Każdy utworzony wydatek powinien zostać rozliczony z odpowiadającą mu fakturą. Rozliczenie odbywa się poprzez powiązanie wydatku z właściwą fakturą w systemie i ma na celu zapewnienie poprawności ewidencji kosztów. Powiązanie można dodać bezpośrednio na dokumencie wydatku, w polu Faktura powiązana, jednak nie jest to metoda zalecana. Rekomendowanym sposobem jest wykonanie tej operacji z poziomu aplikacji Faktury zakupu, co opisano w dalszej części instrukcji.
Aby powiązać fakturę z wydatkiem pracowniczym w aplikacji Faktury zakupu, należy:
- Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
- Odszukać i otworzyć dokument faktury.
W zakładce Powiązania w sekcji Wydatek pracowniczy kliknąć Powiąż z wydatkiem.
- W nowym oknie wyświetlana jest lista wydatków, które posiadają status OCZEKUJE NA FAKTURĘ i nie zostały jeszcze powiązane z fakturą — o ile takie wydatki istnieją. Po odnalezieniu właściwego wydatku należy go zaznaczyć i kliknąć WYBIERZ ZAZNACZONE.
- Po przetworzeniu faktury informacja o jej powiązaniu z wydatkiem pracowniczym będzie widoczna w zakładce Powiązania.
W przypadku, gdy na fakturze zakupu nie wskazano pracownika lub sposobu zapłaty, podczas dodawania powiązania wyświetlany jest komunikat. Otwierane okno umożliwia podjęcie decyzji, czy dane te mają zostać przeniesione z wydatku na fakturę. Użytkownik może wybrać jedną z dwóch dostępnych opcji:
- TAK, UZUPEŁNIJ DANE – dane zostaną uzupełnione na podstawie informacji pobranych z dokumentu wydatku pracowniczego.
NIE, POZOSTAW BEZ ZMIAN – żadne zmiany nie będą wprowadzane.