Projekt ma to do siebie, że założenia dotyczące czasu przeznaczonego na realizację zadań mogą zostać zweryfikowane przez czynniki zewnętrzne. W praktyce oznacza to, że może pojawić się potrzeba zmian w harmonogramie.
Zmiany związane z czasem realizacji planowanych zadań możemy wprowadzić na kilka sposobów, które dokładnie omówiono w dalszej części artykułu.
Aby zmienić czas na zadaniu, należy:
- włączyć aplikację Projekty;
- przejść do zakładki PRZEGLĄD OKRESOWY;
- w sekcji filtrów dla opcji PROJEKT wybrać interesujący projekt;
- w głównej części okna odszukać zadanie, które wymaga zmiany;
dwukrotnie kliknąć pozycję na liście;
w nowym oknie w zakładce Ogólne:
- Data – odpowiada za początek realizacji zadania. Po kliknięciu w pole można wybrać nową datę rozpoczęcia zadania;
- Czas trwania – pozwala wpisać wartość wyrażoną w godzinach (1h) lub dniach (1d). Na podstawie wprowadzonych danych przeliczona zostanie wartość w polu Data do;
- Data do – odpowiada za datę zakończenia zadania. Po kliknięciu ustaw w nowym oknie można wprowadzić nową datę oraz godzinę. Następnie należy kliknąć PRZELICZ DATĘ STARTU (zadanie nadal trwa np. 5 dni, ale zmienia się data początku) lub PRZELICZA CZAS TRWANIA (zadanie nadal rozpoczyna się w dniu określonym w polu Data, ale Czas trwania zostanie przeliczony dla nowej daty zakończenia);
- kliknąć ZAPISZ I ZAMKNIJ.
Zmiana wykonana na zadaniu jest prosta i intuicyjna. Jednak rozwiązanie to nie daje wglądu w całokształt projektu, co w praktyce może skutkować np. nałożeniem się zadań na siebie albo utratą panowania nad kolejnością ich realizacji. Mówiąc bardziej obrazowo, wyobraźmy sobie, że mamy dwa zadania:
- zadanie 1 – instalacja serwera, czas trwania od 1 do 3 kwietnia;
- zadanie 1 – instalacja i uruchomienie strony, czas trwania od 4 do 5 kwietnia.
Jeżeli poślizg zaliczy zadanie pierwsze i wprowadzimy nowy czas trwania np. od 10 do 13 kwietnia, a jednocześnie zapomnijmy o zadaniu drugim, to jego realizacja będzie niemożliwa z uwagi na brak serwera. Dlatego znacznie wygodniejszym sposobem kontroli harmonogramu jest wykorzystanie diagramu Gantta.
Aby zmienić czas w diagramie Gantt, należy:
- włączyć aplikację Projekty;
- przejść do zakładki PROJEKTY, odszukać projekt i zaznaczyć go na liście;
kliknąć przycisk opisany jako Gantt;
otwarte zostanie nowe okno, które warto na wstępie powiększyć i dopasować do własnych potrzeb. W lewej kolumnie widoczna jest lista wszystkich zadań wraz z informacjami o czasie trwania, dacie startu i końca. Po prawej stronie znajduje się widok graficzny nakładający zadania na oś czasu;
zmiana czasu trwania zadania sprowadza się do umieszczenia kursora myszy na końcu bądź początku niebieskiego paska. Gdy kursor zmieni kształt na strzałkę jednocześnie skierowaną w prawo i lewo należy nacisnąć i przytrzymać przycisk myszy, a następnie przesunąć kursor w prawo (by wydłużyć zadanie) lub lewo (by skrócić zadanie). Po uzyskaniu odpowiedniej wartości (linia czasu widoczna na górze okna będzie tutaj pomocna), należy zwolnić przycisk myszy. Czas trwania zadania ulegnie zmianie;
realizacja zadania może zostać również przesunięta bez zmiany czasu trwania. W takim przypadku najwygodniej umieścić kursor myszy nad nazwą zadania, zaczekać aż kursor zmieni kształt na krzyżyk zakończony strzałkami, nacisnąć i przytrzymać wciśnięty przycisk myszy, przesunąć zdanie w prawo lub lewo w zależności od potrzeb, a potem zwolnić trzymamy przycisk. Zdanie zostanie przesunięte w czasie;
Wszystkie zmiany wprowadzone na diagramie Gantta będą widoczne natychmiast. Dzięki przejrzystej strukturze można zobaczyć zależności między zadaniami, co znacznie ułatwi odpowiednie planowanie kolejnych kroków w ramach projektu.
Zmiany w diagramie można również wprowadzić w sekcji z listą zadanie. Wystarczy kliknąć jednokrotnie w pole, które przejdzie wówczas w tryb edycji. Następnie pozostaje wprowadzić nową wartość i nacisnąć Enter.
Powiązane z