Tworzenie nowych spraw

Tworzenie nowych spraw w systemie Symfonia eDokumenty stanowi podstawowy element pracy z modułem Sprawy. Funkcja ta umożliwia szybkie zarejestrowanie nowego zagadnienia, przypisanie go do odpowiedniej teczki oraz uzupełnienie kluczowych informacji, takich jak nazwa, klient czy procedura. Dzięki przejrzystemu formularzowi i logicznemu układowi zakładek użytkownicy mogą sprawnie wprowadzać dane, a następnie zarządzać sprawą na każdym etapie jej realizacji.

Aby utworzyć nową sprawę w module Sprawy, należy:

1. uruchomić moduł Sprawy i w głównym oknie kliknąć przycisk Nowa sprawa. Otwarte zostanie nowe okno, które należy uzupełnić zgodnie z instrukcją zawartą w kolejnych punktach;

   

2. w zakładce Ogólne uzupełnić przynajmniej cztery obowiązkowe pola oraz opcjonalnie wprowadzić dane dodatkowe;
   • Nazwa (pole obowiązkowe) – w tym miejscu nadaje się nazwę dla tworzonej sprawy. Praktyka pokazuje, że nazwa powinna umożliwić prostą i skuteczną identyfikację jej tematu;
   • Teczka (pole obowiązkowe) – wszystkie sprawy, które tworzy się w systemie, są zapisywane w teczkach o określonym przeznaczeniu. O tym, jakie teczki dostępne są w systemie, decyduje organizacja podczas konfiguracji systemu Symfonia eDokumenty. Teczkę można wybrać z listy rozwijanej;
   • Procedura – w tym miejscu można wskazać procedurę, która ma zostać wykorzystana w odniesieniu do danej sprawy;
   • Numer – każda sprawa ma przypisany numer, który tworzony jest automatycznie (jeżeli włączono opcję Generuj);
   • Klient – przydatną opcją sprawy jest to, że można ją powiązać z konkretnym klientem. Dzięki temu łatwiej zapanować nad dużą liczbą spraw. Wyszukiwanie klienta jest możliwe po kliknięciu ikony lupki. Po wprowadzeniu pierwszych liter nazwy klienta system automatycznie podpowie podmioty, które spełniają kryteria;
   • Sprawa nadrzędna – pozwala podłączyć tworzoną sprawę pod inną, tworząc z nich hierarchię. Mówiąc precyzyjniej, niektóre sprawy są na tyle złożone, że zakres działań można podzielić na kilka mniejszych spraw i rozdysponować je na kilka tematów czy osób. Na przykład organizacja dużej konferencji (sprawa nadrzędna) to między innymi wybór i rezerwacja miejsca (sprawa podrzędna), obsługa cateringu (sprawa podrzędna), komunikacja marketingowa (sprawa podrzędna), utworzenie agendy oraz organizacja prowadzących (sprawa podrzędna). W takim wypadku należy utworzyć sprawę Organizacja konferencji i podpiąć pod nią kolejne sprawy, które mają inne osoby prowadzące i terminy realizacji. Aby wskazać sprawę nadrzędną, należy kliknąć ikonę lupy i na liście odszukać odpowiednią sprawę;
   • Uwagi – pole na dowolne komentarze powiązane ze sprawą. Sposób użycia zależy od potrzeb użytkownika;
3. po uzupełnieniu niezbędnych danych należy kliknąć przycisk ZAPISZ. W tej chwili nowa sprawa zostanie utworzona w systemie.

Po utworzeniu sprawy zostanie wyświetlone okno sprawy, które zawiera w sobie kilka zakładek opisanych poniżej:

• Podsumowanie – zawiera podstawowe informacje na temat danej sprawy. Znaleźć tu można między innymi informacje o tym, komu przydzielono sprawę, kto ją założył, kiedy ma zostać zrealizowana i do jakiej teczki została przydzielona. Poza tym zakładka zawiera informacje na temat klienta, osoby kontaktowej oraz prognozowanej wartości przychodu uzyskanego z realizacji działań określonych w ramach sprawy;

  

Poprzez kliknięcie przycisku Edytuj można otworzyć okno edycji sprawy. W nowym oknie dostępnych będzie więcej ustawień, które pozwalają na doprecyzowanie wielu aspektów nowej sprawy.

• Terminarz – w tym miejscu w ramach konkretnej sprawy możliwe jest utworzenie zadań, którymi następnie można zarządzać. Zadania można wyświetlić jako tablicę Kanban, listę lub w układzie chronologicznym. Więcej informacji na temat samych zadań znajduje się w oddzielnym artykule. Wato w tym miejscu podkreślić, że postępy w realizacji zadań można oznaczać z poziomu zakładki Terminarz, na przykład przez zmianę położenia zadania na tablicy Kanban lub zmieniając status na załatwione;

  

• Dokumenty – w zakładce zebrano wszystkie dokumenty powiązane ze sprawą. Z poziomu zakładki za pomocą przycisku Nowy możliwe jest tworzenie nowych dokumentów. Kolejne opcje pozwalają na edycję, drukowanie i przekazywanie dokumentów dalej. Więcej informacji na temat dokumentów znajduje się w oddzielnym artykule poświęconym modułowi Dokumenty;

  

• Pozycje – to miejsce, w którym osoby mające związek z daną sprawą mogą zarządzać produktami, które są z nią powiązane. Zakładka pojawi się u podmiotów, które wykupił pakiet z modułem Produkty;

  

• Komentarze – to miejsce, w którym osoby mające związek z daną sprawą mogą zamieszczać komentarze. Narzędzie to jest bardzo pomoce w wyjaśnianiu drobnych wątpliwości lub doprecyzowaniu i zwracaniu uwagi na ważne elementy. System Symfonia eDokumenty pozwala na odpowiadanie na konkretne komentarze;

  

• Podsprawy – to tutaj można podejrzeć wszystkie mniejsze sprawy, które są podrzędne względem tej przeglądanej aktualnie. Tworzenie spraw podrzędnych omówiono poprzednio. W przypadku dużej liczby spraw można je wygodnie grupować, co ułatwia zarządzanie. Z poziomu zakładki można również tworzyć nowe sprawy, które domyślnie będą podrzędne względem tej, z której są inicjowane (pole Sprawa nadrzędna będzie wypełnione);

  

• Robocizna – jeżeli z daną sprawą powiązane są koszty robocizny (na przykład nadgodziny pracowników fizycznych, którzy muszą wykonać określone prace), można je zdefiniować w tym miejscu. Dzięki temu w prosty i szybki sposób będzie można skalkulować rentowność danej sprawy;

  

• po kliknięciu krzyżyka w prawym górnym narożniku okno konkretnej sprawy zostanie zamknięte. Nadal widoczne będzie główne okno modułu Sprawy.