Przez archiwizację dokumentów w systemie Symfonia eDokumenty rozumie się utworzenie dokumentu typu E-mail w module Dokumenty. Każdą wiadomość mailową, która pojawia się na koncie pocztowym użytkownika w module Poczta, można zarchiwizować również w systemie Symfonia eDokumenty w kartotece klienta, w sprawie albo na wybranym stanowisku – w przypadku konta współdzielonego.
Domyślnie każda wiadomość jest archiwizowana tylko raz, co pozwala uniknąć powielania tych samych dokumentów. Użytkownicy, którzy mają dostęp do oryginału wiadomości, zyskują uprawnienia do dokumentu indywidualnie lub poprzez grupę (w przypadku kont współdzielonych jest to dedykowana grupa powiązana z tym kontem).
Domyślne ustawienie systemu pozwala na archiwizowanie wiadomości wychodzących oraz przychodzących – powiązanych z klientem lub sprawą. Opcje te można zmienić w oknie konfiguracji konta w zakładce Opcje.
Po wybraniu wartości Nigdy wiadomości archiwizuje się ręcznie po ich zaznaczeniu na liście i kliknięciu ikony Utwórz dokument typu emaila w pasku narzędzi. Opcja Zawsze oznacza archiwizację w module Dokumenty oraz – jeśli istnieje powiązanie z klientem lub sprawą – również w kartotece klienta lub sprawy.
Po wybraniu sposobu archiwizacji Powiązane z klientem lub Powiązane z klientem lub sprawą wiadomości archiwizują się w kartotece klienta (tzn. zostaje utworzone powiązanie z dokumentem typu E-mail w zakładce Dokumenty) tylko wtedy, gdy dany kontrahent znajduje się w bazie klientów i adres e-mail, z którego nadesłano wiadomość, widnieje w jego kartotece lub w „wizytówce” jego osoby kontaktowej. Jeśli otrzymana wiadomość pochodzi z adresu, którego nie ma w systemie, należy dodać go do bazy kontrahentów z poziomu okna wiadomości po kliknięciu ikony Książka adresowa.
Jeśli dodano nowego klienta do książki adresowej, to archiwizacja wiadomości w jego kartotece rozpocznie się w chwili nadejścia nowej wiadomości od tego klienta i nie obejmie tych wcześniej otrzymanych. Po dodaniu klienta do bazy wiadomość archiwizuje się w jego kartotece.
Po wybraniu sposobu archiwizacji Powiązane ze sprawą lub Powiązane z klientem lub sprawą, zarchiwizowane wiadomości wyświetlane będą w zakładce Dokumenty w sprawie.
Opcja Dodaj oryginał wiadomości jako załącznik umożliwia archiwizację oryginalnej wiadomości w formie załącznika w formacie .eml.
Miejsce archiwizacji wysyłanej wiadomości można określić na etapie jej tworzenia. W tym celu należy przejść do zakładki Opcje i wybrać metodę archiwizacji z listy, po czym wskazać, w jakiej sprawie wiadomość ma być zarchiwizowana.
Kolejne ustawienia dotyczące archiwizacji wiadomości e-mail mają związek z kartoteką klienta oraz osobami kontaktowymi. Mówiąc precyzyjniej, możliwe jest włączenie lub wyłączenie archiwizacji dla konkretnego klienta oraz adresów kontaktowych z nim powiązanych.
Aby włączyć lub wyłączyć archiwizowanie e-maili dla konkretnego klienta, należy:
- włączyć moduł Klienci;
odszukać konkretnego klienta i dwukrotnie kliknąć jego nazwę na liście;
- w zakładce Podsumowanie kliknąć EDYTUJ;
w nowym oknie w zakładce Kontakt w miejscu oznaczonym ramką na poniższej grafice dostępne jest ustawienie Archiwizuj maile lub Nie archiwizuj maili. Kliknięcie pola zmienia dostępne ustawienie;
- kliknąć przycisk OK, aby zapisać zmiany ustawień.
Należy pamiętać o tym, że archiwizacja będzie dotyczyła adresu wpisanego w polu E-mail. Wartym uwagi jest fakt, że w kartotece klienta w zakładce Osoby kontaktowe można dodać konkretne osoby kontaktowe. Jeżeli doda się tutaj osoby i określi się dla nich adresy e-mail, to one również będą podlegać archiwizacji zgodnie z ustawieniami dla całej kartoteki klienta.
Powiązane z