Wprowadzanie faktury to pierwszy i jeden z najważniejszych etapów pracy z dokumentami kosztowymi w systemie. Użytkownik ma do dyspozycji kilka sposobów dodania faktury — od automatycznego rozpoznawania danych przez OCR, przez import z poczty e‑mail, aż po ręczne uzupełnienie informacji czy pobieranie dokumentów z KSeF. Dzięki temu proces można dopasować do potrzeb organizacji i usprawnić codzienną obsługę faktur.
Reguła rejestracji stosowana jest niezależnie od sposobu wprowadzenia faktury. Innymi słowy, reguły mają zastosowanie do faktur pobieranych z KSeF, wprowadzanych ręcznie lub pozyskiwanych innymi sposobami.
Podczas rejestrowania faktury z numerem rachunku bankowego bez prefiksu kraju (na przykład z USA lub Chiny), należy przy wprowadzaniu faktury dodać ręcznie odpowiedni przedrostek przed numerem konta bankowego. Na przykłada dla USA przedrostek to US, a dla Chin CN.
Wprowadzanie przez mechanizm OCR
Faktura papierowa przed wprowadzeniem do aplikacji Faktury zakupu musi zostać zapisana w pliku PDF. Proces skanowania i przygotowaniu pliku zależy od rozwiązań, które wykorzystuje dana organizacja i może przebiegać odmiennie. Dlatego w dalszym opisie pomięto ten etap i uznano, że użytkownik posiada gotowy plik PDF.
Mechanizm OCR można dostosować do potrzeb organizacji, zmieniając i dopasowując w ustawieniach tryb rozpoznawania faktur.
- Typ przetwarzanych dokumentów – użytkownik może określić na liście, czy analizowane będą faktury zakupu, czy też korekty faktur zakupu;
- Typ dokumentu księgowego – pozwala na określenie typu dokumentu księgowego. Odpowiedni typ należy wybrać z listy lub utworzyć go, klikając przycisk plus. Więcej informacji na temat tworzenia typu dokumentów księgowych znajduje się w oddzielnym artykule;
-
Tryb podziału na dokumenty w pliku wielostronicowym – pozwala określić, co zawiera konkretny plik PDF. Precyzyjniej ujmując, pojedynczy plik PDF może zawierać jedną, kilka albo kilkanaście faktur. Dodatkowo faktura może być dokumentem jedno- lub wielostronicowym. Dostępne ustawienia to:
- Bez podziału (jeden plik to jeden dokument) – w tym przypadku nie ma znaczenia ile stron ma faktura, cała zawartość pliki zostanie potraktowana jako jeden dokument;
- Jedna strona jeden dokument – plik może zawierać wiele jednostronicowych faktur;
- Dwie strony na dokument – plik może zawierać wiele dwustronicowych faktur;
- Automatyczny (kody kreskowe) – plik może zawierać wiele faktur, każda z nich może mieć dowolną liczbę stron. Zawsze na pierwszej stronie faktury musi zostać umieszczony specjalny kod kreskowy, który będzie „informował” mechanizm OCR, że rozpoczyna analizę nowej faktury. Więcej informacji na temat przygotowania i wykorzystania kodów kreskowych znajduje się w oddzielnym artykule.
Faktura w formie PDF poddawana jest procesowi OCR, który polega na rozpoznaniu tekstu i wprowadzeniu go w odpowiednie pola formularzy. Wykorzystanie mechanizmu pozwala zaoszczędzić czas, przeznaczony na ręczne wprowadzanie dokumentów.
Aby wprowadzić fakturę z wykorzystaniem mechanizmu OCR, należy:
-
Po włączeniu modułu Faktury zakupy przejść do zakładki WPROWADZANIE dodać plik PDF używając jednej z dwóch metod:
- Przeciągnąć plik z dysku i upuścić na oknie w polu oznaczonym ikonką chmurki;
- Kliknąć Wybierz z dysku, w nowym oknie odszukać i wskazać plik PDF zawierający fakturę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz;
-
Faktura zostanie przesłana do chmury. Po zakończeniu operacji dokument pojawi się na liście w kolumnie oznaczonej numerem 1. Na fakturze widoczny będzie wskaźnik procentowy informujący o tym, w jakim stopniu dane z faktury zostały rozpoznane. W kolumnie numer 2 widoczny jest podgląd faktury, a kolumna numer 3 zawiera pola uzupełnione na podstawie danych odczytanych przez OCR z dokumentu;
-
Rolą osoby wprowadzającej fakturę zakupową jest kontrola zawartości kolumn oznaczonych numerem 2 oraz 3. Na podglądzie faktury oznaczono rozpoznane elementy, a dane pobrane z tych miejsc przeniesiono do odpowiednich pól w kolumnie 3.;
-
Jeżeli w kolumnie numer 3 brakuje danych lub zostały błędnie pobrane z faktury, należy:
- Sprawdzić, jaki rodzaj danych wstawiono w pole i jakie poprawne dane powinny się tam znaleźć;
- Usunąć błędne dane z pola w kolumnie numer 3 – najczęściej wystarczy w tym celu kliknąć przycisk z symbolem krzyżyka;
- Zaznaczyć odpowiednie dane na podglądzie faktury (przytrzymać wciśnięty przycisk myszy i wybrać żądaną opcję), a potem z listy wybrać odpowiedni typ danych. Zaznaczony wybór powinien wyświetlać się na żółto;
-
Pobrana informacja pojawi się w odpowiednim polu. Na przykładzie poniżej pobrano NIP sprzedawcy. Po kliknięciu przycisku lupy w polu Sprzedawca system sprawdzi, czy dla danego sprzedawcy założono odpowiedni wpis w bazie kontaktów. W przypadku braku wpisu pojawi się komunikat informujący o tym, że taki partner nie widnieje w systemie. Aby dodać nowe konto, należy kliknąć przycisk Dodatkowe opcje (na prawo od lupy), a potem wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. Samo zakładanie nowego kontaktu opisano w oddzielnym artykule;
- Po wskazaniu poprawnych danych i ewentualnym ich uzupełnieniu, w polu powinna pojawić się wartość zgodna z tym, co widnieje na fakturze. W ten sam sposób należy skontrolować całość danych;
- Jeżeli w kolumnie 3. brakuje danych, których nie ma również na fakturze, należy uzupełnić dane ręcznie zgodnie z opisem pola;
-
Gdy wszystkie pola będą uzupełnione (danymi pobranymi za pomocą mechanizmu OCR lub wpisanymi przez osobę dokonującą rejestracji faktury), należy kliknąć przycisk UTWÓRZ FAKTURĘ;
-
Dodana faktura pojawi się w folderze REJESTRACJA i będzie mieć status REJESTRACJA;
- kolejne kroki omówiono w oddzielnym artykule.
Po wprowadzeniu faktury otwarte zostanie nowe okno z jej podglądem i szeregiem zakładek. Jeżeli użytkownik ma stosowne uprawnienia, to będzie mógł m.in. uzupełnić dodatkowe dane albo zarejestrować fakturę.
Wprowadzanie przez pocztę e-mail
Opis rejestracji faktury z poziomu klienta poczty opisano w oddzielnym artykule, który stanowi część pomocy dla modułu Poczta.
Wprowadzanie ręczne
Aby ręcznie dodać fakturę zakupu, należy:
-
Włączyć moduł Faktury zakupy, przejść do zakładki REJESTRACJA i kliknąć Nowy dokument, a potem Faktura zakupu;
-
Uzupełnić pola wg. instrukcji:
- Sprzedawca – wprowadzić fragment nazwy sprzedawcy lub NIP, kliknąć lupę i z listy wybrać podmiot. Jeżeli sprzedawca nie został wcześniej dodany do systemu, kliknąć przycisk Dodatkowe opcje (trzy kreski obok pola) i wybrać Dodaj nowy kontakt, a następnie uzupełnić dane podmiotu. Tworzenie nowych kontaktów opisano w oddzielnym artykule;
- Nabywca – pole domyślnie wypełnione danymi organizacji, która wprowadza fakturę zakupu do systemu. Jeżeli wykorzystywana jest tzw. wielofirmowość. Z listy można wybrać jeden z pomiotów;
- Numer faktury – wprowadzić numer faktury;
- Data wystawienia – kliknąć odpowiednie pole i z kalendarza wybrać datę wystawienia faktury;
- Data sprzedaży – z kalendarza wybrać datę sprzedaży;
- Forma płatności – wybrać z listy formę płatności. Domyślnie ustawiono wszystkie popularne formy płatności (gotówka, przelew, karta płatnicza, przedpłata). Jeżeli sytuacja tego wymaga, można kliknąć przycisk plusa i dodać zupełnie nową formę płatności. Jeżeli faktura została opłacona przez pracownika ze środków własnych lub służbową kartą płatniczą, należy kliknąć ikonę ludzika i w nowym oknie ustawić odpowiednie wartości;
- Termin płatności – z kalendarza wybrać termin płatności. W określonych przypadkach pole może zostać uzupełnione automatycznie. Jeżeli na przykład dla opcji Forma płatności ustawiono Przelew 14 dni, to system doda do daty sprzedaży 14 dni i ustawi odpowiednią wartość;
- Opis – wprowadzić opis faktury;
- Numer konta bankowego sprzedawcy – z listy wybrać numer rachunku bankowego. Jeżeli sprzedawca ma uzupełnioną kartotekę w systemie, to na liście dostępne będą wszystkie rachunki bankowe. W przypadku braku rachunku w kartotece należy edytować kontakt i uzupełnić brakujące dane;
- Wartość netto – wprowadzić wartość netto faktury;
- Kwota VAT – wprowadzić kwotę VAT;
- Wartość brutto – wprowadzić wartość brutto faktury. Jeżeli faktura ma podlegać mechanizmowi podzielonej płatności, kliknąć przycisk widoczny przy prawej krawędzi pola. Kolor zielony oznacza, że MPP będzie stosowany. Kolor szary oznacza, że użycie MPP zostało wyłączone;
- Waluta – z listy wybrać walutę, w której wyrażono kwoty na fakturze;
- Data wpływu – kliknąć w pole i z kalendarza wybrać datę wpływu;
- Data zaksięgowania – kliknąć pole i z kalendarza wybrać datę zaksięgowania;
- Zapłacono – kliknąć przycisk przy prawej krawędzi pola i określić datę zapłaty. Dane podajemy dla faktur, które zostały opłacone przelewem lub gotówką;
- Typ dokumentu księgowego – z listy wybrać typ dokumentu księgowego;
- Sprawa – faktura może zostać powiązania ze sprawą. Należy wpisać fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę i wybrać interesującą nas pozycję z listy. Można również kliknąć przycisk plusa i utworzyć nową sprawę;
- Uwagi – miejsce na ewentualne uwagi;
- Numer KSeF – numer KSeF faktury;
- Data KSeF – data KSeF faktury;
- Procedura SME – dotyczy zwolnień z VAT w ramach w ramach UE;
-
w zakładce Załącznik można dodać załącznik z fakturą, wykorzystując jedną z dostępnych możliwości:
- Dodaj – po kliknięciu przycisku w nowym oknie należy odszukać plik faktury, wskazać go i kliknąć Otwórz. Plik pojawi się na liście załączników;
- Skanuj – jeżeli zainstalowano i skonfigurowano skaner, można dodać załącznik, skanując go. Wystarczy kliknąć przycisk Skanuj. Instalacja i obsługa skanera w systemie Symfonia eDokumenty została omówiona w oddzielnym artykule;
- W zakładce Cechy uzupełnić cechy, które mogą być różne w zależności od wymogów organizacji;
- Wrócić do zakładki Szczegóły i kliknąć Zapisz,
W tym miejscu warto wspomnieć, że wybierając opcję ręcznego dodania faktury, można wykorzystać proces OCR. Wystarczy, że w folderze REJESTRACJA klikniemy Nowy dokument, a potem Faktura zakupu. Następnie w nowym oknie należy kliknąć Z dysku, wskazać plik PDF z fakturą i kliknąć Otwórz.
Na ekranie pojawi się widok faktury oraz pola. System uzupełni pola na podstawie danych pobranych ze wskazanego pliku. Użytkownik powinien dokonać weryfikacji, uzupełnić braki i kliknąć PRZENIEŚĆ DANE NA FAKTURĘ.
Teraz pozostaje sprawdzić zawartość zakładki Szczegóły, wprowadzić ewentualne korekty i uzupełnić dodatkowe informacje (np. powiązanie ze sprawą) oraz kliknąć Zapisz.
Po wprowadzeniu faktury otwarte zostanie nowe okno z jej podglądem i szeregiem zakładek. Jeżeli użytkownik ma stosowne uprawnienia. będzie mógł m.in. uzupełnić dodatkowe dane albo zarejestrować fakturę.
Wprowadzanie przez KSeF
Z poziomu Faktury zakupu można pobrać faktury z KSeF, a potem nadać im odpowiedni obieg. Należy pamiętać o skonfigurowaniu KSeF przed rozpoczęciem korzystania. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.
Aby pobrać faktury z KSeF, należy:
- Włączyć aplikację Faktury zakupu i przejść do folderu REJESTRACJA;
-
Kliknąć Pobierz z Symfonia KSeF;
- W nowym oknie określić przedział dat, z którego mają zostać pobrane faktury, a potem kliknąć POBIERZ;
- Rozpocznie się proces pobierania faktur z KSeF. Po jego zakończeniu stosowne dokumenty pojawią się na liście w folderze REJESTRACJA;
- W kolejnych krokach użytkownik może otworzyć dokument i go zarejestrować.
Powiązane z