Użytkownik korzystający z aplikacji mobilnej Wydatki pracownicze może za jej pomocą dokonać szybkiej rejestracji poniesionego wydatku. To rozwiązanie pozwala uniknąć sytuacji, w których pracownik zapomni o dokonanym zakupu, zgubi dokument lub długo czeka na zwrot środków własnych.
Warto w tym miejscu podkreślić, że w aplikacji mobilnej nie można zarejestrować wydatku za kogoś innego, tak jak to robimy w wersji przeglądarkowej.
Aby zarejestrować wydatek za pomocą aplikacji mobilnej, należy:
- Włączyć aplikację, a następnie rozpocząć rejestrację używając jednej z dostępnych metod:
- Na pulpicie w sekcji Skróty kliknąć Dodaj wydatek.
Rozwinąć boczne menu, wybrać Wydatki pracownicze, kliknąć przycisk z zielonym plusem i wybrać Dodaj wydatek pracowniczy.
- Uzupełnić pola:
- Sprzedawca – wprowadzić nazwę sprzedawcy. Można kliknąć lupę, a potem z listy wybrać podmiot zarejestrowany w systemie. Jeżeli podmiot nie istnieje w systemie, można po prostu wprowadzić jego nazwę np. Stacja Orlen.
- Nabywca – pole domyślnie uzupełnione na podstawie danych pobranych ze struktury organizacyjnej dla zalogowanego pracownika. Jeżeli zajdzie potrzeba zmiany, należy kliknąć krzyżyk i wskazać inny podmiot. Zmiana jest możliwa w modelu wielofirmowości.
- Data zakupu – pole domyślnie uzupełnione datą wprowadzenia wydatku. W celu zmiany należy kliknąć pole i wybrać odpowiednią datę z kalendarza.
- Forma płatności – z listy wybrać odpowiednią formę płatności. W przypadku formy Gotówka pojawi się dodatkowa sekcja z opcjami do oznaczenia.
- Kwota brutto – wprowadzić kwotę brutto zgodną z poniesionym wydatkiem.
- Waluta – wybrać z listy walutę. Domyślna wartość to PLN.
- Oznaczenie źródła środków – sekcja pojawi się, gdy jako forma płatności została oznaczona gotówka. W zależności od potrzeb należy zaznaczyć jedną z dostępnych opcji.
- Uwagi – miejsce na wprowadzenia uwag dotyczących wydatku.
Załączniki – pozwala dodać załącznik do wydatku. Użytkownik może zrobić zdjęcie, używając aparatu lub wybrać istniejące zdjęcie z galerii. Jako załącznik należy rozumieć dokument potwierdzający poniesienie wydatku. Gdy zdjęcie zostanie dodane, pojawi się w sekcji załączników. Użytkownik może dodać więcej niż jeden załącznik.
Kliknąć Utwórz wydatek. Widok okna wydatku ulegnie zmianie. Pola będą uzupełnione danymi, które podano w poprzednim kroku. Dokument będzie miał nadany numer oraz ustawiony status ROBOCZY. Jeżeli użytkownik dodał załącznik, będzie on również oznaczony.
- Kompletny i gotowy wniosek należy wysłać, klikając WYŚLIJ WYDATEK. Po wysłaniu wydatku jego status zmieni się na OCZEKUJE NA FAKTURĘ. Oznacza to, że w tej chwili osoba merytoryczna musi dokonać powiązania wydatku pracowniczego z konkretną fakturą zakupową, która wpłynęła do firmy np. z KSeF. Ewentualna zmiana we wniosku ze strony zgłaszającej go osoby nie jest już możliwa.
Powiązanie wydatku pracowniczego z fakturą jest możliwe w wersji przeglądarkowej aplikacji Faktury zakupu lub Wydatki pracownicze. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.