Konto współdzielone jest specjalnym rodzajem konta pocztowego w ramach modułu Poczta. Przykładem zastosowania konta współdzielonego jest skrzynka pocztowa w dziale wsparcia klienta w firmie informatycznej. Każdy pracownik tego działu ma dostęp do tego samego konta, na przykład pomoc@firmait.pl, na swoim stanowisku. Dzięki temu wszyscy mogą zapoznać się ze zgłoszeniem, a osoba wolna w danej chwili może na nie odpowiedzieć.
Najprostszym i preferowanym sposobem zakładania konta współdzielonego jest przekształcenie istniejącej skrzynki pocztowej. Oznacza to, że w pierwszej kolejności w module musi być ustawione zwykłe konto pocztowe. Opis dodawania konta pocztowego znajduje się w oddzielnym artykule. Przekształcenia może dokonać osoba z uprawnieniami administratora biznesowego.
System Symfonia eDokumenty przewiduje możliwość utworzenia konta współdzielonego od podstaw. W tym celu należy otworzyć Ustawienia aplikacji, odszukać opcje SYSTEMOWE, a potem GROUPWARE i dalej Konto pocztowe współdzielone. W nowym oknie należy kliknąć Dodaj. Dalsze kroki wyglądają tak samo jak w przypadku zakładanie nowego konta pocztowego. Całość została opisana w oddzielnym artykule.
Aby zapisać ustawienia konfiguracji konta współdzielonego, użytkownik musi posiadać co najmniej jedno z następujących uprawnień: przywilej zarządzania kontem wynikający z praw systemowych lub aktywowaną opcję zarządzania kontem dla danego konta współdzielonego.
Aby przekształcić istniejącą skrzynkę pocztową w konto współdzielone, należy:
- włączyć moduł Poczta;
- kliknąć Skrzynki, a potem Konfiguracja;
-
w oknie Moje konta pocztowe zaznaczyć skrzynkę pocztową, która ma zostać przekształcona w konto współdzielone i kliknąć przycisk Przekształć w konto współdzielone;
-
operacja przekształcenia konta nie może być cofnięta, dlatego konieczne jest potwierdzenie zamiaru zmiany właściwości konta. W celu przekształcenia należy kliknąć przycisk TAK. Po tym jak konto zostanie przekształcone, obok jego nazwy pojawi się dodatkowe oznaczenie.
Do dokumentów archiwizowanych na koncie współdzielonym, oprócz użytkownika, który dokonał archiwizacji, dostęp ma również grupa uprawnionych do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów powiązanych z e-mailami znajdującymi się na koncie.
Powiązane z