Domyślnie w module Dzienniki dostępne są następujące dzienniki:
- Dziennik korespondencji przychodzącej;
- Dziennik korespondencji wychodzącej;
- Rejestr faktur przychodzących;
- Rejestr faktur wychodzących;
Organizacja może dopasować system Symfonia eDokumenty do własnych potrzeb i w ramach modułu Dziennik możliwe jest utworzenie nowych dzienników, usunięcie oraz modyfikacja już istniejących.
Aby utworzyć nowy dziennik, należy:
kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
- w nowym oknie w menu SYSTEMOWE odszukać sekcję KORESPONDENCJA i dalej Dziennik, a następnie kliknąć OTWÓRZ;
w nowym oknie należy przycisk Nowy;
w nowym oknie niezbędne jest uzupełnienie dodatkowych danych, które opisano poniżej:
- Nazwa (pole obowiązkowe) – służy do podania nazwy dziennika, pod którą dziennik pojawi się w omawianym module;
- Typ dziennika (pole obowiązkowe) pozwala na określenie, czy dziennik służy do rejestracji faktur, czy korespondencji;
- Rodzaj (pole obowiązkowe) odpowiada za określenie, czy rejestrowane są dokumenty przychodzące, wychodzące lub wewnętrzne;
- Nadrzędny – pozwala wskazać, czy tworzony dziennik będzie poddziennikiem innego, już istniejącego. Jeżeli na liście wybrana zostanie opcja Dzienniki, to wtedy nowy dziennik będzie dziennikiem pierwszego poziomu. Jeżeli oznaczony zostanie inny dziennik, na przykład Faktury przychodzące, to wtedy nowy dziennik będzie poddziennikiem. W ten sposób możliwe jest lepsze zarządzanie dziennikami;
- Priorytet – umożliwia określenie priorytetu dziennika;
- Szablon numeracji (pole obowiązkowe) – z listy można wybrać wcześniej zdefiniowany sposób numerowania dokumentów rejestrowanych w module Dzienniki;
- Znak akt – pozwala na dołączenie do numeru dodatkowego znaku, który jest używany wewnątrz organizacji i służy lepszemu zarządzaniu dokumentami;
- Jednostka rozliczeniowa – pozwala określić jednostkę rozliczeniową;
- Stanowisko rejestracji – rejestracja nowego dokumentu za pomocą formularza rejestracji korespondencji umożliwia automatyczne przekazanie utworzonego dokumentu na wskazane w tym miejscu stanowisko;
- Wyrażenie sortujące numer ewidencyjny – w tym miejscu możliwe jest ustalenie reguły, wedle której będą sortowane dane na liście w module Dzienniki w kolumnie Nr;
- Użyj wbudowanej funkcji do sortowania numeru ewidencyjnego – opcja narzuca automatyczne sortowanie dokumentów według założeń ustalonych w systemie;
- następnie kliknąć przycisk ZAPISZ;
w tej chwili konieczne jest wylogowanie i ponowne zalogowanie użytkownika. Po ponownym wykonaniu kroków opisanych w podpunktach od 1 do 2 w oknie na liście pojawi się nowy dziennik.
Aby zmodyfikować istniejący dziennik, należy:
kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
- w nowym oknie w menu SYSTEMOWE odszukać sekcję KORESPONDENCJA i dalej Dziennik, a następnie kliknąć OTWÓRZ;
- w nowym oknie kliknąć nazwę dziennika, który ma zostać poddany modyfikacji, a następnie kliknąć przycisk Edycja. Można również dwukrotnie kliknąć nazwę dziennika;
dokonać niezbędnych zmian w nowym oknie, jeśli taka jest wola użytkownika;
- kliknąć przycisk ZAPISZ, aby zachować wprowadzone zmiany. Dla pewności warto wylogować i ponownie zalogować użytkownika.
Aby usunąć istniejący dziennik, należy:
kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
- w nowym oknie w menu SYSTEMOWE odszukać sekcję KORESPONDENCJA i dalej Dziennik, a następnie kliknąć OTWÓRZ;
w nowym oknie kliknąć nazwę dziennika, który ma zostać usunięty, a następnie kliknąć przycisk Usuń;
- kliknąć przycisk TAK, gdy pojawi się monit z prośbą o potwierdzenie chęci usunięcia wskazanego dziennika.
Usuwając dziennik, należy pamiętać o tym, że operacja ta jest nieodwracalna i nie da się odzyskać raz usuniętego dziennika. Poza tym dzienniki usuwa się pojedynczo.
Powiązane z