Obieg informacji w firmie jest jednym z kluczowych elementów jej funkcjonowania. Terminowość realizacji zleceń i rozliczeń, monitoring wpływów i wydatków to elementy codzienności biznesowej. Z aplikacją mobilną Symfonia eDokumenty przyspieszysz obieg dokumentów i informacji. Sprawdźmy to na przykładzie faktury zakupu.
Konfiguracja systemu do skanowania faktur
Zanim rozpoczniesz skanowanie faktury telefonem w systemie Symfonia eDokumenty, upewnij się, że skonfigurowałeś/aś:
- strukturę organizacyjną firmy,
- aplikację Faktury zakupu,
- aplikację mobilną systemu Symfonia eDokumenty.
Po założeniu konta w systemie Symfonia eDokumenty Kreator szybkiego uruchamiania pomógł w pierwszej konfiguracji.
Jeśli nie masz aplikacji Faktury zakupu możesz ją wykupić w dowolnym momencie w AppStore. Aby dodać tę aplikację, kliknij AppStore, następnie wybierz Zamówienie i Zamów aplikację. Pojawi się okno Aplikacji — kliknij Symfonia eDokumenty Faktury zakupu.
Aplikację Faktury zakupu skonfigurujesz korzystając z Ustawień Aplikacji. Przejdź do zakładki Faktury zakupu i kliknij Konfiguracja. Korzystając z dostępnego kreatora system pomoże ci skonfigurować aplikację przy pomocy kilku kliknięć.
Czas na instalację aplikacji mobilnej Symfonia eDokumenty. W tym celu wyszukaj i zainstaluj aplikację Symfonia eDokumenty od producenta – firmy eDokumenty:
- Google Play (system Android) – Symfonia eDokumenty eDokumenty,
- AppStore (system iOS) – Symfonia eDokumenty eDokumenty.
Aby rozpocząć korzystanie z aplikacji mobilnej, musisz w systemie w wersji desktopowej kliknąć ikonę użytkownika po prawej stronie, następnie wybrać Logowanie w aplikacji mobilnej i zeskanować telefonem kod QR, który pojawi się na ekranie.
Aplikacja działa już na urządzeniu mobilnym.
Jak skanować faktury z aplikacją mobilną Symfonia eDokumenty?
Jesteś w terenie? A może masz spotkanie i musisz pilnie przekazać dokument, a nie masz dostępu do odpowiedniego sprzętu? Zobacz teraz, jak przy pomocy aplikacji mobilnej przyspieszymy obieg informacji i dokumentacji w firmie na przykładzie wprowadzenia do obiegu faktury zakupu.
W tym celu uruchomimy aplikację mobilną systemu Symfonia eDokumenty. Klikamy w Menu po lewej stronie. Wybieramy Dokumenty, a następnie po prawej stronie w dolnym rogu ekranu — Dodaj (niebieski plus) i Dodaj fakturę. Następnie zobaczymy ekran gdzie możemy:
- zrobić zdjęcie faktury,
- wybrać zdjęcie faktury z galerii,
- dodać plik pdf.
Kliknij Zrób zdjęcie, a następnie Dalej. Wgrany dokument zostanie odczytany przez silnik OCR, a dane z faktury wpisane w odpowiednie pola. Ty musisz tylko:
- sprawdzić ich zgodność,
- wskazać typ dokumentu księgowego,
- kliknąć Zapisz.
Gdy faktura zostanie dodana do systemu kliknij Zarejestruj.
Faktura została zeskanowana, zindeksowana, zarejestrowana i wprowadzona do obiegu za pomocą kilku kliknięć na telefonie.
Aplikacja mobilna Symfonia eDokumenty to więcej niż skanowanie faktur
Można się zastanawiać: czy do opisanego zastosowania niezbędny jest system? Przecież zeskanowane telefonem faktury, możemy równie dobrze zapisywać na dysku komputera albo na współdzielonym dysku Google czy Dropbox. Ale odpowiedź brzmi: Nie. Taka metoda nie zapewnia realizacji wielu praktycznych wymagań, takich jak:
- przekazywanie dokumentu do kolejnych osób – czyli obiegu faktury,
- wyszukiwania za pomocą różnych automatycznie odczytanych metadanych np. kontrahencie,
- akceptacji dokumentu niezależnie od miejsca pracy!
Powiązane z