Domyślnie każdy użytkownik posiada jeden kalendarz, który zakłada, że tydzień roboczy trwa od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00. W ten sam sposób skonfigurowano wszystkie kolejne tygodnie. Jeżeli jednak działanie firmy wymaga specyficznych konfiguracji, to administrator systemu może dokonać korekty ustawień, tak by lepiej pasowały do potrzeb.
Aby zmienić domyślne ustawienia godzin pracy, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
w nowym oknie kliknąć opcję SYSTEMOWE, a dalej w sekcji GROUPWARE przycisk OTWÓRZ obok opcji Kalendarze;
w następnym nowym oknie kliknąć Domyślny kalendarz, a potem przycisk Zarządzaj;
w kolejnym nowym oknie kliknąć zakładkę Tydzień pracy, potem pozycję Domyślne i przycisk z symbolem ołówka (Edycja);
- na ekranie pojawi się kolejne okno, które pozwala na wprowadzenie zmian dla każdego dnia tygodnia;
dzień wolny lub roboczy – to pierwsza z opcji, jakie można zmienić;
- w polu Wybierz dzień należy wybrać dzień, który ma zostać poddany edycji;
- w polu Określ jako należy zaznaczyć jedną z opcji – niepracujący lub pracujący według potrzeb;
- zmiany należy wprowadzić dla każdego dnia tygodnia, który tego wymaga;
godziny pracy – to druga z domyślnych opcji, które można zmienić:
- w polu Wybierz dzień należy zaznaczyć dzień, dla którego planowane są zmiany;
- w sekcji Zakres godzin kliknąć przycisk z symbolem ołówka (Edycja godzin pracy);
- w nowym oknie możliwe jest wprowadzenie nowych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- zamiany trzeba zapisać, klikając przycisk ZAPISZ;
- po wprowadzeniu zmian dla każdego z dni tygodnia należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Zmiany zostaną zachowane i pojawią się na koncie każdego pracownika, który używa domyślnego kalendarza;
informacje o zmianach będą widoczne w oknie podglądu, wystarczy kliknąć odpowiedni dzień na kalendarzu.
Jeżeli w organizacji praktykuje się przerwę podczas dnia pracy, to w takim wypadku należy wprowadzić dwa przedziały godzin pracy dla każdego dnia. Najpierw należy zmodyfikować domyślne godziny, na przykład od 7:00 do 14:00, a potem kliknąć przycisk Nowe godziny pracy i wprowadzić drugi przedział, na przykład od 15:00 do 18:00.
Administrator systemu może wprowadzić do kalendarza zmiany również w formie wyjątków (na przykład święta ruchome czy techniczna przerwa w pracy).
Aby dodać wyjątek, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
w nowym oknie kliknąć opcję SYSTEMOWE, a dalej w sekcji GROUPWARE przycisk OTWÓRZ obok opcji Kalendarze;
w następnym nowym oknie kliknąć Domyślny kalendarz, a potem przycisk Zarządzaj;
w kolejnym nowym oknie w zakładce Wyjątki należy kliknąć zielony przycisk z symbolem plusa (Nowy);
definiowanie wyjątku sprowadza się do wprowadzenia wyjątków według instrukcji widocznej poniżej:
- Nazwa – pozwala na określenie nazwy wyjątku;
- Cykl – wyjątek może mieć charakter cykliczny. Dostępne opcje to Dzienny, Tygodniowy oraz Miesięczny;
- Wzorzec co – odpowiada za określenie wzorca powielania wyjątku. Należy wskazać wartość liczbową i konkretny dzień;
- Początek – pozwala na wskazanie pierwszego dnia, w którym zaczyna obowiązywać wyjątek;
- Koniec – pozwala na wskazanie krańcowej daty, do której wyjątek ma obowiązywać. Wartość Nigdy oznacza, że wyjątek działa bezterminowo. Po x wystąpieniach pozwala wskazać liczbę powtórzeń. Natomiast W dniu pozwala na określenie terminu końca;
- Określ jako – umożliwia określenie, czy dni objęte wyjątkiem są pracujące czy wolne;
- Zakres czasu – jeżeli dni są pracujące, to w tym miejscu można określić godziny pracy;
po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk Zapisz. Nowy wyjątek pojawi się na liście, a na kalendarzu będzie można podejrzeć, czy wszystko zadziałało zgodnie z oczekiwaniami.
Przykład opisany powyżej tworzy wyjątek, który zakłada, że co dwa tygodnie w piątek firma ma wolne z uwagi na przerwę techniczną. Wyjątek obowiązuje od 16 września 2022 roku przez 10 kolejnych wystąpień.
Każdy wyjątek można usunąć lub poddać edycji. W oknie widocznym powyżej wystarczy kliknąć nazwę wyjątku, a potem przycisk Usuń lub Edycja. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zdefiniować więcej niż jeden wyjątek.
Powiązane z