Zdarzenie typu spotkanie najlepiej nadaje się do oznaczana konkretnych spotkań z innymi osobami, które mają się odbyć w określonym czasie i składzie.
Aby dodać spotkanie, należy:
- włączyć moduł Kalendarz;
kliknąć przycisk Dodaj i wybrać opcję Spotkanie;
- w nowym oknie dostępnych jest kilka zakładek, które należy wypełnić według instrukcji zawartych w kolejnych podpunktach;
zakładka Ogólne zawiera podstawowe dane na temat tworzonego spotkania:
- Temat – pozwala na wpisanie tematu spotkania. Powinien on być sugestywny i pozwalać na identyfikację przedmiotu spotkania, na przykład spotkanie z działem handlowym;
- Data – data rozpoczęcia spotkania. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia spotkania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
- Czas trwania – pozwala na wpisanie planowanego czasu trwania spotkania. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30m (trzydzieści minut) albo 2h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać literkę: m (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
- Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane spotkanie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretny termin i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków – PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
- Dla kogo – pozwala na wskazanie osób mających uczestniczyć w spotkaniu. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby, która zakłada spotkanie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
- Opis – umożliwia dodanie szerszego opisu spotkania. To w tym miejscu można dodać dokładny opis spotkania albo wpisać instrukcje dla osób, które będą w nim uczestniczyć;
- Powiązania – pozwala na powiązanie spotkania z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć, klikając przycisk x, który pojawi obok pola;
zakładka Dodatkowe zawiera dodatkowe ustawienia dla tworzonego spotkania:
- Przypomnienie – pozwala na ustawienie przypomnienia, które wyskoczy w formie komunikatu na pulpicie na pewną chwilę przed upływem czasu rozpoczęcia;
- Identyfikator – wpisywany jest ciąg znaków (na przykład SP01Z01), który wykorzystywany jest przy tworzeniu struktury zadań z szablonu projektu i umożliwia dalsze przetwarzanie zadań przez procedury;
- Postęp – umożliwia procentowe określenie postępu. W przypadku spotkań w ten sposób można oznaczyć postęp spraw omawianych na więcej niż jednym spotkaniu;
- Kampania – pozwala na ustawienie powiązania z aktywną kampanią, która została zdefiniowana w module Kampanie;
- Termin od i do planu bazowego – pozwala na ustawienie alternatywnych dat początku i końca zgodnych z innym, szerszym planem;
- Status – pozwala na określenie statusu spotkania. Dostępne ustawienia to PRZYJĘTY, W TRAKCIE, WERYFIKACJA oraz ZAKOŃCZONY i odpowiadają one temu, co widać na tablicy Kanban;
- Kamień milowy – jeśli zadanie ma charakter kamienia milowego w projekcie, to za pomocą tej opcji można ten fakt oznaczyć;
- Priorytet – umożliwia określenie ważności spotkania. Dostępne opcje to Niski, Brak oraz Wysoki;
- Prywatne – jeżeli spotkanie ma być prywatne, to należy zaznaczyć tę opcję. Doprecyzowując – spotkanie będzie widoczne wyłącznie dla osoby lub osób, które wpisano w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;
- Przypięte – po zaznaczeniu tej opcji spotkanie zostanie przypięte w planie dnia osoby, która została wpisana w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;
zakładka Zasoby umożliwia powiązanie z dodawanym do kalendarza spotkaniem koniecznych zasobów, na przykład do zadania „Konferencja” można dodać zasób „sala konferencyjna”, która jest w posiadaniu firmy. Dodanie zasobu spowoduje, że będzie on zarezerwowany na potrzeby tworzonego zdarzenia. Sam proces dodania zasobu wymaga:
- kliknięcia przycisku Nowy zasób (przycisk ze znakiem plusa);
- w nowym oknie odszukania wymaganego zasobu;
- kliknięcia przycisku DODAJ;
- zasób pojawi się na liście widocznej w zakładce Zasoby;
- zasoby można również usunąć z listy, klikając przycisk z symbolem kosza (Usuń zasób) lub poddać edycji (przycisk Edytuj zasób);
zakładka Czas pracy zawiera wszelkie informacje na temat czasu pracy. W tym miejscu pojawiają się wszystkie informacje na temat czasu, jaki zajęło dane spotkanie. Dodatkowo można ręcznie dodać informacje o przepracowanych godzinach. W tym celu należy:
- kliknąć przycisk Nowy wpis;
- w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola, kliknąć przycisk ZAPISZ;
- nowy wpis pojawi się na liście;
- usunięcie wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Usuń z menu podręcznego;
- edycja wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Edytuj z menu podręcznego;
zakładka Załącznik gromadzi wszystkie załączniki w formie plików, które mają związek z tworzonym spotkaniem (na przykład prezentacje, raporty, etc.). Dodanie nowego załącznika możliwe jest na dwa sposoby:
- przycisk Dodaj – po jego kliknięciu w nowym oknie należy wskazać plik na dysku komputera i kliknąć Otwórz. Załącznik zostanie przesłany na serwer i podłączony w omawianej zakładce;
- przycisk Skanuj – jeżeli w systemie ustawiono skaner, to po kliknięciu omawianego przycisku uruchomi się moduł skanowania, który pozwoli zeskanować i dołączyć dokument do tworzonego zdarzenia;
- załączniki można usunąć z listy. W tym celu należy je zaznaczyć, a potem kliknąć przycisk Usuń;
- kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ. Pierwsza z opcji doda spotkanie, ale okno pozostanie nadal otwarte i będzie można wprowadzić w nim ewentualne zmiany. Natomiast druga z opcji utworzy w kalendarzu nowy wpis i zamknie okno;
nowe spotkanie pojawi się na siatce kalendarza u osób, które oznaczono w zakładce Ogólne w polu Dla kogo. W zależności od czasu trwania graficzny wskaźnik może zajmować kilka kratek na siatce. Dodatkowo w różnych widokach zajęty obszar będzie prezentowany inaczej.
Powiązane z