System Symfonia eDokumenty umożliwia szybkie zakładanie nowych spraw bezpośrednio z dokumentów oraz wiadomości e‑mail. Funkcja ta znacząco usprawnia pracę, pozwalając użytkownikom tworzyć sprawy dokładnie w momencie, gdy pojawia się potrzeba ich obsługi — bez konieczności ręcznego przenoszenia danych. Niezależnie od tego, czy punkt wyjścia stanowi dokument w module Dokumenty, czy wiadomość w module Poczta, proces tworzenia sprawy przebiega intuicyjnie i prowadzi użytkownika krok po kroku przez wybór istniejącej sprawy lub utworzenie nowej.
Aby utworzyć sprawę z dokumentu, należy:
- otworzyć moduł Dokumenty i odszukać odpowiedni dokument;
-
zaznaczyć dokument na liście i kliknąć przycisk Dołącz do sprawy na pasku narzędziowym w górnej części okna modułu. Można również poddać edycji dokument i skorzystać z opcji Dołącz na pasku narzędziowym. Niezależnie od wybranej w punkcie drugim drogi dalsze kroki wyglądają tak samo;
-
w nowym oknie możliwe jest wskazanie konkretnej istniejącej lub utworzenie zupełnie nowej sprawy. W przypadku istniejącej sprawy należy ją odszukać w dostępnych teczkach (widoczne w lewej kolumnie okna), zaznaczyć i kliknąć przycisk DOŁĄCZ;
-
jeżeli potrzebne jest utworzenie nowej sprawy, to w oknie widocznym powyżej należy kliknąć przycisk Nowa sprawa. W nowym oknie trzeba wypełnić następujące pola:
- Nazwa (pole obowiązkowe) – służy do wprowadzania jasnej i zrozumiałej nazwy sprawy;
- Teczka (pole obowiązkowe) – służy do wskazania teczki, w której ma zostać utworzona nowa sprawa;
- Procedura – pozwala na przypisanie określonej procedury działania w danej sprawie. Wyboru można dokonać z listy zdefiniowanych wewnątrz organizacji procedur;
- Sprawa nadrzędna – pozwala na wskazanie sprawy nadrzędnej. Rozwiązanie to umożliwia stworzenie sprawy głównej (na przykład organizację konferencji) i podpiąć pod nią szereg mniejszych spraw, które składają się na całość;
- Numer – umożliwia nadanie określonego numeru sprawy. Jeżeli włączona jest opcja Generuj znak, to numer zostanie utworzony automatycznie;
- Klient – pozwala na wskazanie klienta, którego dotyczy dana sprawa. Należy wpisać fragment nazwy i kliknąć przycisk lupy. System wyszuka klientów, którzy spełniają kryterium. Następnie należy wybrać z listy potrzebny kontakt.
- Uwagi – pozwala na dowolne wykorzystanie przez użytkownika, na przykład w celu dodania dodatkowych informacji na temat sprawy;
-
po uzupełnieniu pól należy kliknąć przycisk ZAPISZ. W tej chwili system utworzy nową sprawę i będzie ona widoczna w oknie Dołącz do sprawy. Należy wskazać nową sprawę i kliknąć przycisk DOŁĄCZ;
-
przy domyślnym widoku okna Dokumenty informacja o dołączeniu do sprawy widoczna jest po stronie listy dokumentów. Dodatkowo można to sprawdzić, otwierając dokument i sprawdzając zakładkę Szczegóły lub Dokument;
-
innym sposobem sprawdzenia, czy dany dokument ma przypisaną sprawę, jest modyfikacja sposobu wyświetlania w oknie modułu Dokumentu. Aby to zrobić, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w belkę z nazwami kolumn i zaznaczyć opcję Informacje o sprawie;
-
po włączeniu opcji opisanej w poprzednim punkcie widok listy dokumentów ulegnie zmianie i pojawi się tam dodatkowa kolumna – Informacje o sprawie. Jeżeli w kolumnie obok nazwy dokumentu pojawi się czerwona ikona teczki, oznacza to, że ma on przypisaną sprawę. Jeżeli nad ikoną teczki zostanie umieszczony kursor myszy, to pojawi się dodatkowa chmurka z dokładnymi informacjami na temat sprawy. Kliknięcie ikony teczki otworzy daną sprawę.
Kolejnym sposobem na założenie nowej sprawy jest jej utworzenie z poziomu klienta pocztowego. Aby utworzyć sprawę z wiadomości e-mail, należy:
- otworzyć moduł Poczta, odszukać i wskazać konkretną wiadomość e-mail;
- na górnym pasku narzędziowym kliknąć przycisk Dołącz do sprawy;
-
dalsze postępowanie wygląda dokładnie tak samo, jak w przypadku tworzenia sprawy z dokumentu, poczynając od podpunktu trzeciego.
Więcej informacji na temat modułu Poczta znajduje się w oddzielnym artykule.
Powiązane z