Jak skonfigurować Symfonia eDokumenty do obsługi wielooddziałowości w KSeF
Aby lepiej zobrazować praktyczne zastosowanie KSeF w strukturze wielooddziałowej, warto przyjrzeć się przygotowaniu systemu Symfonia eDokumenty do obsługi nowych rozwiązań.
Na potrzeby dalszego opisu załóżmy, że firma posiada centralę w Warszawie oraz cztery oddziały: w Katowicach, Krakowie, Wrocławiu i Gdańsku. Oddziały mają przypisane następujące identyfikatory wewnętrzne:
- Katowice – 6263713663-12345
- Kraków – 6263713663-12346
- Wrocław – 6263713663-12347
- Gdańsk – 6263713663-12348
Pierwszym krokiem w przygotowaniu systemu Symfonia eDokumenty do obsługi wielooddziałowości w ramach KSeF jest upewnienie się, że struktura organizacyjna zawiera wszystkie oddziały wraz z przypisanymi identyfikatorami zewnętrznymi.
Aby zmodyfikować strukturę organizacyjną i dodać nowy oddział, należy:
- Kliknąć Centrum ⋮, a następnie Pracownicy oraz Struktura organizacyjna.
- W nowym oknie, w kolumnie po lewej stronie, wybrać nazwę centrali, a następnie kliknąć przycisk Nowy.
- Uzupełnić pola:
- Nazwa – wprowadzić nazwę oddziału,
- Symbol – podać symbol oddziału,
- Typ – ustawić Organizacja lub Komórka organizacyjna / Dział w zależności od potrzeb,
- Jednostka rozliczeniowa – zaznaczyć tę opcję, jeśli oddziały posiadają odrębne plany kont, modele księgowe, korzystają z różnych systemów finansowo-księgowych i mają odrębność operacyjną (osobne dzienniki, numeracje dokumentów). Jeśli oddziały korzystają z jednego planu kont, jednego systemu finansowo-księgowego i nie mają odrębności operacyjnej (jeden dziennik, wspólna numeracja dokumentów), nie muszą być oznaczane jako jednostki rozliczeniowe.
-
Kliknij Zapisz – nowy oddział zostanie wyświetlony w kolumnie po lewej stronie. Jeśli wcześniej wprowadzono oddziały, dostosuj ich ustawienia zgodnie z poniższą instrukcją.
-
W kolumnie po lewej stronie zaznaczyć jednostkę główną, a następnie kliknąć ikonę w polu Dane jednostki.
-
W nowym oknie kliknąć EDYTUJ, a następnie przejść do zakładki Dane dodatkowe.
- Kliknąć przycisk plusa, a następnie w kolejnym oknie wprowadzić dane oddziału. W tym miejscu należy podać NIP centrali oraz uzupełnić nazwę oddziału, jego skrót i dane teleadresowe. Proces dodawania nowego podmiotu został opisany w odrębnym artykule. Po zapisaniu nowy oddział pojawi się w polu Klienci podrzędni.
-
W oknie aplikacji Struktura organizacyjna kliknąć uprzednio dodany oddział, a następnie przycisk Edycja. W polu Dane jednostki odszukać i ustawić utworzony wcześniej oddział.
-
Kliknąć ikonę obok nazwy jednostki. W nowym oknie wybrać EDYTUJ, a następnie przejść do zakładki Dane dodatkowe. W polu Identyfikator wewnętrzny wpisać identyfikator uzyskany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
- Zapisać zmiany i zamknąć wszystkie okna.
Czynności opisane powyżej należy wykonać dla wszystkich oddziałów funkcjonujących w ramach organizacji. Należy pamiętać, że każdy oddział powinien posiadać odrębny identyfikator wewnętrzny oraz wspólny z centralą NIP firmy.
Po skonfigurowaniu oddziałów informacje na ich temat są dostępne w ustawieniach systemu. W celu sprawdzenia poprawności ustawień należy:
- Kliknąć Aplikacje, a następnie Ustawienia aplikacji,
-
W nowym oknie, w sekcji PORTAL UŻYTKOWNIKA, wybrać FIRMY.
Pod firmą, w dodatkowej tabeli, widoczna jest informacja o powiązanych jednostkach (np. jednostkach samorządu terytorialnego) lub oddziałach firmy. Dwukrotne kliknięcie w powiązany oddział lub jednostkę otwiera aplikację zarządzania strukturą organizacyjną.
W przypadku poprawnie skonfigurowanego systemu tabela powinna zawierać widok wszystkich powiązanych oddziałów oraz jednostek. Warto zwrócić uwagę na to, że:
- wszystkie oddziały powiązane są z centralą w ramach jednego klucza,
- każdy oddział posiada przypisany unikalny identyfikator wewnętrzny.
Dzięki temu rozwiązaniu faktury trafiają do centralnej skrzynki w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Następnie system Symfonia eDokumenty, korzystając z modułu Symfonia KSeF Plus, może je pobrać i poprawnie rozdzielić między oddziałami za pomocą reguł rejestracji opartych na warunku odbiorcy lub jednostki rozliczeniowej. Jeśli faktury zostały błędnie opisane przez wystawcę, istnieje możliwość łatwego przekazania dokumentu do właściwego oddziału.
Kolejnym miejscem, w którym można sprawdzić poprawność konfiguracji KSeF pod kątem obsługi faktur w organizacji wielooddziałowej, są ustawienia KSeF dostępne po kliknięciu Aplikacje, wybraniu Ustawienia aplikacji, a następnie KONFIGURACJA w sekcji KSeF.
Przed nazwą firmy widoczna jest ikona, która może przybierać różne kolory:
- Szary – oznacza brak powiązanych oddziałów lub jednostek,
- Zielony – oznacza, że firma posiada powiązane oddziały lub jednostki.
Najechanie kursorem myszy na ikonę powoduje wyświetlenie chmury z informacją o powiązanych oddziałach i jednostkach.
Przykład wykorzystania identyfikatora wewnętrznego opisano w samouczku Obsługa faktur w KSeF w firmach wielooddziałowych.
Powiązane z