W zakładce Szczegóły dostępne są podstawowe powiązania: z klientem, ze sprawą oraz z procedurą wewnątrz firmy. Należy pamiętać o tym, że w zakładce Szczegóły można powiązać dokument tylko z jedną sprawą, jednym klientem i jedną procedurą. Natomiast z poziomu zakładki Powiązania możliwe jest stworzenie dodatkowych powiązań, które pozwolą na jeszcze lepsze wykorzystanie potencjału modułu Dokumenty.
Dokument można dodatkowo powiązać z:
- innym dokumentem (nowym lub istniejącym);
- sprawą;
- zadaniem;
- klientem.
Aby utworzyć nowe powiązanie dokumentu należy:
- w module Dokumenty odszukać i otworzyć wybrany dokument (na przykład kliknąć go dwukrotnie przyciskiem myszy);
w nowym oknie należy wybrać zakładkę Powiązania, a potem kliknąć Dodaj powiązanie;
w nowym oknie możliwe jest ustawienie następujących rodzajów powiązań:
- Kontakt – należy kliknąć w pole wyszukiwania, wpisać fragment nazwy kontaktu, a potem nacisnąć ikonę lupy. System wyszuka kontakty, które spełniają podane kryteria. Jeżeli wynik wyszukiwania będzie zawierał więcej pozycji, pojawi się lista i po jej rozwinięciu (przycisk ze strzałką skierowaną w dół) będzie można wskazać odpowiedni kontakt.
- Sprawa – należy kliknąć w pole wyszukiwania, wpisać nazwę szukanej sprawy i kliknąć przycisk z ikoną lupy. System wyszuka sprawy spełniające podane kryteria wyszukiwania. Przy pomocy przycisku ze strzałką skierowaną w dół można rozwinąć listę i wskazać konkretną sprawę;
- Dokument – należy kliknąć w pole wyszukiwania, wpisać nazwę szukanego dokumentu i kliknąć przycisk z ikoną lupy. System wyszuka dokumenty spełniające podane kryteria wyszukiwania. Przy pomocy przycisku ze strzałką skierowaną w dół można rozwinąć listę i wskazać konkretny dokument;
- jednocześnie dany dokument można powiązać z kontaktem, sprawą i innym dokumentem. Oznacza to, że w oknie widocznym poniżej można wypełnić wszystkie dostępne kryteria;
- po ustawieniu powiązań należy całość zatwierdzić za pomocą przycisku OK;
nowe powiązania będą widoczne w głównej części zakładki Powiązania;
- każde powiązanie będzie zawierać informacje na temat tego, jaki ma charakter (sprawa, dokument, kontakt) oraz z czym zostało połączone. Podwójne kliknięcie w dany wpis na liście spowoduje otwarcie dokumentu, sprawy lub kontaktu, do którego podpięto dany dokument.
Aby usunąć istniejące powiązanie, należy:
- otworzyć konkretny dokument i przejść do zakładki Powiązania;
na liście powiązań odszukać pozycję, która ma zostać usunięta, kliknąć w nią prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać opcję Usuń;
- kliknąć przycisk TAK w celu potwierdzenia chęci usunięcia powiązania w oknie komunikatu.
Powiązane z