Aby móc założyć sprawę – niezależnie od tego, z jakiego poziomu – niezbędne jest zdefiniowanie w systemie Teczek, w których rejestrowane są sprawy (koszulki). Teczki przypisywane są do działów (komórek organizacyjnych), a ich zbiór widoczny jest w panelu Teczki wyświetlonym w oknie głównym modułu Sprawy. Widok teczek zależy od nadanych zalogowanemu użytkownikowi uprawnień.
Domyślnie struktura sekcji Teczki zawiera kilka folderów, które grupują konkretne typy teczek:
- Wszystkie sprawy – po rozwinięciu dostępny jest widok Moje sprawy i Sprawy zlecone innym. W ramach tych folderów widoczne będą konkretne sprawy bez rozbicia na teczki;
- Teczki mojego działu – zawiera wszystkie teczki, które zostały przypisane do działu, do którego należy aktualnie zalogowany pracownik;
- Udostępnione działy – zawiera podzielone na działy teczki należące do komórek organizacyjnych, do których użytkownik posiada prawo (uprawnienia do struktury);
- Udostępnione teczki – pojedyncze teczki można udostępnić dla zalogowanego użytkownika;
- Udostępnione sprawy – pojedyncza sprawa może zostać udostępniona konkretnej osobie. W tym folderze widoczne będą wszystkie pojedyncze sprawy, które udostępniono zalogowanemu użytkownikowi;
- Foldery wyszukiwania – sekcja Teczki posiada mechanizm filtrowania. Zdefiniowany filtr można zapisać i takie pozycje będą widoczne w sekcji Foldery wyszukiwania.
Teczki generowane są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, można odczytać z jej symbolu. Warto podkreślić, że tworzenie nowej teczki opiera się o kategorie spraw, które można porównać do naklejek na teczki pozwalających na dokładne opisanie ich przeznaczenia.
Nowe teczki zakłada osoba, która posiada uprawnienia administratora w systemie Symfonia eDokumenty. Tworzenie nowej teczki powinno być powiązane z faktycznym zapotrzebowaniem danego działu. Zdecydowanie odradza się tworzenie teczek na zapas. Praktyka pokazuje, że takie podejście wprowadza niepotrzebne zamieszanie.
Powiązane z