Wyliczenie diety dla delegacji zagranicznej to kluczowy etap przygotowania rozliczenia podróży służbowej. Funkcja ta pozwala pracownikowi wprowadzić rzeczywiste daty i godziny wyjazdu oraz powrotu, uwzględnić pobyty w różnych krajach, a także określić, które posiłki były zapewnione. Na podstawie tych danych system automatycznie oblicza należną dietę, co znacząco ułatwia cały proces rozliczeniowy.
Aby wyliczyć dietę dla delegacji zagranicznej, należy:
- odszukać i otworzyć delegację, która wymaga rozliczenia;
- przejść do zakładki Dieta;
-
sprawdzić i skorygować wartości w polach:
- Rozpoczęcie podróży – faktyczna data rozpoczęcia delegacji. Należy tutaj pamiętać o tym, że na przykład 10 lipca pracownik może wyjechać z Katowic do Warszawy, tam nocować w hotelu i wylecieć zagranicę dopiero 11 lipca;
- Rozpoczęcie pobytu w kraju – data rozpoczęcia zagranicznej części delegacji;
- Powrót do kraju – data powrotu do kraju. Nie musi to być faktyczna data zakończenia delegacji, ponieważ pracownik może wrócić do kraju w godzinach nocnych, nocować w hotelu i następnego dnia dopiero wrócić do firmy pociągiem;
- Zakończenie podróży – faktyczna data zakończenia delegacji. Data może różnić się od daty w polu Powrót do kraju;
- jeżeli zajdzie taka potrzeba, wartości we wszystkich polach można poprawić, wybierając odpowiednie dni z kalendarza. Koniecznie należy sprawdzić godziny wyjazdu i powrotu. Domyślnie podane wartości będą pokrywać się z godzinami pracy;
- jeżeli delegacja obejmuje kilka krajów, to należy kliknąć opcję DODAJ POBYT. W nowym oknie należy wskazać kraj oraz datę rozpoczęcia pobytu. Nowa pozycja pojawi się w sekcji Dane czasowe i będzie wymagać dokładnie takich samych działań, jak elementy już opisane;
- po zmianie dat i godzin system automatycznie dokona odpowiedniego przeliczenia;
-
kliknąć opcję EDYTUJ POSIŁKI. W nowym oknie w zależności od potrzeb zaznaczyć odpowiednie opcje:
- Brak – należy zaznaczyć, jeżeli posiłki nie były częścią opłat za nocleg, przejazd, szkolenie i tak dalej. Pracownik otrzyma dietę za każdy dzień;
- Pełne – należy zaznaczyć, jeżeli delegacja miała opłacone pełne wyżywienie. Pracownik nie otrzyma diety;
- Częściowe – należy zaznaczyć, jeżeli tylko część posiłków została zapewniona w ramach kosztów ogólnych. Dieta zostanie naliczona wyłącznie dla tych posiłków, które nie zostały zapewnione;
- Stawka diety – opcja ustawiona w systemie. Jej zmiana jest możliwa poprzez ustawienia modułu Delegacje. Opis znajduje się w oddzielnym artykule;
- kliknąć przycisk ZAPISZ;
- niezbędne zmiany należy wprowadzić dla każdego wystąpienia na liście w sekcji Dieta krajowa;
- informacje o posiłkach zostaną automatycznie przeliczone i w tabeli w sekcji Dieta krajowa pojawi się dokładna wartość należności, jaką ma otrzymać pracownik;
-
drugim krokiem jest sekcja Dieta zagraniczna, która będzie rozliczna w innej walucie oraz według innych stawek. W tym przypadku należy kliknąć przycisk z symbolem ołówka i określić ustawienia dokładnie w takim sam sposób, jak to opisano w podpunkcie 5.;
- informacje o posiłkach zostaną automatycznie przeliczone i w tabeli w sekcji Dieta zagraniczna pojawi się dokładna wartość należności, jaką ma otrzymać pracownik.
Powiązane z