Automatyczne powiązania faktury zakupowej z umową

Faktura KSeF może zawierać informacje dotyczące umowy — w sekcji WarunkiTransakcji pola NrUmowy oraz DataUmowy. Prawidłowo wprowadzone dane są przekazywane do systemu eDokumenty, gdzie służą do automatycznego powiązania faktury z odpowiednią umową umieszczoną w aplikacji Umowy. Możliwe scenariusze działania zostały omówione w dalszej części dokumentu.

Faktura z jednym numerem umowy dopasowanym do jednej umowy w bazie umów

Faktura pobrana z KSeF zawiera uzupełniony numer umowy (jedną wartość), zgodny z numerem umowy zarejestrowanej w aplikacji Umowy, oraz poprawny NIP kontrahenta. W takim przypadku system wykonuje następujące operacje:

1. Odczytuje z faktury (KSeF) wartości NIP oraz NrUmowy.
2. Wyszukuje umowę kontrahenta na podstawie kombinacji: NIP + (Numer umowy lub Numer umowy klienta).
3. Tworzy powiązanie faktura ↔ umowa. Powiązania są widoczne w:
   • aplikacji Faktury – zakładka Powiązanie,
   • aplikacji Umowy – zakładka Dokumenty.
4. Automatycznie uzupełnia pole Sprawa na fakturze danymi pobranymi z umowy.

5. Dodaje wpis w zakładce Komentarze o treści: 
    

   UMOWA {{NUMER}} WSKAZANA NA FAKTURZE ZOSTAŁA AUTOMATYCZNIE POWIĄZANA.

6. Jeżeli umowa ma włączoną opcję Umowa finansowa, system dokonuje jej rozliczenia na podstawie wartości pobranych z faktury. Zmiany są widoczne w wykonaniu w zakładce Finansowe.

Faktura z wieloma numerami umów częściowo dopasowanych do bazy umów

Faktura pobrana z KSeF zawiera więcej niż jeden numer umowy. Numery te tylko częściowo pokrywają się z umowami zarejestrowanymi w aplikacji. W takiej sytuacji system wykonuje następujące operacje:

1. Wykrywa wiele wartości w polu NrUmowy.
2. Nie tworzy automatycznych powiązań oraz nie uzupełnia pola Sprawa.
3. Dodaje wpis w zakładce Komentarze o treści:

NA FAKTURZE WSKAZANO WIĘCEJ NIŻ JEDEN NUMER UMOWY. ZWERYFIKUJ MOŻLIWOŚĆ POWIĄZANIA FAKTURY Z UMOWAMI. 

Faktura z jednym numerem umowy, z wieloma dopasowaniami w bazie umów

Faktura pobrana z KSeF zawiera jeden numer umowy, jednak w systemie odnaleziono wiele umów o tym samym numerze. W takiej sytuacji system wykonuje następujące operacje:

1. Odczytuje wartość NrUmowy z faktury (KSeF).
2. Wykrywa wiele umów o identycznym numerze.
3. Nie tworzy automatycznych powiązań oraz nie uzupełnia pola Sprawa.
4. Dodaje wpis w zakładce Komentarze o treści:

UMOWA {{NUMER}} WSKAZANA NA FAKTURZE NIE ZOSTAŁA AUTOMATYCZNIE POWIĄZANA. ZNALEZIONO WIELE PASUJĄCYCH UMÓW. ZWERYFIKUJ MOŻLIWOŚĆ POWIĄZANIA FAKTURY Z UMOWĄ. 

Faktura z jednym numerem umowy, której brak w bazie umów

Faktura pobrana z KSeF zawiera jeden numer umowy, jednak w aplikacji Umowy nie istnieje żadna umowa o tym numerze. W związku z tym automatyczne powiązanie faktury z umową nie jest możliwe. System wykonuje następujące operacje:

1. Wyszukuje umowę na podstawie kombinacji: NIP + numer w polu Numer umowy lub Numer umowy klienta.
2. Nie znajduje żadnej pasującej umowy.
3. Nie tworzy powiązań oraz nie uzupełnia pola Sprawa.
4. Dodaje wpis w zakładce Komentarze o treści:

„UMOWA {{NUMER}} WSKAZANA NA FAKTURZE NIE ZOSTAŁA ODNALEZIONA.” 

Jeżeli automatyczne powiązanie faktury z umową nie nastąpi, użytkownik może wykonać tę operację ręcznie. W zakładce Powiązania, w sekcji Umowy, należy kliknąć przycisk Powiąż z umową. Otworzy się nowe okno z listą rozwijaną zawierającą tylko te umowy, które spełniają wymagane kryteria.

Dodatkowo w aplikacji Faktury zakupu użytkownik ma do dyspozycji filtr POWIĄZANIE / UMOWY, który umożliwia wyświetlenie faktur posiadających lub nieposiadających powiązania z umową.