Moduł Pipeline pozwala na przygotowanie oferty. Użytkownik może to zrobić na dwa sposoby, które szerzej opisano poniżej. W przypadku wykorzystania zakładki Produkty należy pamiętać o tym, że moduł ten jest częścią składową pakietu Business.
Aby przygotować ofertę z zakładki Pozycje, należy:
- włączyć moduł Pipeline;
- odszukać i otworzyć lead, dla którego ma zostać przygotowana oferta;
- przejść do zakładki Pozycje;
- kliknąć Nowy (ikona plusa);
-
w nowym oknie w polu Produkty wpisać fragment nazwy produktu, kliknąć lupę i z listy wyników wybrać odpowiednią pozycję. Wszystkie pola zostaną uzupełnione na bazie danych pobranych z modułu Produkty;
- jeżeli produkt nie jest jeszcze dodany w module Produkty, można ten proces zainicjować, klikając Dodaj nowy produkt (przycisk plusa przy polu Produkt). Otwarte zostanie nowe okno umożliwiające dodanie produktu. Sam proces opisano w oddzielnym artykule;
- dane widoczne w oknie można poddać modyfikacji i na przykład zmienić koszt jednostkowy albo marże;
- po wybraniu produktu należy kliknąć:
- ZAPISZ I ZAMKNIJ – jeżeli nie ma się zamiaru dodawać kolejnych produktów;
- ZAPISZ I DODAJ KOLEJNY – jeżeli ma się zamiar dodać kolejny produkt. Pozycja zostanie dodana, a okno wyczyszczone. Będzie można wyszukać kolejny produkt;
- dodany produkt pojawi się na liście produktów;
-
po skompletowaniu całej listy produktów należy kliknąć Z szablonu. Na ekranie pojawi się nowe okno, w którym należy wybrać format (na przykład PDF), a potem wskazać na liście odpowiedni szablon;
- po kliknięciu GENERUJ plik w wybranym formacie zostanie pobrany na dysk komputera. Dokument można poddać dalszemu procesowi obiegu według ustalonych procedur. Jeżeli wcześniej zaznaczono opcję załącznik w e-mailu, to wtedy otwarte zostanie okno nowej wiadomości e-mail z załącznikiem w środku. Pozostaje wskazać odbiorcę, dodać treść wiadomości, a następnie ją wysłać.
Oferta wygenerowana w powyższy sposób ma postać prostego dokumentu, który nie jest domyślnie rejestrowany w systemie. Jeżeli procedowanie ma przebiec w pełnym wymiarze, warto skorzystać z drugiej metody. W zakładce Pozycje należy kliknąć Generuj, a potem wybrać Oferta.
Dalej należy kliknąć TAK, by potwierdzić chęć wygenerowania oferty. Dokument zostanie zapisany w module Dokumenty i dodatkowo otwarty na pulpicie.
Możliwa jest dalsza edycja dokumentu oferty, między innymi określenie warunków handlowych, włączenie procedury akceptacji i tak dalej.
Aby przygotować ofertę z zakładki Dokumenty, należy:
- włączyć moduł Pipeline;
- odszukać i otworzyć lead, dla którego ma zostać przygotowana oferta;
- przejść do zakładki Dokumenty;
-
kliknąć Nowy, a potem Oferta;
-
w nowym oknie w zakładce Szczegóły uzupełnić pola:
- Rodzaj – z listy wybrać rodzaj oferty: wychodząca/przychodząca;
- Klient – pole powinno zostać automatycznie uzupełnione na podstawie danych z leada. Jeżeli zajdzie potrzeba korekty, można usunąć kontakt i ustawić nowy;
- Oferent – dane oferenta powinny zostać automatycznie uzupełnione na podstawie danych z leada. Jeżeli zajdzie potrzeba korekty, można usunąć kontakt i ustawić nowy;
- Opis – miejsce na dodanie opisu oferty;
- Numer – zostanie wygenerowany automatycznie po tym, jak oferta zostanie zapisana;
- Data wystawienia – domyślnie pole zawiera datę utworzenia oferty. Jeżeli wartość ma zostać zmieniona, należy kliknąć krzyżyk i z kalendarza wybrać odpowiedni termin;
- Termin ważności – pozwala określić datę ważności oferty. Domyślnie pole zawiera datę utworzenia oferty. Jeżeli wartość ma zostać zmieniona należy kliknąć krzyżyk i z kalendarza wybrać odpowiedni termin,
- Termin realizacji – pozwala na określenie terminu realizacji oferty. Aby ustawić datę, należy kliknąć pole, a następnie z kalendarza wybrać odpowiedni termin;
- Sprawa – pole pozwala na połączenie oferty z konkretną sprawą. Domyślnie pole będzie uzupełnione na podstawie danych z leada. Aby dodać powiązanie, wystarczy w polu wpisać fragment nazwy spawy, kliknąć lupę i wybrać z listy odpowiednią pozycję. Klikając plus, można dodać nową sprawę. Natomiast w celu usunięcia powiązania należy nacisnąć krzyżyk;
- Status – pozwala na ustawienie statusu oferty. Lista zawiera następujące statusy: NOWY, W AKCEPTACJI, ZAAKCEPTOWANY, BRAK AKCEPTACJI, WYSŁANO, ZAKOŃCZONO oraz ANULOWANY. Statusy pozwalają zapanować na dużą liczbą ofert i śledzić postępy prac nad nimi;
- sekcja Towary/usługi – pozwala na określenie wartości oferty. Pole to będzie uzupełnione automatycznie po tym, jak dodane zostaną pozycje. Robi się to w zakładce Pozycje, którą opisano w dalszej części artykułu;
- sekcja Warunki handlowe – pozwala na określenie warunków handlowych. Wpisu dokonuje się w zakładce Warunki handlowe;
-
w nowym oknie w zakładce Pozycje należy dodać pozycje oferty;
- kliknąć Dodaj (zielony plus);
- system poprosi o zapisanie dokumentu oferty, należy kliknąć ZAPISZ;
- w nowym okienku w polu Produkty należy odszukać produkt. Wystarczy wpisać nazwę, kliknąć lupę i wybrać z listy. Jeżeli produktu nie ma w systemie, można go dodać, klikając przycisk z symbolem plusa;
- należy sprawdzić i w razie potrzeby skorygować ceny, podatki, marżę;
- kliknąć ZAPISZ I ZAMKNIJ lub ZAPISZ I DODAJ KOLEJNY;
-
w nowym oknie w zakładce Warunki handlowe:
- korzystając z edytora, wprowadzić warunki handlowe, które będą powiązane z tworzoną ofertą;
- można wykorzystać warunki zapisane w słowniku. Wystarczy z listy wybrać odpowiednią pozycję, warunki zostaną wstawione do pola;
-
wrócić do zakładki Szczegóły. W sekcji Generowanie pliku oferty kliknąć Generuj plik z szablonu (PDF, RTF). W nowym oknie w polu PDF wybrać odpowiedni szablon. W zależności od potrzeb zaznaczyć jedną z opcji:
- załącznik w e-mailu – utworzony zostanie e-mail z ofertą w załączniku;
- załącznik w dokumencie – oferta trafi jako załącznik do dokumentu;
- kliknąć GENERUJ;
- wygenerowana oferta pojawi się w zakładce Załączniki lub otwarte zostanie nowe okno wiadomości e-mail ze stosownym załącznikiem;
- w polu Procedura można wybrać stosowną procedurę obiegu dokumentu, na przykład w celu uzyskania jego akceptacji przez przełożonego. Po wybraniu procedury należy kliknąć URUCHOM;
- jeżeli użytkownik korzysta z e-maila i ma zamiar w ten sposób wysłać ofertę, może w sekcji numer sześć kliknąć Wyślij mailem. Otwarte zostanie okno wiadomości e-mail z uzupełnionym odbiorcą. Pozostaje dodać treść i wysłać wiadomość;
- wprowadzić ostatnie korekty (na przykład zmienić status) i kliknąć Zapisz.
Oferta pojawi się w oknie leadu w zakładce Dokumenty.
Powiązane z