Okno konkretnego wydatku

Otwarcie konkretnego wydatku (poprzez dwukrotne kliknięcie pozycji na liście) powoduje wyświetlenie okna zawierającego następujące zakładki:

• Szczegóły,
• Załączniki,
• Powiązania,
• Komentarze.

Pasek narzędziowy jest widoczny niezależnie od wybranej zakładki. Dostępne narzędzia to:

• Zapisz — zapisuje wszystkie zmiany wprowadzone w oknie wydatku.
• Dołącz — umożliwia dołączenie wydatku do sprawy.
• Uprawnienia — pozwala kontrolować uprawnienia związane z danym wydatkiem.
• Powiadom — umożliwia powiadomienie innego pracownika lub grupy pracowników o wydatku.
• Menu — rozwijane menu zawierające dodatkowe narzędzia:
  • Dodaj zadanie — tworzy zadanie powiązane z danym wydatkiem.
  • Sprawdź poziom uprawnień — pozwala zweryfikować uprawnienia do dokumentu wydatku pracowniczego.
  • Wyłącz ze sprawy — odłącza wydatek od sprawy, do której był wcześniej przypisany.
  • Dodaj przypomnienie — umożliwia ustawienie przypomnienia, które zostanie automatycznie wywołane w określonym terminie; funkcja służy do przypomnienia o sprawie w przyszłości.
  • Historia dokumentu — prezentuje historię zmian w dokumencie.
  • Historia zmiany pól — pokazuje zmiany wprowadzone w poszczególnych polach dokumentu.
• Otwórz - umożliwia otwarcie wydatku, który został wysłany i ma status OCZEKUJE NA POWIĄZANIE Z FAKTURĄ lub POWIĄZANY Z FAKTURĄ. Przycisk dostępny dla członków grupy WYDATKI - Otwieranie i zamykanie wydatków.
• Anuluj — anuluje wydatek.  Przycisk dostępny dla członków grupy WYDATKI - Nadzór nad procesem.
• Usuń — usuwa wydatek.

Zakładka Szczegóły

Zakładka Szczegóły zawiera najważniejsze informacje związane z danym wydatkiem. Jeżeli dokument ma status ROBOCZY, użytkownik może wprowadzać zmiany we wszystkich polach z wyjątkiem Numeru dokumentu oraz Statusu.

• Sprzedawca – odpowiada za określenie sprzedawcy. Należy wprowadzić fragment nazwy podmiotu i kliknąć przycisk lupy, a następnie wskazać odpowiedni podmiot. Jeżeli w systemie nie ma wskazanego podmiotu, można kliknąć przycisk Dodatkowe opcje. a potem wybrać Dodaj nowy kontakt. Warto mieć na uwadze. że osoba dodająca wydatek nie musi wiedzieć. jak dokładnie nazywa się dany podmiot. Przykładem może być popularna sieć z czerwonym owadem w logo. Nazwa funkcjonująca w obiegu różni się od faktycznej nazwy występującej na fakturze. Dlatego w polu Sprzedawca pracownik dodający wydatek może po prostu wpisać ręcznie nazwę np. Piekarnia Ania i nie wiązać tego z konkretnym klientem występującym w systemie.
• Nabywca – opcja jest domyślnie uzupełniona na podstawie danych jednostki pobranych ze struktury organizacyjnej i zwykle nie wymaga zmiany. Jeżeli jednak z jakiegoś powodu (np. używany jest model wielofirmowości) konieczna jest zmiana, należy kliknąć krzyżyk, a potem lupę i z listy wybrać odpowiedni podmiot.
• Data zakupu – pole domyślnie zawiera aktualną datę (na dzień wprowadzenia wydatku). Jeżeli konieczna jest zmiana, klikamy krzyżyk, a potem samo pole i z kalendarza wybieramy wymaganą datę.
• Pracownik – pole domyślnie wypełnione danymi osoby dokonujące rejestracji wydatku. Jeżeli zajdzie taka potrzeba można z listy wybrać inną osobę, które wydatek faktycznie dotyczy. Co ważne lista zawiera wszystkich pracowników – w tym tych bez dostępu do systemu.
• Wartość brutto – pozwala na wprowadzenia kwoty brutto właściwej dla rejestrowanego wydatku.
• Waluta – domyślnie ustawiona wartość to PLN. Jeżeli jest to konieczne, można z listy wybrać inną walutę. Jeżeli na liście nie ma potrzebnej waluty, należy dokonać aktualizacji słownika walut.
• Forma płatności – pozwala określić formę płatności. Należy z listy wybrać odpowiednią formę płatności. Dostępne opcje to: Pozostałe, Przelew, Gotówka, Karta płatnicza, Przedpłata, Przelew 7 dni, Przelew 14 dni, Przelew 21 dni. Administrator może zdefiniować inne formy płatności. 
• Numer faktury – opcja pozwala podać numer faktury, którą wystawiono dla danego wydatku.
• Zapłacono ze środków własnych – opcję warto zaznaczyć, jeżeli pracownik zapłacił z własnych pieniędzy.
• Zapłacono firmową kartą płatniczą – opcję warto zaznaczyć, jeżeli płatność została wykonana za pomocą firmowe karty płatniczej.
• Uwagi – w tym miejscu można dodać uwagi, które pomogą na przykład przy powiązaniu wydatku z konkretną fakturą zakupu, w tym pobraną z KSeF,

Zakładka Załączniki

Zakładka Załączniki pozwala na dodanie pliku z załącznikiem, który ma związek z danym wydatkiem. Może to być na przykład zdjęcie faktury:

• Dodaj – pozwala dodać posiadany plik. Po kliknięciu przycisku należy wskazać plik, następnie wybrać Otwórz. Plik zostanie dołączony i pojawi się na liście w centralnej części widoku zakładki.
• Skanuj – pozwala wprowadzić papierowy dokument za pomocą skanera. Sam proces korzystania ze skanera omówiony w oddzielnym artykule.
• Usuń – pozwala usunąć zbędny załącznik z listy. Należy go najpierw zaznaczyć na liście a dopiero potem kliknąć Usuń.

Zakładka Powiązania

Zakładka Powiązania pozwala na połączenie wydatku z konkretnym kontaktem, sprawą lub dokumentem. Dokładny opis działania znajduje się w dalszej części niniejszego artykułu.

Zakładka Komentarze

Zakładka Komentarze pozwala dodać komentarze związane z danym wydatkiem. Osoby mające dostęp do wydatku mogą dodawać komentarze oraz odpowiadać na wpisy innych osób. Samo dodanie komentarza sprowadza się do wpisania jego treści i kliknięcia DODAJ KOMENTARZ. Odpowiedź na istniejący komentarz wymaga kliknięcia Odpowiedz, wprowadzania treści odpowiedzi i kliknięcia DODAJ KOMENTARZ. Zbędny komentarz autor może usunąć, klikając Usuń.