Rejestracja nośnika

Możliwość rejestracji nośników to rozwiązanie, które przydaje się między innymi w sytuacji, gdy do organizacji trafia pismo przewodnie (na przykład. jedna strona) oraz załącznik w postaci fizycznego nośnika zawierającego chociażby szczegółowe plany. Pracownik może uznać, że nie ma sensu drukowania kilkuset stron map i po prostu zarejestruje fizyczny nośnik w module. Rejestracja nośnika możliwa jest również bez pisma przewodniego.

Rejestrując nośnik z pismem przewodnim, dane o nadawcy znajdują się w tym piśmie, a sam nośnik jest z nim powiązany.

Aby zarejestrować nośnik z pismem przewodnim, należy:

1. włączyć moduł Kancelaria;
2. dokonać rejestracji pisma przewodniego zgodnie z opisem zamieszczonym w oddzielnym artykule;

3. przejść do zakładki WPROWADZANIE i kliknąć Nośnik;

   

4. w nowym oknie uzupełnić pola według poniższej instrukcji:
   • Źródło pozyskania nośnika – ustawić Otrzymany jako załącznik do pisma;
   • Numer pisma przewodniego – podać numer uprzednio zarejestrowanego pisma. Numer można znaleźć między innymi w module Dzienniki;
   • Kategoria – wybrać z listy kategorię, do której można zaklasyfikować nośnik;
   • Numer seryjny – numer seryjny nośnika;
   • Opis – miejsce na dodanie opisu zawartości lub wyglądu nośnika;
   • Rodzaj nośnika – wybrać z listy rodzaj nośnika, na przykład PenDrive;
   • Rozmiar – ustawić pojemność nośnika. Należy wprowadzić wartość oraz określić jednostkę, na przykład 64 GB;
   • Pełne przeniesienie zawartości nośnika – zaznaczyć, jeżeli cała zawartość nośnika została przeniesiona do dokumentu w formie załączników;
   • Procedura – pole wykorzystywane w przypadku, gdy obieg dokumentu sterowany jest procedurą. W tym miejscu możliwe jest wskazanie dedykowanej procedury po zarejestrowaniu pisma. Pole nie jest obligatoryjne, więc nie ma potrzeby uruchamiania procedury;
   • Przekaż do – pole służące do przekazywania dokumentów, na przykład do kierowników działu lub do wybranego pracownika. Pole działa w analogiczny sposób jak zielona strzałka Przekaż, za pomocą której przekazywana jest korespondencja w module Dzienniki;

5. po uzupełnieniu pól obowiązkowych oraz tych, które są przydatne podczas codziennej pracy w danej organizacji, należy kliknąć ZAPISZ. Po zapisaniu nośnika na ekranie pojawi się okno dokumentu, a sam nośnik trafi na listę w składzie NOŚNIKI. Dokument można uzupełnić o dodatkowe powiązania, załączniki, komentarze i tak dalej.

   

Rejestrując nośnik bez pisma przewodniego, dane o nadawcy muszą zostać wprowadzone podczas procesu rejestracji.

Aby zarejestrować nośnik bez pisma przewodniego, należy:

1. włączyć moduł Kancelaria;

2. przejść do zakładki WPROWADZANIE i kliknąć Nośnik;

   

3. w nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
   • Źródło pozyskania nośnika – ustawić Otrzymany bez pisma przewodniego;
   • Zarejestruj w dzienniku – wybrać z listy dziennik, w którym ma zostać dokonana rejestracja;
   • Nadawca – wskazać nadawcę, który dostarczył nośnik. Należy wpisać fragment nazwy, kliknąć przycisk lupy, a potem z listy wybrać konkretny podmiot. W przypadku braku podmiotu w bazie modułu Klienci należy kliknąć Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt i wprowadzić niezbędne dane podmiotu;
   • Forma kontaktu – wybrać z listy formę kontaktu, która jest zgodna z tym, jak dostarczono nośnik;
   • Data wpływu – określić datę wpływu nośnika do organizacji;
   • Kategoria – wybrać z listy kategorię, do której można zaklasyfikować nośnik;
   • Numer seryjny – numer seryjny nośnika;
   • Opis – miejsce na dodanie opisu zawartości lub wyglądu nośnika;
   • Rodzaj nośnika – wybrać z listy rodzaj nośnika, na przykład PenDrive. Wykaz nośników jest pobierany ze zdefiniowanych danych w słowniku;
   • Rozmiar – ustawić pojemność nośnika. Należy wprowadzić wartość oraz określić jednostkę, na przykład 64 GB;
   • Pełne przeniesienie zawartości nośnika – zaznaczyć, jeżeli cała zawartość nośnika zostanie przeniesiona do dokumentu w formie załączników;
   • Procedura – pole wykorzystywane w przypadku, gdy obieg dokumentu sterowany jest procedurą. W tym miejscu możliwe jest wskazanie dedykowanej procedury po zarejestrowaniu pisma. Pole nie jest obligatoryjne, więc nie trzeba uruchamiać procedury;
   • Przekaż do – pole służące do przekazywania dokumentów na przykład do kierowników działu lub do wybranego pracownika. Pole działa w analogiczny sposób jak zielona strzałka Przekaż, za pomocą której przekazywana jest korespondencja w module Dzienniki;

4. po uzupełnieniu pól obowiązkowych oraz tych, które są przydatne podczas codziennej pracy w danej organizacji należy kliknąć ZAPISZ. Po zapisaniu nośnika na ekranie pojawi się okno dokumentu, a sam nośnik trafi na listę w składzie NOŚNIKI (o ile włączono automatyczną rejestrację w składzie). Dokument można uzupełnić o dodatkowe powiązania, załączniki (to tutaj pracownik powinien wgrać zawartość nośnika, jeżeli zawiera więcej plików/katalogów, to całość należy skompresować i dodać jako pojedynczy plik zip), komentarze i tak dalej.

   

Jeżeli podczas rejestracji nośnika będzie brakować konkretnego typu nośnika, można go dodać w module Rejestry. Należy odszukać pozycję Pakiet KANCELARIA, a potem Nośniki. Więcej informacji o zarządzaniu wpisami w module Rejestry znajduje się w oddzielnym artykule.