Wybór opcji w panelu po lewej stronie pozwala przemieszczać się po folderach, które można porównać do „filtrów”. Każdy z folderów ma ściśle określone zadanie, które dokładnie omówiono poniżej:
- ROBOCZE – w tym miejscu widoczne są wszystkie dokumenty, które zostały utworzone przez danego użytkownika. Mowa o dokumentach, które nadal znajdują się „na biurku” i nie zostały przekazane do innych pracowników organizacji;
DO ZAŁATWIENIA – po wybraniu tego folderu w głównej części okna zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, które zostały przekazane użytkownikowi przez innych współpracowników lub wymagają podjęcia działań określonych w ramach wewnątrzfirmowych procedur (na przykład wymagają akceptacji lub podpisu). Warto pamiętać o tym, że dokumenty na liście mogą się nieznacznie od siebie różnić wizualnie. Pozycja wyświetlona przy pomocy pogrubionego tekstu oznacza, że dany dokument nie został jeszcze otwarty przez użytkownika. Jasno szary kolor tekstu oznacza, że dokument znajduje się na innym stanowisku (bardzo często w przypadku dokumentów objętych procedurą Workflow dokument znajduje się na innym stanowisku, a użytkownik otrzymuje zadanie do wykonania na tym dokumencie). Dla dokumentów widocznych w folderze domyślnie zostanie dodana kolumna Otrzymane od, która będzie zawierać informacje na temat osoby, która dany dokument udostępniła;
ZLECONE – folder pozwala w szybki sposób zobaczyć dokumenty, które zostały powiązane z zadaniem i zlecone przez danego użytkownika innej osobie. W tym widoku automatycznie pojawią się dodatkowe kolumny Przekazane do (informacja o osobie, której przekazano dokument) oraz Stan załatwienia powiązanego zadania (informacja o tym, czy powiązane z dokumentem zadanie zostało załatwione lub nie). W kolumnie Stan załatwienia powiązanego zadania pojawią się symbole, które w zależności od koloru oznaczają stan zadania – zielony (załatwione) i szary (jeszcze nie zostało załatwione). Dodatkowo kliknięcie w ikonę otworzy konkretne zadanie;
- ZAŁATWIONE – w tym miejscu widoczne są dokumenty, które oznaczono jako załatwione lub przekazano je innemu użytkownikowi bez zakładania zadania;
- USUNIĘTE – widok ten zawiera wszystkie dokumenty, które zostały usunięte przez użytkownika. Z poziomu kosza możliwe jest przywrócenie dokumentów lub trwałe ich usunięcie;
- WSZYSTKIE – system Symfonia eDokumenty umożliwia podglądanie dokumentów pozostałych pracowników w zależności od nadanych uprawnień. Przykładem wykorzystania możliwości kontroli skrzynek jest nadzór przełożonego nad pracą wykonywaną przez pracownika.
Po wybraniu folderu WSZYSTKIE w polu wyszukiwania należy wpisać pierwsze dwie (lub więcej) litery szukanego nazwiska, a następnie na liście wskazać konkretną osobę. Pod wyszukiwarką widoczne są elementy, które opisano poniżej:
- Biurko – wyświetla dokumenty znajdujące się na biurku wskazanej osoby. Folder zawiera dodatkowe podfoldery: Nadesłane, Załatwione, Robocze oraz Kosz, mające takie znaczenie, jak wyjaśniono powyżej;
- Workflow – umożliwia podejrzenie dokumentów, które mają przypisane procedury do wykonania, na stanowisku którego biurko zostało wybrane. W tym miejscu na przykład widoczne są dokumenty, które wymagają akceptacji;
- Zarchiwizowana poczta e-mail – zawiera wszystkie wiadomości e-mail, które zostały zarchiwizowane na wybranym biurku i tym sposobem zostały zapisane w module Dokumenty;
- Foldery – zawiera podgląd folderów utworzonych w systemie w celu dodatkowej segregacji archiwum dokumentów;
- Foldery wyszukiwania – pozwala na podejrzenie dokumentów, które zostaną wyszukane według zdefiniowanych przez użytkownika filtrów. Takie często używane filtry można zapisać w formie folderów, które ułatwią ich wykorzystanie;
Udostępnione dokumenty – w tym miejscu znajdują są wszystkie dokumenty, które zostały udostępnione (pracownikowi lub grupie pracowników).
Widoki w ramach folderów można dodatkowo sortować. Na przykład można posortować wyświetlanie list według kryterium daty. W tym celu należy kliknąć w tytuł tabeli w kolumnie Data. Pierwsze kliknięcie ułoży listę od najstarszych do najnowszych pozycji. Ponowne kliknięcie odwróci kolejność – od najnowszych do najstarszych. Sortowanie możliwe jest w ramach każdej kolumny, ale należy pamiętać o tym, że w tym samym czasie można sortować tylko według jednej kolumny. Oznacza to, że nie da się listy posortować najpierw według daty, a potem według opisu.
Powiązane z