Jeżeli podczas przypisania kategorii okazało się, że nie ma odpowiedniej kategorii teczek w domyślnym zestawie, możliwe jest ich utworzenie.
Aby utworzyć nową kategorię sprawy, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a następnie Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w sekcji OGÓLNE odszukać Kategorie spraw i kliknąć przycisk ZDEFINIUJ;
-
w kolejnym nowym oknie konieczne jest kliknięcie przycisku Nowa ( ikona ze znakiem plusa);
-
otwarte zostanie okno, w którym wskazane jest uzupełnienie pól opisanych poniżej:
- Nazwa (pole obowiązkowe) – w tym miejscu należy precyzyjnie opisać kategorię sprawy. Nazwa powinna być sugestywna i pozwalać na szybką identyfikację;
- Znak akt – pole na numer kategorii. Jeżeli zostanie ono puste, to podczas zapisywania system zasugeruje numer. Należy wtedy zrezygnować z zapisu, uzupełnić wartość w polu i ponowić zapis;
- Element nadrzędny – pozwala na ustawienie kategorii nadrzędnej. Wystarczy rozwinąć listę i wybrać odpowiednią pozycję. Brak kategorii nadrzędnej oznacza, że nowy element będzie kolejną główną pozycją;
- Typ – w tym polu wybiera się wartość, która ma wpływ na wygląd kartoteki sprawy (na przykład w sprawie serwisowej wyświetlane jest pole Urządzenie);
- Typ sprawy – lista pozwala na wybór z listy dostępnych typów spraw;
- Opis – pozwala na dokładniejsze opisanie danej kategorii;
- Termin załatwienia – pozwala na wskazanie domyślnego terminu załatwienia danego typu sprawy. Lista zawiera kilka zdefiniowanych terminów;
- Priorytet – oznacza kolejność na liście. Generowana jest automatycznie, jednak można ją zmieniać;
- Kategoria archiwalna – służy do formalnej obsługi archiwum (dla trybu EZD);
- Procedura – daje możliwość przypisania domyślnej procedury dla spraw przydzielonych do teczki;
- Szablon podsumowania dla spraw – pozwala przypisać szablon, który umożliwi uporządkowanie podsumowań spraw;
- Tryb EZD – oznacza włączenie silniejszej ochrony zamkniętych spraw. Nie można do nich dodawać dokumentów bez wznowienia sprawy;
- Workspace – oznacza, że użytkownik mający dostęp do sprawy będzie miał prawo do edycji dokumentu w tej sprawie;
-
po wypełnieniu obowiązkowych oraz dodatkowych pól należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Kategoria pojawi się na liście i będzie można ją wykorzystać podczas tworzenia nowej teczki. Proces ten opisano w poprzednim artykule.
Kategorie widoczne na liście można poddać edycji. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję i kliknąć przycisk Edycja na pasku narzędziowym. Można również dwukrotnie kliknąć nazwę kategorii, która ma zostać poddana edycji. W nowym oknie w zakładce Ogólne można poddać edycji wprowadzone dane.
Powiązane z