Szablony wiadomości e-mail

System Symfonia eDokumenty posiada mechanizm umożliwiający wykorzystanie szablonów HTML/Flexy dla wysyłanych wiadomości e-mail. Umożliwia on wykorzystanie podczas tworzenia wiadomości wybranego, przygotowanego wcześniej szablonu – przypisanego do danego konta pocztowego (domyślnie) bądź wybranego ręcznie na formularzu wiadomości e-mail. Szablon to w zasadzie plik HTML/Flexy zawierający dowolne elementy (na przykład tabele, obrazki), style (na przykład tło, rodzaj i wielkość czcionki) oraz predefiniowane zmienne. Przykład szablonu wiadomości zawierającego fakturę widać poniżej.

Wybór szablonu może mieć miejsce w dwóch przypadkach:

• szablon może być powiązany za kontem, z którego wysyłana jest wiadomość. Zmiana konta może wczytać odpowiedni dedykowany szablon. Na przykład konto reklamacje@ może mieć specjalny szablon reklamacji, w którym umieszczono stały element pojawiający się w takich e-mailach;

• szablon można ręcznie zmienić, klikając przycisk Opcje w prawym górnym narożniku okna tworzenia nowego e-maila. W nowym oknie w polu Szablon należy wybrać interesujący wzór e-maila.

  

Do tworzenia szablonu konieczna jest znajomości HTML/Flexy. Dodatkowo w kodzie szablonu można wykorzystywać zmienne, które będą automatycznie pobierały dane dostępne w systemie. Przykładowe zmienne to:

• text – treść wiadomości wprowadzona przez użytkownika;
• footer – stopka wiadomości właściwa dla danego konta bądź użytkownika, jeśli stopka dla konta nie została określona;
• quoted – treść cytowanej wiadomości wraz z nagłówkiem, w przypadku tworzenia odpowiedzi lub przekazywania wiadomości.

W każdej wersji systemu Symfonia eDokumenty instalowany jest domyślnie wykorzystywany szablon o nazwie default. Nie jest zalecana modyfikacja tego pliku ani jego usuwanie. Domyślny szablon jest używany w przypadku braku możliwości użycia szablonu oczekiwanego w danym kontekście (na przykład brak właściwego pliku, brak uprawnień do pliku). Zmiany powinny być wprowadzane na zasadzie dodawania nowych szablonów.

W szablonie można oczywiście umieszczać elementy graficzne (znacznik HTML <img />) bądź też określać w definicji stylów obrazy wykorzystywane jako tło. Należy jednak pamiętać, że elementy te muszą być linkowane jako zasoby zewnętrzne, tzn. nieprzesyłane wraz z wiadomością. Grafikę najczęściej publikuje się na serwerze obsługującym witrynę internetową. Przykład podłączenia grafiki z logo wygląda następująco:

<img src="https://firma.pl/obrazki/logo.jpg" />

Przydatną opcją dla dużych organizacji jest automatyczne pobieranie danych do stopki z danych pracownika pochodzących ze struktury organizacyjnej i konta użytkownika. Przykładowe zapytania poniżej:

<div class="imie">
       {sql_query(#SELECT u.firnam || ' ' || u.lasnam  AS line_1 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br /></div>
       <br />
        <div class="stanowisko">
       {sql_query(#SELECT o.ndenam AS line_2 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br />
        <br />
        {sql_query(#SELECT CASE WHEN u.iphone IS NOT NULL THEN 'phone  ' || u.iphone ELSE ''END AS line_3 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br />
        {sql_query(#SELECT CASE WHEN u.phone_  IS NOT NULL THEN 'mobile ' || u.phone_  ELSE ''END AS line_4 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br />
       <u>{sql_query(#SELECT CASE WHEN e_mail IS NOT NULL THEN e_mail  ELSE ''END AS line_5 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}</u><br />
        
<br />
</div>

Wszystkie pliki z szablonami dla wiadomości e-mail powinny mieć rozszerzenie .tpl i muszą być zapisane w kodowaniu UTF-8.

Aby wgrać do systemu gotowy szablon, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia Aplikacji;
2. w nowym oknie kliknąć opcję SYSTEMOWE, a potem odszukać sekcję GROUPWARE i kliknąć przycisk OTWÓRZ obok opcji Konta pocztowe współdzielone;

3. W nowym oknie kliknąć Szablony wiadomości;

   

4. kliknąć przycisk Dodaj, a w nowym oknie wskazać plik szablonu i kliknąć Otwórz;
5. szablon pojawi się na liście obok innych pozycji. Jeżeli tak się nie stanie, należy kliknąć przycisk Odśwież widok. Po włączeniu klienta poczty szablon będzie dostępny do wykorzystania.

Jeżeli w oknie dodawania szablonów dwukrotnie kliknie się w istniejącą pozycję na liście (lub kliknie prawym przyciskiem i z menu wybierze Pobierz), to zostanie ona pobrana na dysk komputera. Następnie taki plik można podejrzeć, dopasować do własnych potrzeb i ponownie wgrać na serwer. Ważne jest to, by zmieniony plik nazwać w inny sposób niż te, które są już na serwerze.