Wniosek zakupowy składany jest na konkretny produkt lub usługę z listy, na przykład na abonament GSM, materiały biurowe czy przesyłkę kurierską. Można też złożyć wniosek na pozostałe produkty/usługi, które nie zostały wymienione na liście (należy wybrać opcję Pozostałe). Sam proces składania wniosku przebiega podobnie, a drobne różnice nie wpływają na przebieg całej operacji.
Aby złożyć wniosek zakupowy, należy:
- włączyć moduł Wnioski zakupowe;
- przejść do zakładki MOJE;
-
kliknąć przycisk Dodaj wniosek i z listy wybrać jedną z pozycji, na przykład Abonament GSM;
-
w nowym oknie wypełnić pola zgodnie z opisem:
- Nazwa/Temat – należy wpisać nazwę, która pozwoli na łatwą identyfikację tematu wniosku, pole obowiązkowe;
- Dostawca – w tym polu można wskazać dostawcę produktu/usługi. Jeżeli dany podmiot znajduje się w module Klienci, można po prostu wpisać fragment jego nazwy, kliknąć przycisk lupy i wybrać szukaną osobę z listy. W przypadku gdy podmiot nie jest dostępny w systemie po kliknięciu przycisku plusa, można go dodać. Opis tworzenia nowego klienta znajduje się w oddzielnym artykule;
- Szacunkowy koszt (netto) – w tym miejscu należy wpisać wartość netto zamawianego towaru lub usługi, pole obowiązkowe;
- Waluta – jeżeli wniosek dotyczy usługi lub produktu, który jest wyceniony w innej walucie, w tym polu można wskazać odpowiednią walutę, domyślnie wybrana jest złotówka, pole obowiązkowe;
- Wnioskujący – pozwala na wskazanie osoby, która składa wniosek. Domyślnie jest to zalogowany w systemie użytkownik, pole obowiązkowe. W przypadku osób z odpowiednimi uprawnieniami można złożyć wniosek w imieniu innego pracownika;
- Zapotrzebowanie na – pozwala na doprecyzowanie zamówienia. Na przykład w przypadku abonamentu na telefon w tym polu można wybrać jedną z opcji: nowy abonament, wymiana karty sim lub zmiana warunków abonamentu, pole obowiązkowe;
- Opis – służy do zamieszczenia szerszego uzasadnienia lub dodatkowych informacji na temat wniosku, pole obowiązkowe;
- Zakup własny – jeżeli dany produkt lub usługa zostały zakupione we własnym zakresie, należy zaznaczyć to pole. W tym miejscu warto wspomnieć, że Administrator systemu może dodać własne pola. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
- kliknąć Zapisz;
-
proste okno wniosku zostanie zamknięte, a na jego miejscu pojawi się nowe, które pozwala na doprecyzowanie wielu istotnych kwestii;
- zakładka Podsumowanie – pojawia się tuż po pierwszym zapisaniu dokumentu. Zawiera podstawowe informacje o Wniosku Zakupowym z podziałem na poszczególne grupy informacji. Znajdziemy tutaj m.in. dane o tym, kto i kiedy utworzył wniosek oraz jaki jest to rodzaj wniosku. Dodatkowo znajduje się również informacja o statusie, która wraz z kolejnym krokiem procesu Workflow podlega aktualizacji. Z poziomu zakładki Podsumowanie można edytować zarówno koszty, jak i sam wniosek. Edycja wniosku została opisana w oddzielnym artykule;
- zakładka Powiązania – w tym miejscu możliwe jest dodanie powiązań wniosku z konkretnymi fakturami, dokumentami oraz sprawami. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykułe;
- zakładka Załączniki – pozwala na dodanie w formie załącznika plików, które mogą mieć związek z danym wnioskiem. Dodanie załącznika sprowadza się do kliknięcia przycisku Dodaj, wybrania pliku i przesłania go na serwer;
- zakładka Pozycje – w tym miejscu znajduje się wykaz pozycji, które powinny zostać ujęte we wniosku. Sam proces dodania, edycji i usuwania pozycji z wniosku opisano w oddzielnym artykule;
- zakładka Historia – to wykaz wszystkich operacji i zmian, jakie miały miejsce w ramach danego wniosku. Historię można wydrukować;
- zakładka Komentarze – umożliwia dodanie komentarzy do wniosku. Użytkownik może dodać nowy komentarz lub odpowiedzieć na istniejący;
- po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych zakładek na wstędze akceptacji należy kliknąć przycisk WYŚLIJ WNIOSEK. Dopiero teraz trafi on do obiegu, gdzie przejdzie procedurę akceptacji. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.
Powiązane z