Dokumenty finansowe i handlowe

Dokumenty finansowe i handlowe to następny obszar, w ramach którego Symfonia eDokumenty może usprawnić działanie organizacji. System pozwala na utworzenie kilku różnych typów dokumentów.

Faktura sprzedaży

Pierwszym typem dokumentu jest faktura sprzedaży. Warto w tym miejscu wyraźnie podkreślić, że nowy dokument Faktura sprzedaży jest tak naprawdę opakowaniem dla wcześniej wystawionej faktury. Oznacza to, że niezbędne jest podanie kluczowych danych z faktury oraz podłączenie jej skanu do nowego dokumentu.

Użytkownicy systemu Symfonia eDokumenty Business mają możliwość faktycznego wystawienia faktury z poziomu systemu. Należy jednak mieć świadomość, że rozwiązanie to wiąże się z wykupieniem specjalnej wersji systemu i nie jest dostępne domyślnie.

Aby utworzyć dokument typu Faktura sprzedaży, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie kliknąć przycisk Nowy;
2. odszukać na liście dokument typu Faktura sprzedaży;

3. na ekranie monitora pojawi się nowe okno widoczne poniżej. W celu dodania faktury należy kliknąć przycisk Z dysku. W nowym oknie trzeba wskazać plik faktury (na przykład PDF) i kliknąć przycisk Otwórz;

   

4. w tej chwili do systemu zostanie przesłany plik faktury, a następnie rozpocznie się jego analiza. Po zakończeniu procesu ukaże się podgląd faktury i wczytanych z niej elementów;

   

5. w lewej części pojawi się podgląd faktury sprzedaży, która została przesłana z komputera. Po prawej stronie widoczne są pola, w których wyświetlają się odpowiednie dane pobrane z faktury. Proces analizowania faktury i wypełniania właściwych pól danymi odbywa się w sposób automatyczny, a jego skuteczność jest bardzo wysoka. Na podglądzie faktury żółtym kolorem oznaczono dane, które pobrano do wypełnienia pól z prawej strony;

6. jeżeli niektóre dane zostały błędnie rozpoznane i dodane do nieodpowiednich pól, można to zmienić. W tym celu należy:

   • na podglądzie faktury kliknąć błędnie wczytane pole. Po pojawieniu się ramki można nacisnąć przycisk Del na klawiaturze komputera. Podświetlenie pola zostanie usunięte;
   • odszukać poprawne dane (na przykład Sprzedawcę), umieścić nad nimi kursor myszy, wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy, zakreślić całość potrzebnych informacji i zwolnić przycisk myszy;
   • oznaczone dane zostaną podświetlone na żółto, a na ekranie pojawi się podręczne menu, w którym należy określić, czego one dotyczą;
   • w ten sposób można oznaczyć szereg kluczowych danych faktury i uzupełnić wszystkie dostępne pola. System automatycznie pobierze dane i wstawi w odpowiednie miejsca;

   

7. po wczytaniu danych z faktury i ich sprawdzeniu, należy kliknąć przycisk PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ;
8. w tej chwili następuje przeniesienie do poprzedniego okna, w którym wszystkie pola będą uzupełnione danymi pobranymi w sposób automatyczny z faktury. Sam dokument faktury znajdzie się w zakładce Załączniki. Warto wszystko raz jeszcze sprawdzić i uzupełnić dodatkowe informacje, które nie mogły zostać odczytane z faktury:
   • Sprawa – nową fakturę sprzedaży można powiązać z konkretną sprawą, która istnieje w systemie (po kliknięciu ikony lupy można w prosty sposób odszukać sprawę). Jeżeli sytuacja tego wymaga, bezpośrednio z tego miejsca możliwe jest utworzenie nowej sprawy (przycisk z symbolem plusa);
   • Typ dokumentu księgowego – korzystając ze zdefiniowanej listy, można ustawić typ dokumentu księgowego;
   • Zapłacono – klikając w to pole, można wskazać, jaką kwotę zapłacono tytułem niniejszej faktury oraz oznaczyć datę płatności;
9. w celu zapisania nowej faktury sprzedaży należy kliknąć przycisk Zapisz. Widok okna ulegnie zmianie i zyska ono szereg dodatkowych zakładek, które pozwalają m.in. na szybki podgląd, dodanie kolejnych załączników, edycję szczegółów, śledzenie historii zmian, dodawanie komentarzy i powiązań oraz przychodów.

Faktura zakupu

Faktura zakupu jest kolejnym ważnym typem dokumentu, który można utworzyć z poziomu systemu Symfonia eDokumenty. Warto dodać, że o wiele łatwiejsze jest masowe zarejestrowanie faktur zakupu z aplikacji Faktury zakupu. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.

Aby utworzyć dokument typu Faktura zakupu, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie kliknąć przycisk Nowy;
2. na liście odszukać dokument typu Faktura zakupu;
3. w nowym oknie warto skorzystać z jednego z przycisków:
   • Z dysku – pozwala dodać fakturę, która została zapisana na dysku komputera. W nowym oknie należy wskazać odpowiedni plik i kliknąć przycisk Otwórz;
   • Ze skanera – pozwala na dodanie faktury papierowej, która zostanie zeskanowana. Więcej informacji na temat ustawień skanera i jego wykorzystania można znaleźć w oddzielnym artykule;

4. niezależnie od tego, czy faktura zostanie dodana z pliku zapisanego na dysku, czy też zeskanowana, system Symfonia eDokumenty automatycznie dokona jej analizy za pomocą silnika OCR i wypełni wszystkie pola, która są wymagane. Po zakończeniu procesu ukaże się podgląd faktury i wczytanych z niej elementów;

   

5. w lewej części pojawi się podgląd faktury zakupu, która została przesłana z komputera. Po prawej stronie widoczne są pola, w których wyświetlają się odpowiednie dane pobrane z faktury. Proces analizowania faktury i wypełniania właściwych pól danymi odbywa się w sposób automatyczny z wykorzystaniem OCR, a jego skuteczność jest bardzo wysoka. Na podglądzie faktury żółtym kolorem oznaczono dane, które pobrano do wypełnienia pól z prawej strony;

6. jeżeli niektóre dane zostały błędnie rozpoznane i dodane do nieodpowiednich pól można to zmienić. W tym celu należy:

   • na podglądzie faktury kliknąć błędne wczytane pole. Po pojawieniu się ramki można nacisnąć przycisk Del na klawiaturze komputera. Podświetlenie pola zostanie usunięte;
   • odszukać poprawne dane (na przykład Sprzedawcę), umieścić nad nimi kursor myszy, wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy, zakreślić całość potrzebnych informacji i zwolnić przycisk myszy;
   • oznaczone dane zostaną podświetlone na żółto, a na ekranie pojawi się podręczne menu, w którym należy określić, czego one dotyczą;
   • w ten sposób można oznaczyć szereg kluczowych danych faktury i uzupełnić wszystkie dostępne pola. System automatycznie pobierze dane i wstawi w odpowiednie miejsca;

   

7. po wczytaniu danych z faktury i ich sprawdzeniu należy kliknąć przycisk PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ;
8. w tej chwili nastąpi przeniesienie do poprzedniego okna, w którym wszystkie pola będą uzupełnione danymi pobranymi w sposób automatyczny z faktury. Sam dokument faktury znajdzie się w zakładce Załączniki. Warto wszystko raz jeszcze sprawdzić i uzupełnić dodatkowe informacje, które nie mogły zostać odczytane z faktury:
   • Sprawa – nową fakturę sprzedaży można powiązać z konkretną sprawą, która istnieje w systemie (po kliknięciu ikony lupy można w prosty sposób odszukać sprawę). Jeżeli sytuacja tego wymaga, bezpośrednio z tego miejsca możliwe jest utworzenie nowej sprawy (przycisk z symbolem plusa);
   • Typ dokumentu księgowego – korzystając ze zdefiniowanej listy, można ustawić typ dokumentu księgowego;
   • Zapłacono – klikając w to pole, można wskazać, jaką kwotę zapłacono tytułem niniejszej faktury oraz oznaczyć datę dokonanej płatności;
   • Data zaksięgowania – po kliknięciu pola otwarty zostanie widok kalendarza, na którym należy wskazać odpowiednią datę;
   • Uwagi – w tym można wpisać dodatkowe uwagi dotyczące przesłanej faktury;
9. w celu zapisania nowej faktury należy kliknąć przycisk Zapisz. Widok okna ulegnie zmianie i zyska ono szereg dodatkowych zakładek, które pozwalają m.in. na szybki podgląd, dodanie kolejnych załączników, edycję szczegółów, śledzenie historii zmian, dodawanie komentarzy i powiązań.

Dla nowego dokumentu możliwe jest uruchomienie stosownej procedury (przycisk Uruchom procedurę) oraz określenie statusu (przycisk Ustaw status). Działania te w wygodny sposób zautomatyzują to, co ma dziać się dalej z nową fakturą zakupu. Więcej informacji na temat procedur i obiegu dokumentów zamieszczono w oddzielnym artykule.

Oferta

Aby utworzyć ofertę należy, posiadać dodatek Symfonia eDokumenty Business.

Płatność

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Płatności.

Zamówienie

Zamówienie to następny z dostępnych typów dokumentów, które można przygotować przy pomocy systemu Symfonia eDokumenty oraz modułu Dokumenty. Formant ten pozwala na ewidencjonowanie zamówień, które przychodzą lub wychodzą z firmy.

Aby utworzyć dokumenty typu Zamówienie, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Zamówienie;

   

2. w nowym oknie niezbędne jest uzupełnienie danych dotyczących zamówienia;
   • Numer – w tym polu należy podać numer zamówienia;
   • Opis – konieczne jest podanie opisu zamówienia;
   • Zamawiający – po kliknięciu przycisku z symbolem lupy możliwe jest odszukanie podmiotu, który dokonuje zamówienia. Jeżeli firma użytkownika jest zamawiającym, to jej dane należy wybrać z listy. W przypadku, gdy rejestruje się zamówienie, które trafiło do firmy od kontrahenta i dotyczy usług lub produktów, należy wskazać odpowiedni podmiot. Przy pomocy znaku plus możliwe jest wygodne dodanie nowego podmiotu;
   • Sprawa – zamówienie warto powiązać z konkretną sprawą, której dotyczy. Dzięki temu w prosty sposób możliwe jest zapanowanie nad wszystkimi elementami związanymi z daną sprawą. Sprawę można wybrać z listy, która pojawi się po kliknięciu przycisku z symbolem lupy lub stworzyć nową, klikając znak plusa;
   • Adres dostawy – w tym polu należy wskazać adres dostawy. Dla zamówień składanych przez organizację użytkownika należy wybrać adres siedziby firmy. Dla zamówień z zewnętrz należy wskazać adres podmiotu, który dokonał zamówienia;
   • Dostawca – pozwala na wskazanie dostawcy zamawianego produktu lub usługi;
   • Forma płatności – umożliwia wskazanie sposobu zapłaty za zamawiany towar lub usługę. Dostępne formy płatności są widoczne na zamkniętej liście. Natomiast przy pomocy przycisku ze znakiem plus można dodać inny sposób zapłaty, który nie jest przewidziany na liście;
   • Termin płatności – pozwala określić termin płatności;
   • Data wpływu – w tym polu należy wskazać datę wpływu zamówienia;
   • Termin realizacji – pozwala na określenie terminu realizacji zamówienia;
   • Data wystawienia – umożliwia wskazanie terminu wystawienia zamówienia. Warto w tym miejscu pamiętać, że termin wystawienia nie zawsze będzie tożsamy z terminem wpływu;
   • Rodzaj – pole służy do określenia, kogo dotyczy zamówienie. Z listy można wybrać opcję własne (do dostawcy) oraz obce (dla klienta);
   • Wartość netto – służy do podania wartości netto zamówienia;
   • Wartość VAT – służy do podania wartości podatku VAT;
   • Wartość brutto – pozwala na określenie wartości brutto zamówienia;
   • Projekt – przy pomocy tego pola zamówienie można powiązać z konkretnym projektem. Ikona lupy pozwala odszukać istniejący projekt. Natomiast przycisk z symbolem plusa pozwala na założenie nowego projektu;
   • Waluta – waluta wykorzystana w zamówieniu;
   • Jednostka rozliczeniowa – służy do ustawienia jednostki rozliczeniowej. Wybór dokonywany jest na podstawie listy, której tworzenie opisano w oddzielnym artykule;
   • Procedura – dla nowego zamówienia można przypisać konkretne procedury, które pozwolą nadać odpowiedni bieg dokumentowi. Korzystanie z procedur wymaga ich uprzedniego zdefiniowania. Zagadnienie to opisano w oddzielnym artykule;
   • Status – pozwala ustawić status i określić, co dzieje się z zamówieniem;
   • Projekt – pozwala na powiązanie zamówienia z projektem,
   • Dostawa – pozwala na wybór preferowanej formy dostawy przesyłki;
3. w zakładce Załączniki możliwe jest dołączenie dokumentu zamówienia:
   • Dodaj – pozwala na dodanie pliku z dysku;
   • Skanuj – pozwala na dołączenie dokumentu przy użyciu skanera;
4. po wprowadzeniu wszystkich koniecznych danych należy kliknąć przycisk Zapisz celem utworzenia dokumentu w systemie;

5. widok okna dokumentu typu Zamówienie ulegnie zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki oraz mechanizmy:

   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie te informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
   • Pozycje – zawiera wykaz pozycji na zamówieniu;
   • Załącznik – pozwala dodawać i usuwać załączniki;
   • Warunki – umożliwia dodanie szczegółowych informacji na temat warunków handlowych;
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Cechy – zawiera dodatkowe cechy zamówienia. Zestaw opcji jest zależny od wewnętrznych ustawień organizacji;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

   

6. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany. Można również zainicjować procedurę obiegu dokumentu, klikając odpowiedni przycisk w bocznym panelu.