Ważnym elementem obiegu dokumentów jest możliwość wygodnej kontroli. W przypadku systemu Symfonia eDokumenty użytkownik ma do dyspozycji kilka mechanizmów, które pozwalają śledzić, co dzieje się z przekazanym dokumentem.
Podstawowym elementem kontroli jest moduł Dokumenty wraz z folderami i graficznymi oznaczeniami, które pojawiają się obok przekazanych pozycji.
W kolumnie obok nazw dokumentów widoczne są kolorowe strzałki – zielone oraz czerwone. Strzałka zielona informuje o tym, że dany dokument został przekazany użytkownikowi. Natomiast strzałka czerwona mówi o tym, że to użytkownik przekazał dalej dany dokument. Po otwarciu dokumentu w zakładce Historia można sprawdzić, dokładnie komu i kiedy dokument został wysłany.
Kolumna zawierająca strzałki nosi nazwę Szczegóły dokumentu. Jeżeli kolumny nie widać, należy kliknąć prawym przyciskiem w belkę tytułową i zaznaczyć opcję Szczegóły dokumentu.
Dodatkowo foldery pozwalają w łatwy sposób sprawdzić, co zostało zlecone przez użytkownika (ZLECONE), co mu przekazano (DO ZAŁATWIENIA) oraz co już jest załatwione (ZAŁATWIONE).
Powiadomienia są podstawowym poziomem kontroli i znajdują się w sekcji powiadomień na pasku zadań użytkownika. Jeżeli użytkownik otrzyma dokument lub zadanie, zostanie o tym powiadomiony stosownym komunikatem.
Komunikaty to drugi ważny element pozwalający kontrolować obieg dokumentów. Pojawiają się w formie okienek wyskakujących bezpośrednio na pulpicie użytkownika.
Jeżeli z przekazanym dokumentem powiązane zostało zadanie, to w module Dokumenty w folderze ZLECONE przy każdym dokumencie w dwóch ostatnich kolumnach znajdą się ikony, które informują o stanie danego dokumentu i powiązanego z nim zadania.
Ostatnia kolumna zawiera ikonę, która może mieć kolor szary lub zielony – Stan załatwienia powiązanego zadania. Szara ikona informuje o tym, że zadanie nie zostało jeszcze wykonane, natomiast zielona oznacza, że pracownik wykonał powierzone mu zadanie.
Jeżeli kolumny nie widać, należy kliknąć prawym przyciskiem w belkę tytułową i zaznaczyć opcję Stan za załatwienia.
Przedostatnia kolumna, Stan załatwienia, służy do oznaczenia stanu dokumentu jako załatwiony. Dla dokumentów otrzymanych może to oznaczać, że użytkownik już zajął się dokumentem, a dla przekazanych (po odznaczeniu opcji Oznacz dokument jako załatwiony), że dokument przekazany do innej osoby uznano za załatwiony.
Powiązane z