System Symfonia eDokumenty przewiduje sytuację, w której użytkownik ma do dodania do systemu dowolny plik, który trudno jednoznacznie przypisać do konkretnego typu dokumentu.
Aby utworzyć nowy plik, należy:
- w oknie Dokumenty kliknąć przycisk Nowy, a potem wybrać Plik;
jeżeli dokument istnieje i jest zapisany na dysku komputera, należy wybrać opcję Z dysku:
- do górnej części okna należy przeciągnąć plik z dysku komputera;
- Nazwa pliku należy wpisać nazwę, pod którą plik będzie widoczny w systemie;
- w polu Opis można umieścić krótki opis przydatny podczas identyfikacji plików na liście dokumentów zapisanych w systemie Symfonia eDokumenty;
- opcja tylko do odczytu pozwoli zablokować możliwość ewentualnej edycji pliku;
- opcja indeksuj zawartość pozwala włączyć indeksację zawartości pliku. Dzięki temu wyszukiwanie będzie obejmować również zawartość dokumentu. Indeksacja działa wyłącznie z plikami typu .txt, .pdf, .ods (OpenOffice Calc) i .odt (OpenOffice Writer);
- aby zapisać dokument w systemie, należy kliknąć przycisk ZAPISZ W SYSTEMIE;
na ekranie pojawi się okno, które pozwala na doprecyzowanie szczegółów dotyczących dodawanego pliku;
- Opis – pozwala skorygować opis, który dodano w poprzednim oknie;
- Klient – plik może zostać powiązany z konkretnym klientem. Można wpisać pierwsze dwa znaki i kliknąć ikonę lupy. System wyszuka klientów, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Jeżeli klient jeszcze nie istnieje w systemie, można go dodać przy pomocy przycisku ze znakiem plusa;
- Sprawa – plik można połączyć z konkretną sprawą, która istnieje w systemie. Pole działa jak wyszukiwarka. Po wpisaniu minimum dwóch znaków i kliknięciu przycisku lupy system wyszuka wszystkie sprawy, które spełniają zadane kryterium. Jeżeli zachodzi potrzeba założenia nowej sprawy, można to zrobić poprzez kliknięcie przycisku ze znakiem plusa;
- Procedura – dla dodawanego pliku można przypisać określoną procedurę, która pozwoli zautomatyzować dalsze działania dotyczące danego dokumentu;
- Data dokumentu – to domyślnie aktualna data. Klikając w pole, można dokonać zmiany daty;
- zakładka Załączniki – w tym miejscu widoczne są dołączone pliki. Możliwe jest dodanie kolejnych plików lub usunięcie tych, które na przykład zostały błędnie dodane;
- przycisk Zapisz spowoduje dodanie pliku do systemu. Po wykonaniu tej akcji na ekranie pojawi się okno, które zawiera dodatkowe zakładki i opcje dotyczące pliku.
Powiązane z