Pismo przychodzące

Pismo przychodzące jest jednym z kilku podstawowych typów dokumentów, które można zarejestrować w systemie Symfonia eDokumenty. Pismo przychodzące zwykle trafia do firmy z zewnątrz i musi zostać wprowadzone do systemu.
Miejscem, w którym tworzy się pismo przychodzące, jest moduł Dzienniki. Z poziomu modułu Dokumenty możliwe jest również utworzenie pisma przychodzącego, co zostanie omówione poniżej.

Aby utworzyć nowy dokument typu Pismo przychodzące, należy:

1. w module Dokumenty kliknąć opcję Nowy, a następnie z menu wybrać Pismo przychodzące. Otwarte zostanie nowe okno;

   

2. dalszy proces wymaga od pracownika wypełnienia pól według instrukcji:
   • Nadawca – pozwala na określenie danych nadawcy pisma. W polu można wpisać fragment nazwy nadawcy, a następnie kliknąć ikonę lupy. System przeszuka bazę klientów i podpowie odpowiedniego nadawcę. Jeżeli pismo pochodzi od nadawcy, którego nie ma w bazie klientów, można kliknąć przycisk z symbolem trzech kresek i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. Więcej informacji na temat tworzenia konta nowego klienta w systemie znajduje się w opisie sekcji Klienci;
   • Odbiorca – domyślnie w tym miejscu znajdą się dane firmy. Aby wprowadzić ewentualne zmiany, należy kliknąć znak krzyżyka i odszukać interesujące dane kontaktowe. Również w tym miejscu można stworzyć nowego odbiorcę pisma;
   • Numer pisma – pozwala podać numer pisma, jaki został mu nadany przez nadawcę. Informację tę należy każdorazowo wprowadzić ręcznie na podstawie dokumentu, który jest dodawany do systemu;
   • Numer dokumentu – wewnętrzny numer, który jest nadawany automatycznie przez system Symfonia eDokumenty po zapisaniu dokumentu;
   • Opis – w tym miejscu można dodać krótki opis dokumentu. Na podstawie tego pola można w przyszłości sprawdzić, czego dotyczy dokument. Informacje wprowadzone w tym miejscu pojawią się w głównym oknie modułu Dokumenty.
   • Kategoria – pozwala przypisać kategorię dokumenty. Rozwiązanie to pozwala zapanować nad dużą liczbą dokumentów, poprzez listę zdefiniowanych kategorii. W przypadku braku kategorii może ona zostać dodana przez użytkownika systemu. Więcej informacji na temat zarządzania kategoriami znajduje się w tym miejscu;
   • Miejsce przechowywania – pozwala na wskazanie miejsca fizycznego przechowywania oryginału dokumentu. Odpowiednie miejsce można wybrać z rozwijanej listy i dodać nowe, klikając przycisk z symbolem plusa;
   • Sprawa – pozwala na powiązanie dokumentu z konkretną sprawą istniejącą już w systemie. Pole umożliwia wyszukanie istniejącej lub utworzenie nowej sprawy;
   • Data pisma – pozwala na ustawienie daty pisma. Po kliknięciu otwiera się okno kalendarza, które daje możliwość wygodnego wskazania odpowiedniej daty;
   • Data wpływu – pozwala na ustawienie daty wpływu pisma do firmy. Po kliknięciu otwiera się okno kalendarza, które daje możliwość wygodnego wskazania odpowiedniej daty;
   • Termin odpowiedzi – umożliwia ustawienie daty, do której ma zostać sporządzona odpowiedź;
   • Uwagi – miejsce na wpisanie uwag dotyczących pisma;
3. kolejny krok wymaga dołączenia pliku stanowiącego obraz dokumentu (skan, zdjęcie, plik PDF) do tworzonego dokumentu. W tym celu należy kliknąć przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać konkretny plik. Po zatwierdzeniu wyboru plik zostanie przesłany na serwer, a przycisk Z dysku zostanie zastąpiony przyciskiem Podgląd. Załącznik można również dodać bezpośrednio ze skanera. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
4. dodane pliki widoczne są w zakładce Załączniki. Przy pomocy przycisku Dodaj możliwe jest dodanie kolejnych plików;
5. ewentualne usunięcie błędnie dodanych plików możliwe jest z poziomu zakładki Załączniki. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni plik i kliknąć przycisk Usuń;

6. po wypełnieniu niezbędnych pól oraz dodaniu pliku należy kliknąć przycisk Zapisz. Dopiero w tej chwili dokument zostanie utworzony w systemie. Widok okna, w którym wykonało się wszystkie operacje, ulegnie istotnej zmianie.

   

Po zamknięciu okna na liście dokumentów pojawi się nowa pozycja, która została wcześniej wprowadzona. W kolumnie Szczegóły dokumentu pismo wychodzące będzie oznaczone czerwoną strzałką. Po podwójnym kliknięciu dokumentu na ekranie pojawi się okno widoczne powyżej.

Pisma przychodzące można również dodać za pomocą funkcji Korespondencja dostępnej w module Dzienniki.