykonanych na zarejestrowanym dokumencie;
- zakładka Powiązania – może zawierać dokładne powiązania z konkretnymi sprawami i kontaktami;
- zakładka Komentarze – pozwala innym użytkownikom systemu skomentować pismo. Komentarze można wykorzystać na przykład do doprecyzowania ewentualnych wątpliwości związanych z dokumentem;
- okno widoczne powyżej można zamknąć (jeżeli wprowadzono jakieś zmiany, to wcześniej należy kliknąć przycisk Zapisz). Zarejestrowany dokument pojawi się w dzienniku z przychodzącymi pismami.
Powiązane z