Notatka jest najprostszym dokumentem, który można utworzyć w systemie Symfonia eDokumenty. Notatki mogą mieć różne zastosowanie, ponieważ oprócz treści HTML mogą zawierać również załączone pliki, oraz łatwo je później odszukać i odróżnić od innych typów dokumentów.
Aby utworzyć nową notatkę, należy:
- w oknie Dokumenty kliknąć przycisk Nowy, a potem wybrać Notatka;
- nowe okno jest stosunkowo proste i składa się zaledwie z dwóch pól oraz trzech zakładek:
zakładka Dokument – w polu Wpisz temat należy określić tytuł notatki. Następnie można wprowadzić treść notatki w główne pole okna. Warto zwrócić uwagę na to, że edytor notatek pozwala korzystać z formatowania tekstu. Oznacza to, że notatki mogą zawierać różne kroje czcionek, pogrubienia, kolory, listy i wiele innych;
zakładka Szczegóły – pozwala na zdefiniowanie dodatkowych właściwości:
- Klient – w tym polu można wybrać konkretnego klienta z bazy klientów (lub dodać nowego klienta). Dzięki temu notatka zostanie powiązane z kartoteką klienta w module Klienci;
- Sprawa – tutaj można wskazać konkretną sprawę (lub utworzyć nową). Dzięki temu notatka zostanie dołączona do sprawy i będzie tam widoczna obok innych materiałów i danych;
- Procedura – dla notatki, podobnie jak dla każdego dokumentu może zostać uruchomiona procedura Workflow. Dzięki temu może ona na przykład automatycznie trafić do konkretnej osoby, która będzie mogła podjąć dalsze działania;
- Folder – umożliwia wybranie konkretnego folderu (musi zostać utworzony wcześniej), w którym notatka będzie przechowywana. W ten sposób możliwe jest zapanowanie nad dużą liczbą dokumentów;
- Status – pozwala określić status notatki, na przykład wysłany albo zakończony (konfiguracja statusów);
- Data – w tym miejscu można ustawić datę utworzenia notatki;
- zakładka Załączniki – pozwala powiązać notatkę z konkretnymi plikami. Przy pomocy przycisku Dodaj można dołączyć pliki zapisane na dysku komputera.
- notatka zostanie zapisana w systemie po kliknięciu przycisku Zapisz. Okno notatki ulegnie istotnej zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki.
Powiązane z