Dodawanie nowego kontaktu w module Kontakty systemu Symfonia eDokumenty to prosty proces, który pozwala szybko wprowadzić do bazy osoby współpracujące z firmą. Formularz podzielono na przejrzyste zakładki, dzięki czemu użytkownik może krok po kroku uzupełnić podstawowe dane, cechy, informacje adresowe oraz dodatkowe szczegóły, takie jak stanowisko czy zgody na kontakt. Intuicyjna struktura okna sprawia, że tworzenie nowego wpisu jest wygodne, a wszystkie istotne informacje można dodać w jednym miejscu.
Aby dodać nowy kontakt, należy:
- uruchomić moduł Kontakty, a następnie kliknąć zielony przycisk Nowa (Nowa osoba kontaktowa);
-
w nowym oknie w zakładce Podstawowe należy wypełnić podstawowe dane nowego kontaktu:
- Imię – pole obowiązkowe, pozwala na wpisanie imienia dla tworzonego kontaktu;
- Nazwisko – pole obowiązkowe, służy do wpisania nazwiska dla nowo utworzonego kontaktu;
- E-mail – pozwala na podanie adresu e-mail;
- Telefon komórkowy – w tym miejscu można podać numer telefonu komórkowego dla kontaktu, który jest tworzony;
- Telefon stacjonarny – w tym miejscu można podać numer telefonu stacjonarnego dla kontaktu, który jest tworzony;
- Faks – daje możliwości wprowadzeniu numeru faksu;
- Uwagi – pole, które można wykorzystać w dowolny sposób i umieścić w nim uwagi na temat tworzonego kontaktu;
- Domyślna firma – pozwala na powiązanie tworzonego kontaktu z firmą, która została wpisana w module Klienci. Jeżeli firma istnieje w systemie, można wpisać fragment jej nazwy w polu i kliknąć przycisk z ikoną lupy. Pozycje spełniające zadane kryteria zostaną wyszukane i będzie można je przejrzeć. W przypadku gdy dana firma nie istnieje w systemie, można kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nowy wpis. Więcej informacji na temat tworzenia nowego klienta zamieszczono w oddzielnym artykule;
- Zdjęcie – do tworzonego kontaktu można przypisać zdjęcie. Wystarczy kliknąć przycisk Dodaj zdjęcie, w nowym oknie wskazać odpowiedni plik i wybór zatwierdzić przyciskiem Otwórz;
- Stanowisko – to kolejna informacja, którą można dodać do tworzonego kontaktu;
- Opis – w tym polu można zawrzeć dodatkowe informacje na temat tworzonego kontaktu;
- Data urodzin – po kliknięciu tego pola pojawi się prosty kalendarz, za pomocą którego można określić datę urodzin tworzonego kontaktu;
- Data imienin – po kliknięciu tego pola pojawi się prosty kalendarz, za pomocą którego można określić datę imienin tworzonego kontaktu;
- Dodaj do osobistej książki adresowej – pozwala na dodanie tworzonego kontaktu do prywatnej książki adresowej, której poświęcono więcej miejsca w oddzielnym artykule;
-
kolejna zakładka, do której warto zajrzeć podczas tworzenia nowego kontaktu, nosi nazwę Cechy. Wygląd i zawartość tej zakładki zależy od preferencji użytkownika systemu Symfonia eDokumenty i jest całkowicie konfigurowalna. Dokładny opis konfiguracji zakładki Cechy zamieszczono w oddzielnym artykule;
-
trzecia zakładka nosi nazwę Adres i w całości odpowiada za dodanie danych adresowych. Z punktu widzenia praktyczności wprowadzanie tych danych nie jest koniecznie ani wskazane. Dane teleadresowe podaje się w przypadku kontaktów do firm, a więc należy to zrobić w module Klienci:
- Wybierz z dostępnych adresów klienta – wybór tej opcji pozwala wykorzystać adres już zapisany w systemie i przypisany do innego kontaktu. Po zaznaczeniu opcji w polu Adres należy przy pomocy lupy wyszukać pożądany kontakt;
- Zastosuj podany adres – pozwala na ustawienie nowego adresu dla klienta. Po zaznaczeniu tej opcji należy wypełnić pola widoczne poniżej;
- Ulica – pole na podanie nazwy ulicy;
- Nr domu i Nr lokalu – pola na wpisanie numeru budynku i lokalu;
- Miasto – w tym miejscu można wpisać nazwę miasta. Używając przycisku lupy, można wyszukać nazwę miasta w bazie i skorzystać z podpowiedzi. Nazwa może również zostać ręcznie wpisana w polu;
- Kod pocztowy i Poczta – pola na podanie kodu pocztowego i poczty;
- Województwo – lista rozwijana, z której można wybrać nazwę województwa;
- Powiat – miejsce na wpisanie nazwy powiatu;
- Gmina – miejsce na wpisanie nazwy gminy;
- po wprowadzeniu wszystkich wymaganych lub posiadanych danych należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Widok okna ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki – Wizytówki i Zgody na kontakt;
-
Zgody na kontakt – w tym miejscu można ustawić zgody na kontakt określonymi kanałami (np. e-mail, telefon). Wystarczy kliknąć w odpowiednią kategorię i wybrać z listy jedną zwartości: Brak zgody lub Zgoda;
- po uzupełnieniu dodatkowych danych ponownie należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Nowy kontakt zostanie utworzony w systemie i pojawi się w głównym oknie modułu Kontakty.
Powiązane z