Następnym typem dokumentu, który można utworzyć z poziomu modułu Dokumenty jest e-mail. W tym miejscu należy zaznaczyć, że wiadomość e-mail przede wszystkim można utworzyć z poziomu klienta pocztowego i to znacznie wygodniejsze rozwiązanie.
Do tworzenia dokumentu e-mail wymagane jest skonfigurowanie istniejącego konta pocztowego dla użytkownika. O tym, jak skonfigurować konto pocztowe dla pracownika, można przeczytać w sekcji pomocy.
Aby utworzyć dokument typu E-mail, należy:
- w oknie Dokumenty kliknąć przycisk Nowy, a potem wybrać E-mail;
-
nowe okno składa się zaledwie z kilku pól oraz dodatkowych przycisków:
- Nadawca – w tym miejscu domyślnie będzie widoczny e-mail osoby, która tworzy dany dokument. Jeżeli użytkownik posiada kilka kont pocztowych ustawionych w systemie, możliwe jest wybranie jednego z nich po kliknięciu ikony strzałki;
- Do – w tym miejscu należy podać adres odbiorcy wiadomości e-mail. Aby wyszukać adres w bazie klientów lub kontaktów, wystarczy wpisać pierwsze dwa znaki nazwiska, a system wyszuka i podpowie osoby, które spełniają kryteria wyszukiwania. W polu można dodać kilku odbiorców (po dodaniu pierwszego adresata należy ponowić wcześniej wykonane kroki);
- DW/UDW – kliknięcie tego przycisku otworzy dodatkowe pola DW (do wiadomości) oraz UDW (ukryte do wiadomości), w których można wprowadzić adresy osób, które mają dostać kopię e-maila;
- Temat – każdy e-mail powinien posiadać temat, który pozwoli na identyfikację zawartości wiadomości. Temat powinien być krótki i konkretny;
- Treść – główna część okna to edytor, który pozwala na dodanie treści wiadomości. Użytkownik ma do dyspozycji kilka opcji formatowania treści (m.in. pogrubienie, kursywę, listy, czcionki, rozmiar, kolory, itp.);
- uzupełnieniem okna tworzenia e-maila jest kilka przycisków o różnych funkcjach:
- Zapisz – pozwala na zapisanie e-maila, który nie zostanie wysłany i do którego będzie można wrócić w przyszłości;
- Załącz plik – umożliwia załączenie pliku do treści wiadomości. Plik jest załączany z dysku komputera;
- Książka adresowa – otwiera okno prywatnej książki adresowej;
- Szablon treści – umożliwia wykorzystanie uprzednio utworzonych szablonów. Proces tworzenia szablonów został opisany w dalszej części opisu modułu Dokumenty;
- Opcje – w tym miejscu zebrano kilka dodatkowych opcji, które pozwalają m.in. na zaplanowanie terminu automatycznego wysyłania e-maila czy powiązanie go z konkretną sprawą;
- wiadomość e-mail zostanie wysłana po kliknięciu w przycisk Wyślij;
- nowy dokument pojawi się w głównym oknie modułu Dokumenty.
Powiązane z