Każdy z użytkowników systemu Symfonia eDokumenty domyślnie ma dostęp do swojego kalendarza i widzi w nim zaplanowane przez siebie zdarzenia lub te, które mają z nim związek (na przykład zaproszenie na spotkanie).
System Symfonia eDokumenty pozwala na udostępnianie kalendarzy, co ułatwia współpracę i komunikację między pracownikami.
Każdy pracownik ma możliwość udostępnienia swojego kalendarza. Mając prawa do stanowisk innych osób (tzw. prawa do jednostki), można również udostępnić sobie kalendarz danego pracownika.
Aby udostępnić kalendarz innemu pracownikowi, należy:
- włączyć moduł Kalendarz;
kliknąć przycisk UDOSTĘPNIJ;
- w nowym oknie w zakładce Pracownicy kliknąć UPRAWNIJ;
w następnym nowym oknie konieczne jest wprowadzenie niezbędnych ustawień według instrukcji poniżej:
- Wybierz użytkowników – kliknąć pole i zacząć wpisywać nazwisko pracownika, a następnie wybrać go z listy;
- Określ poziom dostępu – zaznaczyć jedną z dostępnych opcji. Podgląd wolny/zajęty, Podgląd szczegółów, Edycja;
po tym jak wskazany zostanie pracownik oraz zakres uprawnień, należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Wskazany pracownik pojawi się na liście poniżej;
- klikając ikonę kosza, można usunąć pracownika z listy osób mających dostęp do kalendarza;
- klikając pola pod konkretnymi uprawnieniami, można nadać/odebrać uprawnienia;
u osoby, której udostępniono kalendarz, pojawi się on w oknie modułu Kalendarz. Jeżeli tak się nie stanie, to warto wyłączyć i ponownie włączyć moduł Kalendarz lub po prostu skorzystać z klawisza F5.
Dobrą praktyką jest oznaczanie kalendarzy kolorem. Dzięki temu na podglądzie zdarzenia z różnych kalendarzy będą miały one inny kolor co ułatwią codzienną pracę. Zmiana koloru ogranicza się do kliknięcia pola koloru po prawej stronie nazwy kalendarza i wskazania innego.
W ramach organizacji mogą funkcjonować kalendarze, które domyślnie są dostępne dla wszystkich zainteresowanych. Jeżeli użytkownik chce zobaczyć ten kalendarz, to musi go zasubskrybować.
Aby subskrybować kalendarz, należy:
- włączyć moduł Kalendarz i kliknąć przycisk UDOSTĘPNIJ;
w nowym oknie kliknąć zakładkę Korporacyjny, w lewej kolumnie wskazać kalendarz, który ma zostać zasubskrybowany i kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę. Kalendarz przeskoczy z lewej do prawej kolumny;
- dla subskrybowanego kalendarza można ustawić dodatkowe uprawnienia. Opcja podgląd wolny/zajęty daje możliwość sprawdzenia, czy właściciel kalendarza w danym czasie jest dyspozycyjny. Szczegóły zdarzeń nie są widoczne. Opcja podgląd szczegółów pozwoli zobaczyć szczegółowe informacje na temat zdarzenia. Natomiast opcja edycja daje pełen wgląd wraz z możliwością wprowadzania zmian;
- zamknąć okno.
Aby przestać udostępniać kalendarz, należy:
- włączyć moduł Kalendarz;
- kliknąć przycisk UDOSTĘPNIJ;
w nowym oknie w zakładce Pracownicy należy kliknąć ikonę kosza na śmieci przy pracowniku widocznym na liście, a następnie potwierdzić swoją decyzję, klikając USUŃ;
- zamknąć okno. Osoba, której odebrano uprawnienia, po wyłączeniu i włączeniu modułu Kalendarz przestanie widzieć udostępniony zasób.
Użytkownik modułu Kalendarz może czasowo wyłączyć pokazywanie zdarzeń z udostępnionego kalendarza. Aby to zrobić, wystarczy wyłączyć „ptaszka” przy nazwie kalendarza. Wpisy znikną z siatki kalendarza. Jednocześnie w każdej chwili można włączyć ponownie dany kalendarz.
Powiązane z