Po pobraniu korespondencji z platformy ePUAP system Symfonia eDokumenty umożliwia szybkie przygotowanie odpowiedzi bezpośrednio na podstawie otrzymanego pisma. Funkcja ta automatyzuje proces tworzenia dokumentu zwrotnego, zapewniając jego powiązanie ze źródłowym plikiem oraz umożliwiając dodawanie załączników i wysyłkę z poziomu modułu Dokumenty. Dzięki temu obsługa korespondencji urzędowej staje się spójna, uporządkowana i znacznie bardziej efektywna.
Aby utworzyć odpowiedź na dokument pobrany z platformy ePUAP, należy:
- włączyć moduł Dokumenty i pobrać dokumenty z platformy ePUAP;
- odszukać i otworzyć dokument, który wymaga odpowiedzi;
kliknąć przycisk ePUAP i z menu wybrać Utwórz odpowiedź;
w nowym oknie z listy należy wybrać szablon odpowiedzi, a potem kliknąć OK;
w tej chwili zostanie utworzony dokument odpowiedzi, który będzie w sposób automatyczny powiązany z dokumentem źródłowym;
po wygenerowaniu dokumentu odpowiedzi można dołączyć do niego załączniki. Przykład widoczny poniżej zawiera dodatkowy załącznik w formacie PDF, który ma rozmiar poniżej 3,5 MB. Warto zwrócić uwagę, że załącznik jest nieco inaczej przedstawiony w dokumencie XML. Ten mniejszy nie posiada niebieskiego podświetlenia, co oznacza, że znajduje się on bezpośrednio w pliku XML. Drugi, większy plik, został wysłany do repozytorium plików ePUAP;
następnie należy kliknąć przycisk ePUAP i wybrać jedną z dostępnych opcji:
- Pokaż dokument przychodzący – otwiera dokument, na podstawie którego powstała ta odpowiedź;
- Wyślij na ePUAP – wysyła dokument bezpośrednio na ePUAP;
- Doręcz na ePUAP (UPD) – doręcza dokument po potwierdzeniu. Opcja ta wymaga, by dokument przed wysyłką został podpisany elektronicznie;
- po wysłaniu na ePUAP dokument zostaje zablokowany do dalszej edycji. Nie ma znaczenia, jakim trybem jest wysyłany.
Powiązane z