Pismo wychodzące jest kolejnym z kilku podstawowych typów dokumentów, które można zarejestrować w systemie Symfonia eDokumenty.
Aby utworzyć nowy dokument typu Pismo wychodzące, należy:
-
w module Dokumenty kliknąć opcję Nowy, a następnie z menu wybrać Pismo wychodzące. Otwarte zostanie nowe okno.
- dalszy proces wymaga od pracownika wypełnienia pól według instrukcji:
- Nadawca – pozwala na określenie danych nadawcy pisma. Domyślnie w tym miejscu znajdą się dane firmy użytkownika;
- Odbiorca – w polu można wpisać fragment nazwy odbiorcy, a następnie kliknąć ikonę lupy. System przeszuka bazę klientów i podpowie odpowiedniego odbiorcę. Jeżeli pismo jest adresowane do odbiorcy, którego nie ma w bazie klientów, można kliknąć przycisk z symbolem trzech kresek i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. Więcej informacji na temat tworzenia nowego klienta w systemie znajduje się w opisie sekcji Klienci;
- Numer pisma – pozwala nadać numer pisma, jeśli ma być inny niż numer dokumentu;
- Numer dokumentu – wewnętrzny numer, który jest nadawany automatycznie przez system Symfonia eDokumenty po zapisaniu dokumentu;
- Opis – to miejsce na krótki opis dokumentu. Na podstawie tego pola można w przyszłości sprawdzić, czego dotyczy dany dokument. Informacje wprowadzone w tym miejscu pojawią się w głównym oknie modułu Dokumenty;
- Kategoria – pozwala przypisać kategorię do dokumentu. Rozwiązanie to pozwala zapanować nad dużą liczbą dokumentów. Korzysta się z listy zdefiniowanych kategorii. W przypadku braku kategorii może ona zostać dodana przez użytkownika systemu. Więcej informacji na temat zarządzania kategoriami znajduje się w tym miejscu;
- Miejsce przechowywania – pozwala na wskazanie miejsca fizycznego przechowywania oryginału dokumentu. Odpowiednie miejsce można wybrać z rozwijanej listy i dodać nowe, klikając przycisk z symbolem plusa;
- Sprawa – pozwala na powiązanie dokumentu z konkretną sprawą istniejącą już w systemie. Pole umożliwia wyszukanie istniejącej lub utworzenie nowej sprawy;
- Data pisma – pozwala na ustawienie daty pisma. Po kliknięciu otwiera się okno kalendarza, które daje możliwość wygodnego wskazania odpowiedniej daty;
- Data wysyłki – pozwala na ustawienie daty wysyłki pisma z firmy. Po kliknięciu otwiera się okno kalendarza, które daje możliwość wygodnego wskazania odpowiedniej daty;
- Podpisujący – pozwala powiązać konkretną osobę, która podpisze pismo przed jego wysłaniem. Na liście rozwijanej widoczni będą pracownicy firmy, wystarczy wybrać konkretną osobę;
- Uwagi – miejsce na wpisanie uwag dotyczących pisma;
- kolejny krok wymaga dołączenia pisma do tworzonego dokumentu. W tym celu należy kliknąć przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać konkretny plik. Po zatwierdzeniu wyboru plik zostanie przesłany na serwer, a przycisk Z dysku zostanie zastąpiony przyciskiem Podgląd. Załącznik można również dodać bezpośrednio ze skanera. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
- dodane pliki widoczne są w zakładce Załączniki. Przy pomocy przycisku Dodaj możliwe jest dodanie kolejnych plików;
- ewentualne usunięcie błędnie dodanych plików możliwe jest z poziomu zakładki Załączniki. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni plik i kliknąć przycisk Usuń;
-
po wypełnieniu niezbędnych pól oraz dodaniu pliku należy kliknąć przycisk Zapisz. Dopiero w tej chwili dokument zostanie utworzony w systemie. Widok otwartego okna ulegnie istotnej zmianie.
Po zamknięciu okna na liście dokumentów pojawi się nowa pozycja, która została wcześniej wprowadzona. W kolumnie Szczegóły dokumentu pismo wychodzące będzie oznaczone czerwoną strzałką. Po podwójnym kliknięciu dokumentu na ekranie pojawi się okno widoczne powyżej.
Powiązane z