Przekazywanie dokumentów w systemie Symfonia eDokumenty stanowi kluczowy element obiegu informacji w organizacji. Funkcja ta umożliwia szybkie skierowanie dokumentu do właściwego działu lub konkretnej osoby, a także dodanie kopii, instrukcji czy powiązanych zadań. Dzięki temu proces obsługi dokumentów przebiega sprawnie, a użytkownicy mogą łatwo kontrolować, na jakim etapie znajduje się dany dokument oraz kto jest odpowiedzialny za jego dalsze przetwarzanie.
Aby przekazać dokument dalej, należy:
odszukać na liście dokument, który ma zostać przekazany. Następnie można skorzystać z jednej z poniższych opcji:
- wskazać plik na liście (należy kliknąć odpowiedni wiersz) i dalej wybrać opcję Przekaż na górnym menu nawigacyjnym. W ten sposób można przekazać kilka dokumentów jednocześnie;
- kliknąć dokument na liście prawym przyciskiem myszy i skorzystać z opcji Przekaż w menu podręcznym;
- otworzyć dokument z dowolnego innego miejsca niż lista dokumentów (np. z powiadomienia). Wówczas opcja jest dostępna na pasku zadań dokumentu;
- w nowym oknie w sekcji Przekaż oryginał należy kliknąć w pole wyboru i wybrać z listy dział lub konkretną osobę, którym dokument ma zostać przekazany. W przypadku rozbudowanych organizacji po kliknięciu w pole można zacząć wpisywać nazwę działu lub nazwisko odbiorcy dokumentu. System podpowie dział lub osobę, która spełnia kryterium wyszukiwania. W systemie przyjęto założenie, że podobnie jak w obiegu papierowym, można przekazać tylko jeden oryginał, a w pozostałe miejsca jest przekazywana kopia. Dzięki temu osoba odbierająca oryginał wie, że jest domyślną osobą odpowiedzialną za jego archiwizację i załatwienie (co może oznaczać różne rzeczy dla różnych dokumentów i przyjętych procedur działania);
- jeżeli kopia dokumentu ma dodatkowo trafić od innych osób lub działów, można to zrobić poprzez kliknięcie opcji Przekaż kopie i wyszukanie odbiorców na liście. Kopia może być jawna (Kopia DW) lub ukryta (Kopia UDW). Różnica polega na tym, że o osobach lub działach wpisanych do ukrytej kopii nie dowiedzą się inni odbiorcy dokumentu;
w sekcji Instrukcje możliwe jest wpisanie dodatkowej informacji, która trafi do odbiorcy dokumentu. Po kliknięciu w pole można zacząć wprowadzać tekst. Możliwe jest również skorzystanie z bazy gotowych instrukcji. W tym wypadku należy kliknąć ikonę lupy i wybrać odpowiednie instrukcje z dostępnej listy. Lista dyspozycji podlega konfiguracji w Ustawieniach systemu;
- po kliknięciu przycisku PRZEKAŻ sprawa zostanie przekazana zgodnie z wprowadzonymi kryteriami.
Wszystkie przekazane dokumenty będzie można łatwo odszukać w module Dokumenty przy użyciu folderów. Jeżeli dla przekazanego dokumentu odznaczono opcję Oznacz dokument jako załatwiony lub zostało utworzone zadanie, to pojawi się ono w folderze ZLECONE. W przypadku, kiedy przekazano dokument bez tych opcji, dokument znajdzie się w folderze ZAŁATWIONE.
Na etapie przekazywania dokumentu można dla niego utworzyć zadanie (sekcja Utwórz zadanie). Dzięki temu możliwa jest kontrola terminu i realizacji danego dokumentu i powiązanych z nim działań.
W opisie powyżej wspomniano, że dokument może zostać przekazany bezpośrednio do wybranego działu bez wskazywania konkretnej osoby.
Dostępne tylko w: Symfonia eDokumenty Ready
Jeżeli użytkownik nie może wybrać działów na liście (są wyszarzone) do przekazania dokumentu, to administrator powinien wprowadzić następujące zmiany:
- na pasku kliknąć przycisk z trzema kropkami (Centrum), a potem wybrać kolejno Narzędzia i Panel sterowania;
- w nowym oknie odszukać sekcję Narzędzia administracyjne i kliknąć opcję Ustawienia systemu;
w nowym oknie odszukać opcję POST_ONLY_DECRETATION i wyłączyć ją;
- wylogować się i ponownie zalogować w systemie.
Użytkownik w celu odbioru pism przekazanych na dział musi na swoim koncie w module Dokumenty wprowadzić zmianę, która wskaże, z jakich działów mają być pobierane dokumenty.
- po włączeniu modułu Dokumenty należy kliknąć opcję WSZYSTKIE, a potem prawym przyciskiem myszy opcję Nadesłane;
z podręcznego menu należy wybrać opcję Konfiguruj;
w nowym oknie w sekcji Struktura organizacyjna należy odszukać dział, zaznaczyć go, a potem kliknąć strzałkę skierowaną w prawo (jest na środku paska). Wybrany dział powinien pojawić się w prawej kolumnie. Przeniesienie działu do prawej kolumny jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia działu. Uprawnienia można nadawać w ustawieniach konta w zakładce PRAWO DO STRUKTURY;
- kliknąć przycisk Zamknij. Od teraz pracownik zobaczy przekazane dokumenty w wybranym dziale. Powinny się one pojawić w zakładce Nadesłane oraz DO ZAŁATWIENIA.
Powiązane z