Edycja zadania

Sam proces tworzenia nowego zadania nie jest skomplikowany i zawiera raptem kilka opcji, które należy uzupełnić. Nie oznacza to jednak, że w samym zadaniu nie ma większej liczby opcji, które przydają się podczas pracy. Dostęp do właściwych ustawień zadania jest możliwy po tym, jak poddamy je edycji.  

Aby edytować zadanie (i podzadanie), należy:

1. włączyć aplikację Projekty;

2. odszukać zadanie. Można to zrobić na co najmniej dwa sposoby:

   • kliknąć zakładkę PROJEKTY, odszukać i rozwinąć zadanie na liście;
   • kliknąć zakładkę ZADANIA, odszukać zadanie (można użyć filtrów);

   

3. po odnalezieniu zadania (niezależnie od wybranego sposobu) należy w nie dwukrotnie kliknąć. Otwarte zostanie nowe okno, którego funkcjonalność szerzej omówiono w kolejnych podpunktach;

4. zakładka Ogólne – zawiera podstawowe dane dotyczące zadania:  

   • Zadanie – nazwa zadania (może być modyfikowana);
   • Data – data początku realizacji zadania;
   • Czas trwania – czas trwania zadania, wartość wyliczona na podstawie Daty i Daty do. Domyślnie zakłada się, że jeden dzień roboczy to 8 godzin;
   • Data do – data końca realizacji zadania. Po kliknięciu w ustaw można zmienić datę końca wraz z godziną;
   • Dla kogo – zawiera informacje o osobie, do której przypisano zadanie. Klikając krzyżyk przy nazwisku osoby, można ją usunąć z listy. W celu dodania nowej osoby należy kliknąć w pole, wprowadzić fragment nazwiska i z listy wybrać odpowiednią osobę. Do zadania można przypisać kilku pracowników lub całą grupę. W celu dodania grupy należy kliknąć przycisk z rysunkiem głów i z listy wybrać odpowiednią grupę. Dodanie grupy oznacza, że wszyscy jej członkowie będą przypisani do zadania;
   • Opis – miejsce na szerszy i bardziej precyzyjny opis zadania. Można tutaj dodać szczegółowe instrukcje dotyczące realizacji zadania lub opisać cel;
   • Powiązania – sekcja pozwala na powiązanie zadania z konkretną sprawą oraz klientem. Domyślne powiązanie można usunąć, klikając krzyżyk. W celu dodania nowego powiązania wystarczy kliknąć w pole, wprowadzić fragment nazwy klienta lub sprawy, a potem wskazać go na liście. Można również dodać zupełnie nową sprawę lub klienta. W tym celu należy kliknąć przycisk plusa. Opis zakładania nowych spraw i klientów znajduje się w dedykowanych instrukcjach dla aplikacji Klienci oraz Sprawy;

   

5. zakładka Dodatkowe – zawiera dodatkowe informacje na temat zadania:

   • Przypomnienie – pozwala na ustawienie przypomnienia o nadchodzącym zadaniu. Lista zawiera zdefiniowane wartości, które można wybrać. Na przykład ustawienie 2 godziny wymusi przypomnienie na dwie godziny przed początkiem zadania;
   • Identyfikator – w tym miejscu można dodać identyfikator zadania. Pole ma charakter tekstowy i odpowiednią wartość należy wpisać ręcznie;
   • Postęp – pozwala określić procentowy postęp realizacji zadania. Wystarczy wpisać samą liczbę bez symbolu %;
   • Kampania – pozwala na powiązanie zadanie z uprzednio zdefiniowanymi kampaniami. Wybór sprowadza się do wskazania pozycji na liście. Funkcja dostępna wyłącznie w systemie Symfonia eDokumenty Ready;
   • Termin od i do wg planu bazowego – pozwala na ustawienie terminu realizacji zadania wg. planu bazowego. Po włączeniu widoku na wykresie pojawia się linia prezentująca plan bazowy (czyli zatwierdzony na starcie harmonogram). Po najechaniu na zadanie, na wykresie widoczne będą daty;
   • Status – pozwala na określenie statusu zadania. Dostępne opcje to PRZYJĘTY, W TRAKCIE, WERYFIKACJA oraz ZAKOŃCZONE;
   • Kamień milowy – pozwala oznaczyć zadanie jako kamień milowy, można też odznaczyć zadanie, które na etapie tworzenia zostało błędne oznaczone;
   • Priorytet – pozwala określić priorytet zadania. Dostępne ustawienia to Niski, Brak oraz Wysoki;
   • Poinformuj mnie jeżeli wykonano – opcję można zaznaczyć, jeżeli tworzymy zadanie dla innej osoby i chcemy otrzymać powiadomienie, gdy zostanie ono wykonane – oznaczone jako załatwione;
   • Prywatne – włączenie opcji spowoduje, że zadanie będzie miało charakter prywatny i nikt inny nie będzie mieć do niego dostępu;
   • Przypięte – włączenie wymusi przypięcie zadania na początku listy zadań do realizacji;

   

6. zakładka Poprzedniki – umożliwia podłączenie do tworzonego zdarzenia zadań, które należy wykonać wcześniej. Poprzednik jest widoczny na wykresie Gantta w postaci strzałki łączącej zadania. Dodanie poprzednika sprowadza się do:

   • kliknięcia przycisku Dodaj poprzedniki;
   • odszukania i wskazania zadań w nowym oknie;
   • kliknięcia przycisku DODAJ WYBRANE;
   • dodany poprzednik można usunąć, klikając przycisk z ikoną kosza (Usuń poprzedniki);
   • poprzednik można ustawić także bezpośrednio z wykresu Gantta przeciągając strzałkę z zadania, wówczas staje się ono poprzednikiem zadania, do którego prowadzona jest strzałka;

   

7. zakładka Czas pracy – zawiera wszelkie informacje na temat czasu pracy. W tym miejscu pojawiają się wszystkie informacje na temat czasu, jaki zajęło dane zadanie. Można również ręcznie dodać informacje o przepracowanych godzinach. W tym celu należy:

   • kliknąć przycisk Nowy wpis;
   • w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola, kliknąć przycisk ZAPISZ;
   • nowy wpis pojawi się na liście;
   • usunięcie wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Usuń z menu podręcznego;
   • edycja wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Edytuj z menu podręcznego;

   

8. zakładka Komentarze – pozwala dodawać komentarze związane z zadaniem. W ramach komentarzy można przywoływać konkretne osoby (należy wprowadzić znak @ oraz zacząć wpisywać bezpośrednio po nim nazwisko osoby. a potem wybrać z listy). Na komentarze można odpowiadać. Powiadomienia o komentarzach otrzymają osoby, które są powiązanie z zadaniem lub zostały w nim wywołane;  

   

9. zakładka Załączniki – gromadzi w formie plików wszystkie załączniki, które mają związek z tworzonym zdarzeniem. Dodanie nowego załącznika możliwe jest na dwa sposoby:

   • przycisk Dodaj – po jego kliknięciu w nowym oknie należy wskazać plik na dysku komputera i kliknąć Otwórz. Załącznik zostanie przesłany na serwer i podłączony w omawianej zakładce;
   • przycisk Skanuj – jeżeli w systemie ustawiono skaner, to po kliknięciu omawianego przycisku uruchomi się moduł skanowania, który pozwoli zeskanować i dołączyć dokument do tworzonego zdarzenia;
   • załączniki można usunąć z listy. W tym celu należy je zaznaczyć, a potem kliknąć przycisk Usuń;

   

10. zakładka Budżet – pozwala na przypisanie budżetu do zadania. Należy pamiętać o tym, że budżetu nie da się przypisać do grupy zadań. Mówiąc prościej, jeżeli zadanie ma podzadania, to budżet przypisujemy do podzadań. Można dodać kilka linii budżetowych w ramach jednego zadania. W celu dodania budżetu należy w zakładce Budżet kliknąć Nowy i uzupełnić pola w nowym oknie:

    • Projekt – pole zawiera informacje o projekcie, w którym linia budżetowa jest tworzona, nie może zostać poddane edycji,
    • Zadanie – domyślnie zawiera informację o zadaniu, do którego dodajemy budżet. Lista rozwijana zawiera inne zadania i można dokonać zmiany;
    • Sprawa – pozwala na określenie powiązania z konkretną sprawą utworzoną w ramach projektu. Wystarczy wpisać fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę i z listy wyników wyszukiwania wybrać odpowiednią pozycję;
    • Opis – pole tekstowe, w którym można umieścić opis budżetu pozwalający na jego identyfikację;
    • Kwota – pole na wprowadzenie kwoty planowanego budżetu;
    • Numer – najczęściej pomijane, pozwala na przypisanie numeru konta budżetowego. Uzupełnienie pola wiąże się z automatycznym utworzeniem elementu słownika: dodatkowej analityki (linii budżetowej), która może służyć do generowania odpowiednich danych księgowych. Na segmencie konta zostanie wykorzystane specyficzne konto tej linii budżetowej. Jeśli księgowo konkretne linie budżetowe w projekcie nie mają swoich indywidualnych kont w planie kont, pole to należy pozostawić nieuzupełnione;
    • Rok – z listy należy wybrać rok, w ramach którego dany budżet będzie ujęty w szerszej skali;
    • Miesiąc – z listy należy wybrać miesiąc, w ramach którego dany budżet będzie ujęty w szerszej skali;
    • Typ – pozwala na określenie typu budżetu. Dla faktur zakupu, wynagrodzeń oraz faktur sprzedaży przy spełnieniu określonych warunków następuje automatyczne uzupełnienie wykonania linii budżetowej. W przypadku pozostałych typów wykonanie linii budżetowej należy uzupełnić ręcznie. Więcej informacji o liniach budżetowych i ich wykonaniu znajduje się w oddzielnym artykule;
    • Kategoria – pozwala na określenie dodatkowej kategorii budżetu, obecnie pole nie jest wykorzystywane;
    • kliknąć ZAPISZ;
    • zapisany budżet pojawi się na liście w ramach zakładki Budżet;

    

11. zakładka Wykonanie odpowiada za informacje związane z wykonaniem budżetu. Warto tutaj podkreślić, że zazwyczaj zawartość zakładki uzupełniamy w trakcie trwania, a nie tworzenia projektu. Zakładka może być uzupełniana automatycznie dla wykonania następujących typów linii budżetowych: koszty z faktur, faktury sprzedaży i wynagrodzenia. Dla pozostałych typów wykonanie dodawane jest ręcznie. Aby dodać wykonanie budżetu w ramach zadania, należy w zakładce Wykonanie kliknąć Dodaj i uzupełnić pola:

    • Projekt – pole zawiera informacje o projekcie, w którym dodawane jest wykonanie. Nie może zostać poddane edycji;
    • Zadanie – domyślnie zawiera informację o zadaniu, do którego dodajemy wykonanie budżetu. Pole nie może być zmieniane;
    • Linia budżetu – wymaga wskazania budżetu, którego dotyczy wykonanie. Lista zawiera wyłącznie budżety przypisane w ramach danego zadania;
    • Kwota – pole na kwotę wykonania budżetu. W naszym przykładzie wpłacamy zaliczkę na serwer. Budżet przewiduje 10 000 zł i taką kwotę wprowadzamy. Można jednak podać kwotę częściową (np. pierwsza rata za serwer) a później dodać resztę (np. druga rata za serwer);
    • Waluta – z listy należy wybrać walutę;
    • Data – po kliknięciu w pole z kalendarza należy wybrać datę wykonania budżetu;
    • Opis – miejsce na opis dodawanego wykonania budżetu;
    • kliknąć ZAPISZ;
    • informacja o wykonaniu budżetu pojawi się na liście;

    

12. kliknąć ZAPISZ (zmiany zostaną zapisane, okno pozostanie otwarte) lub ZAPISZ I ZAMKNIJ (zmiany zostaną zapisane a okno zamknięte).

Po tym, jak zadanie zostanie uzupełnione i zapisane, zmiany będą widoczne w zakładce PROJEKTY po rozwinięciu wybranej pozycji.

• Budżet – informacje zbiorcze o dostępnym budżecie i wykonaniu. Dane obejmują wyłącznie sekcję kosztową projektu, natomiast informacje o przychodach znajdują się w raportach;

• Zadania – informacje zbiorcze o zaplanowanych, wykonanych i pozostałych zadaniach;

• Harmonogram – szczegółowe informacje o wszystkich zadaniach dostępnych w ramach danego projektu. Przy każdym zadaniu znajduje się informacja o osobie odpowiedzialnej, budżecie i jego wykonaniu (wyłącznie strona kosztowa, przychody znajdują się w raportach), dacie początku i końca oraz postępie realizacji;

Należy podkreślić, że na zadania nadrzędne składa się grupa zadań podrzędnych i sumują one zaplanowany budżet kosztowy dodany w zadaniach podrzędnych. Podobnie z wykonaniem budżetu, zadanie nadrzędne sumuje wykonanie kosztowe zadań podrzędnych. Analogicznie dla procentu wykonania grupy zadań podrzędnych na podstawie wartości uzupełnionych w zadaniach w polu Postęp wyliczany jest wskaźnik procentowy postępu całej grupy zadań.