Pozostałe typy dokumentów

Sekcja zawiera typy dokumentów, które nie zostały zaklasyfikowane do konkretnych zbiorów.

Arkusz inwentaryzacyjny

Aby utworzyć dokumenty typu Arkusz inwentaryzacyjny, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Arkusz inwentaryzacyjny;

2. w nowym oknie należy wypełnić następujące pola:

   • Data – data utworzenia arkusza inwentaryzacyjnego;
   • Magazyn – pozwala wskazać magazyny, których dotyczy dany arkusz. Po kliknięciu przycisku z symbolem lupy możliwe jest wygodne odszukanie odpowiedniego magazynu;
   • Opis – służy do dodania opisu arkusza, który jest właśnie tworzony. Informacje te pozwolą na łatwiejszą identyfikację typu dokumentu;

   

3. w sekcji Załączniki możliwe jest dodanie pliku z konkretnym arkuszem:
   • Dodaj – pozwala dodać plik zapisany na dysku komputera;
   • Skanuj – pozwala dołączyć dokument, który zostanie zeskanowany;
4. po wypełnieniu wszystkich pól i dodaniu załączników, należy kliknąć przycisk Zapisz. W tej chwili dokument zostanie utworzony w systemie;

5. po utworzeniu dokumentu widok okna ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe elementy:

   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
   • Pozycje – w tej zakładce należy dodać szczegółowy wykaz pozycji, które zostały ujawnione według spisu. W tym celu należy kliknąć zielony przycisk ze znakiem plusa. W nowym oknie w polu Produkt przy pomocy przycisku z symbolem lupy należy odszukać odpowiedni produkt. Pozostałe pola zostaną pobrane automatycznie i konieczne będzie jedynie podanie ilości w polu Ilość wg spisu. Nową pozycję trzeba zatwierdzić, klikając przycisk ZAPISZ. W ten sam sposób należy dodać wszystkie spisane towary, a następnie kliknąć przycisk Zapisz w oknie z listą produktów.
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Metadane – zawiera metrykę dokumentu wraz z kodem paskowym;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

   

6. należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Warto w tym miejscu podkreślić, że dokumenty typu Arkusz inwentaryzacyjny można powiązać z konkretną sprawą. W tym celu w oknie dokumentu należy kliknąć przycisk Dołącz do sprawy, a następnie w nowym oknie wskazać istniejącą lub utworzyć nową sprawę.

Arkusz może zostać również przekazany innej osobie lub do wskazanego działu. W tym celu należy skorzystać z przycisku Dołącz do sprawy.

Inne

Inne jest typem dokumentu, który można użyć w sytuacji, gdy nie wiadomo, dokąd dany rodzaj dokumentu przekazać. Należy rozważnie używać tego typu dokumentów, ponieważ w przyszłości trudno będzie określić, z jakim dokumentem ma się do czynienia.

Aby utworzyć dokumenty typu Inne, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Inne;

2. w nowym oknie wypełnić następujące pola:

   • Nazwa pliku – zostanie wypełniona na podstawie dodanego pliku;
   • Opis – pozwala szerzej opisać zawartość dokumentu. Im dokładniej dokument zostanie opisany, tym łatwiej będzie go w przyszłości odszukać lub zidentyfikować;
   • Tylko do odczytu – pozwala zablokować możliwość edycji dokumentu;
   • Indeksuj zawartość – włączenie tej opcji spowoduje, że dokument zostanie zindeksowany przez system Symfonia eDokumenty;

   

3. po uzupełnieniu danych z punktu 2. należy kliknąć przycisk ZAPISZ W SYSTEMIE. Na ekranie pojawi się następne okno, w którym można wykonać dodatkowe działania związane z nowym dokumentem:

   • Opis – w tym miejscu można dokonać edycji opisu dokumentu;
   • Klient – dla tworzonego dokumentu można przypisać klienta, z którym jest on związany. Klienta można wybrać z listy, która pojawi się po kliknięciu przycisku z symbolem lupy lub stworzyć nowego, klikając znak plusa;
   • Sprawa – zamówienie warto powiązać z konkretną sprawą, której dotyczy. Dzięki temu możliwe jest zapanowanie nad wszystkimi elementami związanymi z daną sprawą. Sprawę można wybrać z listy, która pojawi się po kliknięciu przycisku z symbolem lupy, lub stworzyć nową, klikając znak plusa;
   • Procedura – dla nowego zamówienia można przypisać konkretne procedury, które pozwolą nadać odpowiedni bieg dokumentowi. Korzystanie z procedur wymaga ich uprzedniego zdefiniowania. Zagadnienie to opisano w oddzielnym artykule;
   • Data dokumentu – dla porządku dokument powinien mieć określoną datę utworzenia. Po kliknięciu w pole datę można ustawić, używając wygodnego kalendarza;
   • Numer dokumentu – pozwala na wpisanie numeru dokumentu;
   • Załączniki – zawiera dołączone pliki do dokumentu. Przy pomocy przycisków można dodać kolejne pliki (Dodaj lub Skanuj) albo usunąć te, które są już zbędne (Usuń);
   • wszystkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz;

   

4. okno z poprzedniego podpunktu ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki oraz opcje:

   • Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który dodano jako załącznik;
   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
   • Załącznik – pozwala dodawać i usuwać załączniki;
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Metadane – zawiera metrykę dokumentu wraz z kodem paskowym;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

   

5. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Uchwała

Aby utworzyć dokumenty typu Uchwała, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Uchwała;

2. na ekranie pojawi się nowe okno. W polu Opis należy podać opis dokumentu, który pozwoli na jego szybką identyfikację;

   

3. w sekcji Treści należy wskazać, w jaki sposób dołączony zostanie plik z treścią dokumentu:
   • Z pliku – otwarte zostanie okno, na które można przeciągnąć plik z treścią uchwały. Plik trafi do zakładki Załączniki;
   • Papier – opcja pozwala określić, że papierowa wersja uchwały jest przechowywana w archiwum firmy. W połączeniu z opcją Miejsca możliwe jest dokładne wskazanie miejsca przechowywania dokumentu;
   • Ze skanera – umożliwia zeskanowanie papierowego dokumentu i dołączenie skanu do tworzonego dokumentu. Rozwiązanie to wymaga skonfigurowania skanera w systemie i zostało szerzej omówione w oddzielnym artykule. Zeskanowany plik trafi do zakładki Załączniki;
   • Z szablonu – pozwala utworzyć treść uchwały w oparciu o wcześniej przygotowany szablon. Po zaznaczeniu opcji pojawi się dodatkowe okno, w którym należy wskazać szablon;
4. Data – wymaga określenia powstania danego dokumentu;
5. Dodano – służy do wskazania daty dodania dokumentu do systemu Symfonia eDokumenty;
6. Znak zew. – pozwala na podanie znaku lub numeru dokumentu, jeżeli zostanie on nadany;
7. każdy dokument typu uchwała można powiązać ze sprawą. W polu Sprawa należy kliknąć przycisk z symbolem lupy i następnie odszukać istniejącą sprawę. Jeżeli dokument wymaga utworzenia nowej sprawy, można to zrobić, klikając przycisk z symbolem plusa;
8. Miejsce – służy do wskazania miejsca przechowywania papierowej wersji dokumentu;
9. po wypełnieniu pól opisanych powyżej, należy kliknąć przycisk Zapisz celem rejestracji dokumentu w systemie;

10. okno, w którym pracowano do tej pory ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki oraz opcje:

    • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
    • Załączniki – pozwala dodawać i usuwać załączniki;
    • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
    • Metadane – zawiera metrykę dokumentu wraz z kodem paskowym;
    • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
    • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

    

11. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Zwrotka

Zwrotka, czyli zwrotne potwierdzenie odbioru, jest dokumentem, który wykorzystuje się podczas wysyłki dokumentów przy pomocy poczty lub firmy kurierskiej. Adresat pisma w trakcie odbioru musi podpisać specjalny blankiet, który wraca do nadawcy.

Aby utworzyć dokument typu Zwrotka, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Zwrotka;

2. na ekranie pojawi się nowe okno. W polu Dodano należy określić datę dodania do systemu;

   

3. Data doręczenia jest datą widoczną na blankiecie zwrotki i mówi ona o tym, kiedy przesyłka została odebrana przez adresata;
4. Nr „R-ki” – to numer dokumentu zwrotki. Numer można wpisać ręcznie lub skorzystać z bazy numerów, którą uprzednio należy ustawić w systemie. Dokładna instrukcja tworzenia bazy numerów jest dostępna w oddzielnym artykule;
5. Adresat – w tym miejscu należy wskazać adresata pisma. Przy pomocy przycisku z symbolem lupy można odszukać odpowiedniego adresata w bazie systemu Symfonia eDokumenty. W przypadku braku kontaktu należy go utworzyć, korzystając z przycisku ze znakiem plusa;
6. Opis – pozwala opisać, czego dotyczyła dana zwrotka. Dzięki temu będzie łatwiej ją zidentyfikować;
7. Sprawa – zwrotkę można dołączyć do konkretnej sprawy, co ułatwi utrzymanie porządku w dokumentacji i umożliwi proste odszukanie potrzebnych dokumentów;
8. aby zapisać dokument w systemie, należy kliknąć przycisk Zapisz;

9. okno, w którym pracowano do tej pory, ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki oraz opcje:

   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Metadane – zawiera metrykę dokumentu wraz z kodem paskowym;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

   

10. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.