Przeglądanie i wyświetlanie spraw

Wszystkie sprawy są powiązane z teczkami, które z kolei przynależą do działów. Domyślnie system posiada kilka teczek, jednak ten element głównie podlega edycji na etapie konfiguracji lub administracji systemem. Opis tworzenia nowych teczek znajduje się w oddzielnym artykule.

Okno modułu Sprawy składa się z trzech zasadniczych obszarów, które oznaczono na rysunku poniżej:

1. Pasek narzędziowy to miejsce, w którym umieszczono wszystkie najważniejsze przyciski pozwalające między innymi na zakładanie nowych spraw, ich edycję lub usuwanie oraz wyszukiwanie. Wiele z opcji obecnych na pasku narzędziowym dostępnych jest po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w daną pozycję na liście (można wtedy na przykład edytować sprawę);
2. Lista spraw to główna część okna modułu. Widać tu wszystkie sprawy, które utworzono lub są dostępne dla aktualnie zalogowanego pracownika. Widok listy można zmieniać za pomocą folderów oznaczonych numerem trzy na grafice lub przez dodawanie nowych kolumn. Lista spraw może zależeć od uprawnień, jakie zostały nadane. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
3. Foldery i filtry pozwalają na zarządzanie widokiem spraw na liście oraz ich wyszukanie.

Aby otworzyć sprawę z listy, należy:

1. w głównej części okna modułu odszukać sprawę i ją zaznaczyć;

2. kliknąć przycisk Edytuj na pasku narzędziowym lub kliknąć prawym przyciskiem myszy konkretną sprawę i z listy wybrać opcję Edytuj. Trzecim sposobem podglądu sprawy jest dwukrotne kliknięcie jej nazwy na liście.

   

Ważnym elementem widoku okna modułu Sprawy jest sekcja dostępna po lewej stronie. To tam umieszczono kilka ważnych elementów, które mogą się przydać podczas pracy. Pierwszym z nich jest sekcja o nazwie Teczki.

Domyślnie struktura sekcji Teczki zawiera kilka folderów, które grupują konkretne typy teczek:

• Wszystkie sprawy – po rozwinięciu dostępny jest widok Moje sprawy i Sprawy zlecone innym. W ramach tych folderów widoczne będą konkretne sprawy bez rozbicia na teczki;
• Teczki mojego działu – zawiera wszystkie teczki, które zostały przypisane do działu, do którego należy aktualnie zalogowany pracownik;
• Udostępnione działy – zawiera podzielone na działy teczki należące do komórek organizacyjnych, do których użytkownik posiada uprawnienia;
• Udostępnione teczki – pojedyncze teczki można udostępnić zalogowanemu użytkownikowi;
• Udostępnione sprawy – pojedyncze sprawy można udostępnić konkretnej osobie. W tym folderze widoczne będą wszystkie sprawy, które zostały udostępnione;
• Foldery wyszukiwania – sekcja teczki posiada mechanizm filtrowania. Zdefiniowany filtr można zapisać i takie pozycje będą widoczne w sekcji Foldery wyszukiwania.

Teczki tworzone są w oparciu o Strukturę organizacyjną i Rzeczowy Wykaz Akt. To, z jakim działem i kategorią wykazu akt związana jest teczka, można odczytać z jej symbolu. Warto podkreślić, że tworzenie nowej teczki opiera się o kategorie spraw, które można porównać do naklejek na teczki pozwalających na dokładne opisanie ich przeznaczenia. Więcej informacji o zarządzaniu teczkami znajduje się w oddzielnym artykule.

Teczki można przeszukiwać, używając pola Szukaj widocznego w ramach opisywanego elementu. Wpisując szukaną frazę i naciskając Enter, podświetlony zostanie odpowiedni element na liście teczek. Kolejne kliknięcie przycisku Enter spowoduje przejście do następnej pozycji, która spełnia kryteria wyszukiwania.

Bezpośrednio pod tytułem sekcji Teczki dostępne są cztery małe przyciski z następującymi funkcjami:

• Zmień stan licznika wybranej teczki – umożliwia korygowanie stanu licznika powiązanego z daną teczką. Teczkę trzeba najpierw zaznaczyć na liście, a dopiero potem kliknąć opisywaną opcję. W nowym oknie można dokonać korekty stanu licznika;
• Filtry – pozwala na włączenie filtra, który odpowiada za pokazywanie teczek usuniętych oraz zamkniętych. Domyślnie filtry są wyłączone i teczki, które zamknięto lub usunięto, są ukryte. Oddzielne artykuły zawierają więcej informacji o ukrywaniu i usuwaniu teczek;
• Odśwież drzewo – kliknięcie przycisku wymusi odświeżenie widoku teczek, które są otwarte. Opcja przydaje się na przykład w sytuacji, gdy przydzielono dostęp do kolejnej teczki, a mimo to nie widać jej na liście;

• Konfiguruj – otwiera nowe okno, w którym można założyć nowe kategorie spraw. Kategorie są elektroniczną wersją etykiet naklejanych na nowe teczki w celu ich identyfikacji. Więcej informacji na temat zakładania nowych teczek znajduje się w oddzielnym artykule;

  

Zaznaczenie którejś z pozycji na liście w sekcji Teczki spowoduje zmianę widoku głównego okna modułu. Na przykład klikając Wszystkie sprawy, a potem Sprawy zlecone innym, ukażą się wyłącznie te sprawy, które przekazano innym.

Druga ważna sekcja widoczna w panelu po lewej to Filtry. Narzędzie to pozwala w prosty sposób filtrować zawartość głównej części okna.

Zaznaczenie pozycji na liście, na przykład Osoba odpowiedzialna, pozwoli wskazać konkretną osobę i zobaczyć wyłącznie te sprawy, za które odpowiada wskazany pracownik. Wykaz filtrów jest rozbudowany i w całości pojawi się po kliknięciu opcji więcej/mniej.

Możliwe jest nałożenie kilku kryteriów filtrowania, warto jednak pamiętać, że zaznaczenie jednej pozycji może spowodować zniknięcie z listy sprawy, która danych kryteriów nie spełnia. Aby wyszukać sprawę, za którą odpowiada dany pracownik, należy:

• włączyć opcję Osoba odpowiedzialna i wskazać pracownika;
• włączyć opcję Sprawy, a potem zaznaczyć Sprawy otwarte.

Rozbudowane filtry można zapisać. W tym celu należy ustawić odpowiednie filtrowanie i kliknąć opcję Utwórz folder wyszukiwania. W nowym oknie należy określić nazwę i kliknąć przycisk ZAPISZ. Zapisany folder pojawi się w sekcji z teczkami pod opcją Foldery wyszukiwania. Wybranie pozycji z listy będzie skutkować szybkim ustawieniem filtrów, które zapisano w ramach folderu wyszukiwania.

Trzeci element widoczny w panelu po lewej stronie nosi nazwę Workflow. W tym miejscu widoczne są wszystkie zadania, które ustawiono w ramach workflow obowiązującego w organizacji.

Ostatnim elementem widocznym w lewym panelu jest sekcja o nazwie Wykaz akt. Tutaj obecne są wszystkie teczki, które są dostępne w firmie. Użytkownik w większości przypadków widzi jedynie nazwy teczek, ale nie ma prawa wglądu do nich. Wykaz można przeszukiwać i filtrować za pomocą opcji dostępnych bezpośrednio pod nazwą panelu. Sekcja jest dostępna w Symfonia eDokumenty Ready.

W ramach przeglądania spraw ważnym elementem jest widok samego okna konkretnej sprawy. Okno to obejmuje kilka zakładek, które zawierają szereg istotnych informacji:

• Podsumowanie – zawiera podstawowe informacje na temat danej sprawy. Znaleźć tu można między innymi informacje o tym, komu przydzielono sprawę, kto ją założył, kiedy ma zostać zrealizowana i do jakiej teczki została przydzielona. Poza tym zakładka zawiera informacje na temat klienta, osoby kontaktowej oraz prognozowanej wartości przychodu uzyskanego z realizacji działań określonych w ramach sprawy. Poprzez kliknięcie przycisku Edytuj można otworzyć okno edycji sprawy podobne do tego opisanego wyżej;

  

• Terminarz – w tej zakładce możliwe jest utworzenie zadań, którymi następnie można zarządzać. Zadania można wyświetlić jako tablicę Kanban, listę lub w układzie chronologicznym. Więcej informacji na temat samych zadań znajduje się w oddzielnym artykule. Wato w tym miejscu podkreślić, że postępy w realizacji zadań można oznaczać z poziomu zakładki Terminarz na przykład przez zmianę położenia zadania na tablicy Kanban lub zmieniając status na załatwione;

  

• Dokumenty – w tej zakładce zebrano wszystkie dokumenty powiązane ze sprawą. Z poziomu zakładki za pomocą przycisku Nowy możliwe jest tworzenie nowych dokumentów. Kolejne opcje pozwalają na edycję, drukowanie i przekazywanie dokumentów dalej. Więcej informacji na temat dokumentów znajduje się w oddzielnym artykule poświęconym modułowi Dokumenty.

  

• Pozycje – to miejsce, w którym osoby mające związek z daną sprawą mogą zarządzać produktami, które są z nią powiązane. Zakładka pojawi się u podmiotów, które wykupił pakiet z modułem Produkty;

  

• Komentarze – to miejsce, w którym osoby mające związek z daną sprawą mogą zamieszczać komentarze. Narzędzie to jest bardzo pomoce w wyjaśnianiu drobnych wątpliwości lub doprecyzowaniu i zwracaniu uwagi na ważne elementy. System Symfonia eDokumenty pozwala na odpowiadanie na konkretne komentarze;

  

• Podsprawy – to tutaj można podejrzeć wszystkie sprawy, które są podrzędne względem tej przeglądanej aktualnie. Tworzenie spraw podrzędnych omówiono poprzednio. W przypadku dużej liczby spraw, można je wygodnie grupować, co ułatwia zarządzanie. Z poziomu zakładki można również tworzyć nowe sprawy, które domyślnie będą podrzędne względem tej, z której są inicjowane (pole Sprawa nadrzędna będzie wypełnione);

  

• Robocizna – jeżeli z daną sprawą powiązane są koszty robocizny (na przykład nadgodziny pracowników fizycznych, którzy muszą wykonać określone prace), można je zdefiniować w tym miejscu. Dzięki temu w prosty i szybki sposób będzie można skalkulować rentowność danej sprawy. Zakładka jest domyślnie ukryta; aby ją zobaczyć, należy kliknąć Więcej.