Na etapie tworzenia nowego projektu podajemy jedynie kilka podstawowych związanych z nim informacji. Gdy projekt zostanie utworzony, można dodać więcej informacji na jego temat. Wśród informacji, jakie możemy podać, są m.in.: powiązanie ze sprawą nadrzędną, wartość, koszt, osoba kontaktowa, status, cechy (w tym indywidualne używane w organizacji) oraz uprawnienia.
Aby uaktualnić informacje ogólne, należy:
- włączyć aplikację Projekty;
- w zakładce PROJEKTY odszukać projekt i rozwinąć jego szczegóły (należy kliknąć strzałkę przy nazwie projektu);
-
w sekcji Informacje ogólne kliknąć Edytuj;
-
w nowym oknie w zakładce Ogólne możliwa jest zmiana (również w słowniku projektów) lub uzupełnienie danych. Zmiany może dokonać osoba należąca do grupy OBSŁUGA SPRAW – ROZSZERZONY DOSTĘP. Zmianie podlegają następujące dane:
- Nazwa – nazwa projektu, pole będzie wypełnione na podstawie danych, które podano przy tworzeniu nowego projektu;
- Data wszczęcia – data rozpoczęcia projektu, pole będzie wypełnione na podstawie danych, które podano przy tworzeniu nowego projektu;
- Typ – pozwala określić, czy dany projekt jest terminowy czy stały;
- Numer – numer projektu, pole będzie wypełnione na podstawie danych, które podano przy tworzeniu nowego projektu;
- Osoba odpowiedzialna – informacja o osobie, która odpowiada za projekt, pole będzie wypełnione na podstawie danych, które podano przy tworzeniu nowego projektu;
- Termin realizacji – zawiera datę końca projektu, pole będzie wypełnione na podstawie danych, które podano przy tworzeniu nowego projektu. Dodatkowo można wprowadzić stałą wartość liczoną w dniach od początku projektu;
- Teczka – informacja o teczce, w której przechowywany jest projekt. Pole nie może być zmienione;
- Klient – informacja o kliencie, dla którego realizowany jest projekt, pole będzie wypełnione na podstawie danych, które podano przy tworzeniu nowego projektu;
- Zamknięto – pole może zawierać datę zamknięcia projektu;
- Stan – pozwala na określenie czy projekt jest Otwarty, czy Zamknięty;
- Sprawa nadrzędna – pozwala dodać powiązanie projektu z inną sprawą, która będzie dla niego nadrzędna. Takie powiązanie pozwoli na wygodny wgląd i zapewni porządek w dokumentach. Dodanie powiązania sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy sprawy, kliknięcia lupy i wybrania odpowiedniej pozycji z listy;
- Osoba kontaktowa – pozwala na dodanie osoby kontaktowej związanej z projektem. Dodanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwiska, kliknięcia lupy i wybrania odpowiednie osoby z listy. Można również dodać zupełnie nową osobę. W tym celu należy kliknąć przycisk plusa i uzupełnić niezbędne dane w nowym oknie;
- Status – pozwala określić status projektu. Lista zawiera następujące statusy: NOWY, W TOKU, OPÓŹNIONY oraz ZAGROŻONY;
- Wartość – pozwala wpisać wartość projektu. Przy pomocy strzałki obok pola można określić walutę;
- Koszt – pozwala wpisać koszt projektu. Przy pomocy strzałki obok pola można określić walutę;
- Projekt – pole zablokowane do edycji. W momencie utworzenia sprawy projektowej generowany jest także wpis w słowniku projektów, a utworzona sprawa ma od razu zainicjowane pole Projekt. Blokada ma zabezpieczyć sprawę przed nielogicznym przepinaniem jej do innych projektów;
- Procedura – pozwala na wybór procedury obiegu dokumentów związanych z projektem;
- Uwagi – miejsce na dodatkowe uwagi dotyczące projektu;
-
w nowym oknie w zakładce Cechy możliwe jest określenie dodatkowych cech dla projektu. Zarządzanie cechami jest możliwe z poziomu ustawień systemowych. Więcej informacji na temat cech znajduje się w oddzielnym artykule. Edycja raz dodanych cech nie jest wskazana:
- zawartość zakładki zmienia się w zależności od indywidualnych ustawień cech dla danej organizacji,
- w zależności od rodzaju cech inny będzie sposób ich wykorzystania. Możliwe jest chociażby zaznaczenie opcji (np. Włączona hurtownia danych) albo wybór z rozwijanej listy (np. Źródło finansowania);
-
w nowym oknie w zakładce Uprawnienia możliwe jest określenie uprawnień do projektu:
- Wybierz listę – z listy wybrać Lista pracowników, Lista grup, Struktura organizacyjna lub Lista kont zewnętrznych;
- Pracownicy (Grupy użytkowników, Struktura organizacyjna, Konta klientów) – oznaczyć pozycję na liście i kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę;
- w nowym oknie zaznaczyć typ uprawnień, które mają zostać nadane i kliknąć OK;
- pozycja przeskoczy do kolumny Uprawnieni;
- w celu odebrania uprawnień należy zaznaczyć pozycję w kolumnie Uprawnieni i kliknąć strzałkę skierowaną w lewą stronę. Pozycja przeskoczy z prawej do lewej kolumny;
- przycisk HISTORIA – otwiera okno z historią zmian w ramach projektu;
- przycisk PODGLĄD – otworzy główne okno projektu wraz z jego podglądem;
- kliknąć OK, aby zapisać dane i zamknąć okno.
Powiązane z