W ramach działalności organizacji umowa może zostać zawarta poza systemem Symfonia eDokumenty i w takim przypadku konieczne jest jej dodanie do systemu. Archiwizacja ma również sens w przypadku umów zawartych przed wdrożeniem systemu Symfonia eDokumenty. Dobrym przykładem umowy, która wymaga archiwizacji w systemie, jest sytuacja, gdy organizacja zawarła umowę na przykład z dostawcą internetu i formalności odbyły się na podstawie wzoru umowy usługodawcy.
Aby dodać istniejącą umowę do modułu Umowy, należy:
- włączyć moduł Umowy;
- kliknąć BAZA UMÓW; użytkownik musi mieć nadany odpowiedni dostęp, aby zobaczyć tę opcję. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
- kliknąć przycisk Dodaj umowę;
-
otwarte zostanie nowe okno, które wymaga uzupełnienia kluczowych danych:
- Tytuł/Podmiot umowy – pozwala na wpisanie tematu umowy (pole obowiązkowe);
- Strona umowy – domyślnie zawiera dane podmiotu, który korzysta z systemu Symfonia eDokumenty i dokonuje rejestracji umowy w systemie. Aby to zmienić, należy rozwinąć listę i wybrać podmiot na niej widoczny. Lista zawiera jedynie te podmioty, które ustawiono w strukturze organizacyjnej jednostki;
- Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – wymaga ustawienia podmiotu, z którym zawarto umowę. Jeżeli podmiot jest dodany w systemie (w module Klienci), należy wpisać fragment jego nazwy i kliknąć przycisk lupy. Następnie z listy należy wybrać odpowiedni podmiot. W przypadku braku podmiotu można go dodać, klikając przycisk Dodatkowe opcje, a potem Dodaj nowy kontakt;
- Dział odpowiedzialny – daje możliwość powiązania umowy z konkretnym działem w ramach organizacji, który odpowiada na przykład za realizację umowy. Wybór działu ogranicza się do rozwinięcia listy i wskazania go;
- Kategoria/Teczka – umowa jest przechowywana w teczce, którą należy w tym miejscu wskazać (pole obowiązkowe). Wybór teczki odbywa się przez wskazanie pozycji na rozwijanej liście. Więcej informacji na temat teczek znajduje się w oddzielnym artykule;
- Rodzaj umowy – w ramach organizacji może funkcjonować wiele rodzajów umów. Omawiana opcja pozwala na precyzyjne oznaczenia rodzaju umowy. Więcej informacji na temat definiowania własnych rodzajów umów znajduje się w oddzielnym artykule;
- Projekt – umowa może być częścią większego projektu, który można wskazać w polu. Należy rozwinąć listę i wskazać odpowiedni projekt. Jeżeli projektu nie ma na liście, należy go utworzyć w module Projekty;
- Numer umowy – pozwala na wpisanie numeru umowy, pod którym dokument ma być zarejestrowany w systemie. W przypadku włączenia opcji Generuj numer system sam utworzy odpowiedni numer;
- Numer umowy klienta – pozwala na wpisanie numeru umowy klienta, opcja przydaje się w sytuacji, gdy to druga strona sporządziła umowę;
- Uwagi – pole na wpisanie dodatkowych uwag na temat umowy. Wykorzystanie pola zależy między innymi od potrzeb użytkownika czy przyjętych założeń;
- Data podpisania – w tym miejscu należy ustawić datę podpisania umowy, wystarczy kliknąć pole, a potem w oknie kalendarza wskazać odpowiednią datę;
- Data obowiązywania – w polach Od i Do należy ustawić okres, w którym obowiązuje umowa. Ustawienie daty ogranicza się do kliknięcia pola i wybrania odpowiednich terminów w kalendarzu. Pole ma duże znaczenie podczas zarządzania umowami oraz oznaczania ich jako obowiązujące lub wygasłe. Poza tym na bazie pola działa system ustawień przypomnień o wygaśnięciu umowy. Jeżeli umowa obowiązuje bezterminowo, należy zaznaczyć pole bezterminowa. W tym przypadku nie ma możliwości ustawienia daty w polu Do;
- po uzupełnieniu pól według potrzeb należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
-
w tej chwili otwarte zostanie nowe okno, w którym dostępne będą szczegółowe informacje na temat umowy. W zakładce Podsumowanie można sprawdzić poprawność wprowadzonych danych;
- kolejnym krokiem jest podłączenie dokumentu umowy. W tym celu należy kliknąć opcję DODAJ DOKUMENT UMOWY;
-
w nowym oknie należy kliknąć zakładkę Załączniki:
- umowa ma postać pliku – kliknąć przycisk Dodaj, w nowym oknie wskazać odpowiedni plik i kliknąć przycisk Otwórz. Plik zostanie przesłany na serwer i zapisany w zakładce Załączniki;
- umowa ma postać papierową – kliknąć przycisk Skanuj i postępować zgodnie z instrukcją. Konieczne jest wcześniejsze skonfigurowanie skanera w systemie Symfonia eDokumenty. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
- w zakładce Szczegóły ustawić status dokumentu odpowiadającym stanowi faktycznemu. Na przykład PODPISANA OBUSTRONNIE;
- po dodaniu załącznika lub załączników z umową należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknąć aktywne okno;
-
na ekranie monitora pozostanie widok okna umowy. W polu Załącznik umowy pojawi się informacja na temat załącznika. Należy zwrócić uwagę na status załącznika umowy, który powinien mieć postać PODPISANA OBUSTRONNIE;
- zamknąć okno umowy.
Jeżeli umowa zawiera dodatkowe załączniki lub aneksy, należy je dodać w sekcjach Załączniki umowy oraz Aneksy do umowy.
Powiązane z