Integracja systemu Symfonia eDokumenty z platformą ePUAP umożliwia sprawne odbieranie korespondencji elektronicznej kierowanej do organizacji. Po poprawnym skonfigurowaniu połączenia użytkownicy mogą jednym kliknięciem sprawdzić liczbę oczekujących dokumentów lub pobrać je bezpośrednio do modułu Dokumenty. System automatycznie usuwa pobrane pisma z kolejki ePUAP, a dodatkowe funkcje — takie jak obsługa załączników czy możliwość tworzenia odpowiedzi — pozwalają kompleksowo zarządzać otrzymaną korespondencją.
Aby pobrać dokument z ePUAP, należy:
- włączyć moduł Dokumenty;
kliknąć ePUAP, a potem z menu wybrać jedną z opcji:
- Sprawdź oczekujące dokumenty – sprawdza i zwraca informację na temat liczby dokumentów, które oczekują na platformie ePUAP. Wybór tej opcji nie skutkuje pobraniem dokumentów. Pojawia się jedynie komunikat informujący o liczbie dokumentów oczekujących;
- Pobierz oczekujące dokumenty – sprawdza i pobiera dokumenty, które oczekują w kolejce na platformie ePUAP;
po wybraniu opcji Pobierz oczekujące dokumenty pojawi się okno z informacją o liczbie oczekujących dokumentów. W celu pobrania dokumentów należy kliknąć POBIERZ. Na ekranie pojawi się okno z paskiem postępu pobierania dokumentów;
- pobrane dokumenty pojawią się na stanowisku, które zostało ustawione w polu Przekazuj dokumenty przychodzące do podczas konfiguracji podmiotu ePUAP w systemie Symfonia eDokumenty.
W tym miejscu warto podkreślić, że pobrane dokumenty są usuwane z kolejki w ePUAP i nie ma możliwości pobrania ich kolejny raz.
Jeżeli otwarty dokument został pobrany z platformy ePUAP, to po jego otwarciu pojawi się dodatkowa opcja na pasku zadań. Po kliknięciu przycisku ePUAP pojawi się możliwość odpowiedzi na otrzymane pismo.
Dokumenty pobrane z ePUAP mogą posiadać załączniki. Aby je pobrać, należy kliknąć odnośnik. Odnośnik oznaczony numerem 1 nie zawsze musi być widoczny w dokumencie. Natomiast odnośnik numer 2 zawsze pojawi się w oznaczonym miejscu. Warto podkreślić, że załączników może być więcej niż jeden. Kliknięcie pliku spowoduje pojawienie się okna komunikatu widocznego poniżej.
Dalej należy kliknąć POBIERZ DO SYSTEMU. W tej chwili nastąpi próba pobrania załącznika, po której zakończeniu na ekranie pojawi się informacja, że operacja przebiegła pomyślnie. Dodatkowo będzie widoczny przycisk PODGLĄD, który pozwoli zobaczyć załącznik pod warunkiem, że jest on w jednym z obsługiwanych formatów, na przykład PDF lub DOC.
Jeśli nie pojawi się przycisk PODGLĄD, oznacza to, że przesłany załącznik nie jest obsługiwany bezpośrednio przez system Symfonia eDokumenty. W takim przypadku rozpocznie się pobieranie pliku na lokalny komputer użytkownika. Po zakończeniu pobierania użytkownik będzie mógł otworzyć plik w dedykowanym programie.
Na koniec należy zwrócić uwagę na fakt, że ewentualne załączniki dopiero po pobraniu pojawią się w zakładce Załączniki przeglądanego dokumentu.
Powiązane z