Ważną cechą Archiwum jest kwestia uprawnień do dokumentów, które są przechowywane wewnątrz aplikacji.
Domyślnie uprawnienia do zarchiwizowanego dokumentu posiada osoba, która go utworzyła. Jeżeli na etapie tworzenia dokumentu zostanie on powiązany ze sprawą, to zobaczą go wszystkie osoby mające uprawnienia do wskazanej sprawy. Więcej informacji o uprawnieniach do spraw znajduje się w oddzielnym artykule.
W sytuacji, gdy dokument dodatkowo zostanie powiązany z klientem, to zobaczą go osoby, które są ustawione jako opiekun klienta. Więcej informacji na temat przypisywania opiekuna dla konkretnego klienta znajduje się w oddzielnym artykule.
Jeżeli dokument zapisano w dziale lub teczce, to pracownicy takiego działu lub osoby mające uprawnienie do danej teczki zobaczą stosowny plik. Więcej informacji o uprawnieniach do teczek znajduje się w dedykowanym artykule. Natomiast kwestia przypisywania pracowników do działów została szerzej omówiona w dokumentacji związanej ze strukturą organizacyjną.
W ramach aplikacji Archiwum dostępny jest przycisk Uprawnij, który znajduje się na pasku narzędziowym. Rozwiązanie to pozwala nadać uprawnienia do dokumentu, ale plik nie pojawi się w aplikacji Archiwum. Uprawniona osoba otrzyma powiadomienie, a sam dokument znajdzie się w module Dokumenty w zakładce WSZYSTKIE/Udostępnione dokumenty. Opcja udostępnienia dokumentu możliwa jest również po otwarciu dokumentu w Archiwum i kliknięciu opcji Uprawnienia w nowym oknie.
Aby uprawnić użytkownika do dokumentu z archiwum, należy:
- uruchomić aplikację Archiwum;
-
odszukać dokument, zaznaczyć go i kliknąć Uprawnij. Można również otworzyć dokument i w nowym oknie kliknąć przycisk Uprawnienia;
-
niezależnie od wybranej drogi otwarte zostanie nowe okno, w którym należy kliknąć UPRAWNIJ;
-
w kolejnym oknie należy zdecydować, czy dokument ma zostać udostępniony konkretnej grupie lub osobie oraz to, jakie uprawnienia mają zostać nadane;
-
w zależności od decyzji należy kliknąć pole, zacząć wpisywać nazwę grupy lub nazwisko osoby, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję i ją kliknąć;
- wybrana osoba lub grupa pojawi się w stosownym polu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby za jednym razem uprawnić kilka grup lub osób. Każda z uprawnionych jednostek może posiadać inny poziom dostępu. Po wskazaniu wszystkich uprawnionych należy kliknąć ZAPISZ;
-
lista uprawnionych pojawi się w oknie, które nadal będzie widoczne na ekranie. Dodatkowo na liście graficznie wyróżnione zostanie to, jaki poziom uprawnień posiada dana osoba lub grupa;
- uprawiona osoba lub grupa otrzyma stosowne powiadomienie. Natomiast sam plik znajdzie się w module Dokumenty.
Aby odebrać uprawnienia do dokumentu, należy:
- włączyć aplikację Archiwum;
- odszukać dokument i kliknąć Uprawnij;
-
w nowym oknie kliknąć przycisk kosza i potwierdzić chęć odebrania uprawnień do dokumentu, klikając USUŃ.
Powiązane z