Podczas prowadzenia projektu powstaje spora liczba dokumentów. W ramach aplikacji Projekty możemy wygodnie gromadzić i wytwarzać nowe dokumenty dla konkretnej sprawy projektowej.
Aby dodać dokument do projektu, należy:
- włączyć aplikację Projekty;
- przejść do zakładki PROJEKTY;
- odszukać projekt na liście i dwukrotnie w niego kliknąć;
w nowym oknie przejść do zakładki Dokumenty;
- w celu dodania dokumentu po prostu wystarczy przeciągnąć plik i upuścić w centralnej części okna. Plik zostanie przesłany i po chwili pojawi się na liście.
W ramach projektu możemy tworzyć zupełnie nowe dokumenty. W tym celu po otwarciu projektu w zakładce Dokumenty należy kliknąć Nowy, a potem z listy wybrać odpowiedni typ dokumentu.
Wśród dokumentów, które można utworzyć w ten sposób są m.in. pisma wychodzące, notatki, emaile, zapotrzebowania oraz dokumentacja projektu.
Aby utworzyć dokumentację projektu, należy:
- włączyć aplikację Projekty;
- odszukać i otworzyć projekt;
w nowym oknie przejść do zakładki Dokumenty i kliknąć Nowy a potem wybrać Dokumentacja projektu;
w nowym oknie:
- Kategoria – wybrać z listy kategorię dokumentu. Dostępne opcje to: Wniosek o zatwierdzenie harmonogramu, Wniosek o zmianę, Wniosek o zatwierdzenie raportu okresowego oraz Wniosek o zatwierdzenie raportu końcowego;
- Status – określić status dokumentu;
- Opis – dodać opis dokumentu;
- Data – kliknąć w pole i wybrać datę utworzenia dokumentu;
- Szczegółowy opis wnioskowanej zmiany – pozwala szerzej opisać wnioskowaną zmianę;
- Procedura – z listy wybrać procedurę akceptacji dokumentu. Dla projektów zalecana jest procedura AKCEPTACJA ZMIANY PROJEKTOWEJ;
- w zakładce Załączniki można dołączyć plik, który będzie zawierał np. skan dokumentu albo wygenerowany raport. Plik wystarczy przeciągnąć i upuścić na okno;
- po uzupełnieniu wszystkich wymaganych opcji kliknąć Zapisz. Widok okna dokumentu ulegnie zmianie. Pojawią się dodatkowe zakładki oraz wstęga obiegu dokumentu, z poziomu której można zainicjować procedurę obiegu. Więcej informacji o obiegu dokumentów oraz o samym dokumencie znajduje się w pomocy dotyczącej modułu Dokumenty;
nowy dokument projektowy pojawi się na liście w zakładce Dokumenty wybranego projektu.
Powiązane z