Użytkownicy, którzy mają do wprowadzenia większą liczbę umów za jednym razem (na przykład rozpoczynają swoją przygodę z systemem Symfonia eDokumenty lub po prostu w ich organizacji podpisuje się bardzo dużo umów), mogą skorzystać z mechanizmu importu opartego o plik XLS. Rozwiązanie to zakłada, że użytkownik dysponuje:
- plikiem Import umów z pliku XLS, w którym w odpowiedni sposób zapisano informacje na temat umowy – tak zwane metadane;
- plikami zeskanowanych umów.
Podczas importu tworzone są metryki umów zawierające dane z arkusza. Następnie każda metryka musi zostać otwarta w module Umowy, sprawdzona i uzupełniona o załącznik zawierający plik z treścią umowy.
W przypadku przygotowania skanów umów należy pamiętać o tym, że tworząc pliki kolejnych umów, warto przyjąć czytelny system nazewnictwa. Dzięki temu podczas dodawania umów do systemu nie nastąpi pomyłka. Doświadczenie pokazuje, że najlepszym rozwiązaniem jest numeracja plików umów według numeru umowy. W przypadku pliku XLS musi on zostać przygotowany w określony sposób.
Aby pobrać wzór pliku XLS niezbędnego do importu, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
- w sekcji UMOWY wybrać opcję NARZĘDZIA;
-
obok opcji Import umów kliknąć przycisk IMPORTUJ;
-
w nowym oknie kliknąć opcję Pobierz;
-
w tej chwili na dysk komputera zostanie pobrany wzorcowy plik XLS.
Wzorcowy arkusz XLS w pierwszym wierszu zawiera nazwy kolumn. Drugi wiersz to przykładowy wpis dotyczący pewnej umowy. Należy wykasować drugi wiersz, a następnie wprowadzić swoje dane umów, pamiętając o tym, że w każdym wierszu zapisuje się jedną umowę. Na przykład arkusz z 10 umowami ostatecznie będzie mieć 11 wierszy – pierwszy to nagłówek, drugi i kolejne to już konkretne dane umów. Jeżeli jakieś pola (kolumny) zostaną puste lub będą zawierać błędne dane, to podczas importu system uzna to za błąd i pominie te wartości. Umowa zostanie zaimportowana, ale dane pole będzie puste. Po uzupełnieniu danych plik XLS należy zapisać na dysku i zająć się przygotowaniem skanów umów.
Znaczenie poszczególnych kolumn wyjaśniono poniżej. Dodatkowo opcje, które posiadają przy nazwie gwiazdkę, są obowiązkowe i bez nich dana umowa nie zostanie zaimportowana.
- Symbol teczki * – zawiera nadany symbol teczki. We wskazanej teczce zostanie utworzona umowa. Symbol teczki można znaleźć sekcji ustawień umowy w zakładce TECZKI/KATEGORIE. Należy pamiętać o tym, że teczka musi istnieć przed importem. Więcej informacji o samych teczkach i ich zakładaniu znajduje się w osobnym artykule;
- Numer umowy – zawiera wewnętrzny numer umowy. Pole może być puste, a jeśli zawiera numer, musi być on unikalny;
- Numer umowy klienta – zawiera numer umowy klienta. Pole może być puste, a jeśli zawiera numer, musi być on unikalny;
- Opis umowy * – pole służące do opisania umowy;
- Uwagi – w tym miejscu opcjonalnie można wpisać uwagi dotyczące umowy;
- Nasza firma NIP – pole numeryczne bez dodatkowych znaków, zawiera NIP firmy (spółki). Jeśli pole jest puste, ustawiona zostanie firma, do której przypisana jest licencja na system Symfonia eDokumenty;
- Kontrahent NIP – pole numeryczne bez dodatkowych znaków. W przypadku braku kontrahenta w bazie Symfonia eDokumenty system pobierze dane z GUS i założy kartotekę kontrahenta;
- Data podpisania – służy do wprowadzenia daty zawarcia umowy. Data powinna być zapisana w modelu DD.MM.RRRR;
- Data obowiązywania Od – pole z początkową datą obowiązywania umowy. Data powinna być zapisana w modelu DD.MM.RRRR;
- Data obowiązywania Do – pole z końcową datą obowiązywania. Data powinna być zapisana w modelu DD.MM.RRRR. Jeśli pole będzie puste, umowa zostanie oznaczona jako bezterminowa;
- Wartość umowy – służy do wpisania wartości umowy. Liczbę należy zapisać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
- Waluta – pozwala określić walutę, w której zapisano wartość umowy, na przykład PLN lub EUR;
- Rodzaj umowy – tu należy wpisać nazwę z istniejącego słownika rodzaju umów, na przykład Finansowa;
- Status – należy wpisać jeden z dostępnych statusów: OCZEKUJĄCA, OBOWIĄZUJĄCA, ZAKOŃCZONA, ANULOWANA;
- % kaucji od wartości umowy – liczba określająca % zabezpieczenia naliczany od wartości umowy;
- Termin zwrotu kaucji – pole z datą zwrotu kaucji. Data powinna być zapisana w modelu DD.MM.RRRR.
Wraz z importem umów można zaimportować cechy umowy. Przed przystąpieniem do importu należy utworzyć dla spraw cechy, które chcemy zaimportować. Kluczem importu jest nazwa cechy, którą należy skopiować i umieścić w nazwie kolumny Q, czyli po Terminie zwrotu kaucji.
Jeśli posiadamy więcej cech, do kolejnych kolumn wprowadzamy kolejne nazwy cech. System przy imporcie wyszuka odpowiednią cechę i ustawi jej wartość. Obecnie możliwe do importu są cechy o typie tekstowym, daty i listy jednokrotnego wyboru.
Aby dokonać importu z pliku XLS, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, wybrać Ustawienia aplikacji;
-
w sekcji UMOWY kliknąć NARZĘDZIA, a potem przycisk IMPORTUJ;
-
w nowym oknie kliknąć symbol z trzema kropkami. W kolejnym nowym oknie wskazać plik XLS z danymi do importu i kliknąć przycisk Otwórz. Informacja o pliku pojawi się w polu widocznym na rysunku poniżej. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk IMPORTUJ UMOWY;
-
rozpocznie się import umów i zakładanie metryk. Po zakończeniu procesu na ekranie wyświetlony zostanie komunikat, który może przybrać różne postacie. Może to być informacja o pomyślnym zakończeniu procesu lub o ewentualnych błędach. Należy kliknąć OK;
-
w przypadku, gdy na podstawie NIP nie uda się pobrać danych z GUS, może pojawić się dodatkowy komunikat. Jego zamknięcie jest możliwe za pomocą przycisku OK;
-
otworzyć okno modułu Umowy i sprawdzić, czy zaimportowane umowy pojawiły się na liście. Jeżeli wpisów nie widać, należy kliknąć przycisk Odśwież;
- otworzyć metrykę umowy – kliknąć dwukrotnie pozycję na liście;
-
przejść do zakładki Podsumowanie, sprawdzić zapisane dane. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, poddać edycji i uzupełnić lub poprawić braki. Następnie w sekcji Załącznik umowy kliknąć opcję DODAJ ZAŁĄCZNIK i uzupełnić metrykę o skan umowy;
- zapisać zmiany i przejść do kolejnych zaimportowanych umów.
Jeżeli z jakichś powodów kwestia edycji i dodawania załączników do umów nie jest zrozumiała, należy zapoznać się z opisami dostępnymi tutaj i tutaj.
Źle użyty mechanizm importu może być powodem problemów. Jeżeli zaimportowano błędnie kilka umów, wystarczy je usunąć, korzystając z informacji zawartych w tym artykule. W przypadku gdy błędnie zaimportowano całą bazę umów, można je usunąć, korzystając z mechanizmu czyszczenia bazy umów. Należy jednak pamiętać o tym, że narzędzie to usuwa całą zawartość bazy umów.
Aby usunąć błędnie wykonany import, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
- w sekcji UMOWY wybrać opcję NARZĘDZIA;
-
obok opcji Usuwanie umów kliknąć przycisk URUCHOM;
-
w nowym oknie w odpowiednim polu wpisać słowo TAK i nacisnąć przycisk USUŃ UMOWY;
- po chwili umowy zostaną usunięte z bazy i będzie można dokonać ich ponownego importu.
Jeżeli podczas importu zostaną pominięte umowy z uwagi na błędne dane, to w takim wypadku należy poprawić arkusz XLS i ponownie go zaimportować. System doda wyłącznie te umowy, których nie ma w bazie. Oznacza to, że nie ma potrzeby każdorazowego usuwania wszystkich umów.
Powiązane z