Powiązania

Każda faktura zakupowa wprowadzona do modułu Faktury zakupu może zostać powiązana z różnymi dokumentami funkcjonującymi w systemie. Możliwość powiązania zależy również od rodzaju wykupionej licencji i dostępnych w jej ramach modułów.

Wszelkie powiązania dokonywane są w zakładce Powiązania. Możliwe powiązania dotyczą:

• Wniosku zakupowego;
• Umowy;
• Delegacji;
• Płatności;
• Dokumentu;
• Sprawy,
• Wydatku pracowniczego.

Aby powiązać fakturę z Wnioskiem zakupowym, należy:

1. otworzyć fakturę i przejść do zakładki Powiązania;

2. kliknąć opcję Powiąż z wnioskiem;

   

3. w nowym oknie odszukać wniosek (musi mieć ustawiony status Zamówiony) na liście, zaznaczyć go i kliknąć przycisk POWIĄŻ. Więcej informacji na temat wniosków zakupowych znajduje się w oddzielnym artykule;

   

4. wniosek pojawi się w sekcji Wnioski zakupowe. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby z jedną fakturą powiązać kilka wniosków.

   

Aby powiązać fakturę z Umową, należy:

1. otworzyć fakturę i przejść do zakładki Powiązania;

2. kliknąć opcję Powiąż z umową;

   

3. w nowym oknie wybrać z listy umowę i kliknąć przycisk ZAPISZ;

   

4. umowa pojawi się w sekcji Umowy. Do jednej faktury można dodać powiązanie tylko z jedną umową.

Faktura KSeF może zawierać informacje dotyczące umowy — pola NrUmowy oraz DataUmowy. Prawidłowo wprowadzone dane są przekazywane do systemu eDokumenty, gdzie służą do automatycznego powiązania faktury z odpowiednią umową, sprawą oraz procesem jej rozliczenia. Możliwe scenariusze działania zostały omówione w oddzielnym artykule.

Aby powiązać fakturę z Delegacją, należy:

1. otworzyć fakturę i przejść do zakładki Powiązania;

2. kliknąć opcję Powiąż z delegacją;

   

3. w polu Delegacja kliknąć ikonę lupy i wyszukać pożądaną rzecz, następnie z listy wybrać delegację, w polu Kategoria wybrać z listy odpowiednią kategorię i kliknąć przycisk ZAPISZ;

   

4. delegacja pojawi się w sekcji Delegacje. Do jednej faktury można dodać powiązanie tylko z jedną delegacją.

Aby powiązać fakturę z Dokumentem lub Sprawą, należy:

1. otworzyć fakturę i przejść do zakładki Powiązania;

2. kliknąć opcję Powiąż z dokumentem lub sprawą;

   

3. w nowym oknie w polu:

   • Sprawa – kliknąć przycisk lupy i wskazać na liście odpowiednią sprawę;
   • Dokument – kliknąć przycisk lupy i wskazać odpowiedni dokument na liście;
   • kliknąć przycisk OK;

   

4. powiązanie ze sprawą oraz dokumentem pojawi się w sekcji Powiązane dokumenty/sprawy. Do jednej faktury można dodać powiązanie z kilkoma dokumentami oraz sprawami.

Uwaga: powiązanie faktury z wydatkiem pracownika jest dostępne wyłącznie w systemach, w których wykupiono licencję na aplikację Wydatki pracownicze.

Aby powiązać wydatek pracowniczy w aplikacji Faktury zakupu, należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Odszukać dokument faktury, który wymaga powiązania z wydatkiem pracowniczym.

3. Przejść do zakładki Powiązania i w sekcji Wydatek pracowniczy kliknąć Powiąż z wydatkiem.

   

4. Po otwarciu nowego okna wyświetlana jest lista wydatków, które posiadają status OCZEKUJE NA FAKTURĘ i nie zostały jeszcze powiązane z fakturą — o ile takie wydatki istnieją. Zawartość okna zależy od filtrów ustawionych na pasku po prawej stronie. System domyślnie tworzy filtry na podstawie danych pobranych z faktury. Jeśli mamy pewność, że wydatek został zarejestrowany w systemie, ale nie pojawia się na liście, warto ograniczyć lub wyłączyć aktywne filtry (np. wyłączyć filtr sprzedawcy, ponieważ pracownik mógł wpisać na wydatku inną nazwę sprzedawcy niż ta widniejąca na fakturze) do momentu, aż wydatek stanie się widoczny. Po odnalezieniu właściwego wydatku należy go zaznaczyć i kliknąć WYBIERZ ZAZNACZONE.

   

5. Jeżeli faktura została poprawnie przetworzona w systemie, w tym momencie nastąpi jej powiązanie z wydatkiem pracowniczym.

   1. W przypadku gdy dla faktury nie zamieszczono informacji o tym, czy płatność została dokonana ze środków własnych pracownika lub kartą służbową, albo gdy dane pracownika są niepoprawne (np. zawierają literówkę), na ekranie pojawi się komunikat. Wybranie opcji TAK, UZUPEŁNIJ DANE spowoduje automatyczne uzupełnienie brakujących informacji na podstawie danych pobranych z dokumentu wydatku pracowniczego.
       

      

   2. Jeżeli zostanie wybrana opcja NIE, POZOSTAW BEZ ZMIAN, żadne zmiany w danych faktury nie zostaną wprowadzone. W dowolnym momencie można je uzupełnić ręcznie w podglądzie faktury, w zakładce Szczegóły,
       

      

6. W oknie dokumentu faktury, w zakładce Powiązania, pojawi się odpowiednia informacja o powiązaniu z wydatkiem pracowniczym. Kliknięcie numeru dokumentu otworzy podgląd tego wydatku.
    

   

Aby usunąć powiązanie faktury z dowolnym elementem, należy:

1. odszukać i otworzyć fakturę;
2. przejść do zakładki Powiązania;

3. na liście odszukać element, którego powiązanie ma zostać usunięte i kliknąć ikonę kosza na śmieci;

   

4. w oknie komunikatu kliknąć ODŁĄCZ, aby potwierdzić zamiar usunięcia powiązania;
5. powiązanie zostanie usunięte z listy.