Dodawanie zdarzeń - Rozmowa telefoniczna

Zdarzenie typu rozmowa telefoniczna przeznaczone jest do zapisywania informacji o rozmowie telefonicznej. W kalendarzu zostanie ślad, a w opisie można zawrzeć dodatkowe informacje, na przykład na temat ewentualnych ustaleń wynikających rozmowy, deklaracji dotyczącej kolejnej rozmowy czy po prostu tego, że adresat rozmowy nie odbierał telefonu.

Aby dodać spotkanie, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz;

2. kliknąć przycisk Dodaj i wybrać opcję Rozmowa telefoniczna;

   

3. w nowym oknie dostępnych jest kilka zakładek, które należy wypełnić według instrukcji zawartych w kolejnych podpunktach;

4. zakładka Ogólne zawiera podstawowe dane na temat rozmowy telefonicznej:

   • Temat – pozwala na wpisanie tematu rozmowy. Powinien on być sugestywny i umożliwiać identyfikację tego, co należy zrobić, bez potrzeby otwierania zdarzenia;
   • Data – data przeprowadzenia rozmowy. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia zadania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
   • Czas trwania – pozwala na wpisanie czasu trwania zdarzenia. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30m (trzydzieści minut) albo 2h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać literkę: m (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
   • Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane zdarzenie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretną datę i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków – PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
   • Dla kogo – pozwala na wskazanie osób, które mogą być zainteresowane wynikami rozmowy. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby, która zakłada zdarzenie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
   • Opis – umożliwia dodanie szerszego opisu, na przykład streszczenia rozmowy;
   • Powiązania – pozwala na powiązanie rozmowy telefonicznej z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub z klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć, klikając w przycisk x, który pojawi obok pola;

   

5. zakładka Dodatkowe zawiera dodatkowe ustawienia dla tworzonego zdarzenia:

   • Przypomnienie – pozwala na ustawienie przypomnienia, które wyskoczy w formie komunikatu na pulpicie na pewną chwilę przed upływem czasu rozpoczęcia;
   • Identyfikator – wpisywany jest ciąg znaków (na przykład SP01Z01), który wykorzystywany jest przy tworzeniu struktury zadań z szablonu projektu i umożliwia dalsze przetwarzanie przez procedury;
   • Postęp – umożliwia procentowe określenie postępu wykonania w danym momencie;
   • Kampania – pozwala na ustawienie powiązania z aktywną kampanią, która została zdefiniowana w module Kampanie;
   • Termin od i do planu bazowego – pozwala na ustawienie alternatywnych dat początku i końca zgodnych z innym, szerszym planem;
   • Status – pozwala na określenie statusu rozmowy. Dostępne ustawienia to PRZYJĘTY, W TRAKCIE, WERYFIKACJA oraz ZAKOŃCZONY i odpowiadają one temu, co widać na tablicy Kanban;
   • Kamień milowy – jeśli rozmowa ma charakter kamienia milowego w projekcie, to za pomocą tej opcji można ten fakt oznaczyć;
   • Rodzaj rozmowy – wskazać rodzaj rozmowy: Wychodząca, Przychodząca, Wewnętrzna,
   • Priorytet – umożliwia określenie ważności rozmowy. Dostępne opcje to Niski, Brak oraz Wysoki;
   • Prywatne – jeżeli rozmowa ma być prywatna, to należy zaznaczyć tę opcję; Doprecyzowując – zdarzenie będzie widoczne wyłącznie dla osoby lub osób, które wpisano w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;
   • Przypięte – po zaznaczeniu tej opcji zdarzenie zostanie przypięte w planie dnia osoby, która została wpisana w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;

   

6. zakładka Czas pracy zawiera wszelkie informacje na temat czasu pracy. W tym miejscu pojawiają się wszystkie informacje na temat czasu, jaki zajęła rozmowa. Dodatkowo można ręcznie dodać informacje o przepracowanych godzinach. W tym celu należy:

   • kliknąć przycisk Nowy wpis;
   • w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola, kliknąć przycisk ZAPISZ;
   • nowy wpis pojawi się na liście;
   • usunięcie wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Usuń z menu podręcznego;
   • edycja wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Edytuj z menu podręcznego;

   

7. zakładka Załącznik gromadzi wszystkie załączniki w formie plików, które mają związek z tworzonym zdarzeniem. Dodanie nowego załącznika możliwe jest na dwa sposoby:

   • przycisk Dodaj – po jego kliknięciu w nowym oknie należy wskazać plik na dysku komputera i kliknąć Otwórz. Załącznik zostanie przesłany na serwer i podłączony w omawianej zakładce;
   • przycisk Skanuj – jeżeli w systemie ustawiono skaner, to po kliknięciu omawianego przycisku uruchomi się moduł skanowania, który pozwoli zeskanować i dołączyć dokument do tworzonego zdarzenia;
   • załączniki można usunąć z listy. W tym celu należy je zaznaczyć na liście, a potem kliknąć przycisk Usuń;

   

8. kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ. Pierwsza z opcji doda zdarzenie, ale okno pozostanie nadal otwarte i będzie można wprowadzić w nim ewentualne zmiany. Natomiast druga z opcji utworzy w kalendarzu nowy wpis i zamknie okno;

9. nowy wpis pojawi się na siatce kalendarza u osób, które oznaczono w zakładce Ogólne w polu Dla kogo. W zależności od czasu trwania graficzny wskaźnik może zajmować kilka kratek na siatce. Dodatkowo w różnych widokach zajęty obszar będzie prezentowany inaczej;

   

W kolejnych zakładkach okna dodawania zdarzenia Rozmowa telefoniczna widoczny jest przycisk PONOWNY KONTAKT. Kliknięcie go otworzy okno tworzenia nowego zadania w kalendarzu. Podczas tego procesu będzie można określić szczegóły. Cały proces opisano w oddzielnym artykule. Warto pamiętać o tym, że kliknięcie omawianego przycisku automatycznie zapisze i zamknie wcześniejsze okno tworzenia zadania typu Rozmowa telefoniczna. Dzięki temu w prosty sposób możliwe jest zaplanowanie kolejnej rozmowy telefonicznej.